Реквизит «Отметка о поступлении».

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.

Например:
		ЗАО «Маяк»		16 мм	h i
		26.05.2008
		№ 342
		42 мм
	f		g

На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).

32. Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель» располагается на нижнем поле первого листа документа, включает запись "Информация перенесена на машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса.

Структура делопроизводства включает документирование и документооборот.

Документирование – процесс фиксации информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование строго регламентировано нормативными актами. Система документации – это совокупность документов, определенным образом упорядоченных, взаимосвязанных и составляющих целостное системное образование.

В учреждениях и организациях система документации определяется номенклатурой дел – систематизированным перечнем наименований дел, оформленных в установленном порядке, образующихся в процессе деятельности организации (учреждения), с указанием сроков их хранения.

Документооборот – это процесс прохождения документа по инстанциям с момента его создания (получения) и до завершения исполнения (отправки). Процесс документооборота состоит из следующих стадий:

• прием и первоначальная обработка документов и корреспонденции (ознакомление, сортировка, регистрация, рассмотрение документов руководителями, наложение резолюций);

• непосредственное исполнение документов;

• отправка документов и корреспонденции;

• контроль и проверка исполнения документов;

• хранение документов.

Выполнение задач делопроизводства в организации возлагается на службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ), которая обеспечивают прием и регистрацию документов; учет документации, поступающей в организацию, отправляемой или хранящейся; передачу документов исполнителям; контроль над исполнением документов, формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования.

Наименование службы ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, отдел документации, канцелярия и т.п.), ее структура, задачи, функции устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объема документооборота и выполняемых функций. При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (секретаря-делопроизводителя, инспектора по кадрам и т.п.).

Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями.

Организационно-распорядительная документация (ОРД)

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.

ОРД классифицируется на три группы:

1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);

2) распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);

3) справочно-информационные документы (письма, акты, протоколы, справки, заявления, доверенности, расписки и др.).

ОРД входит в состав других систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.), так называемых, специальных систем. Необходимо охарактеризовать отдельные группы документов, включенных в предложенную классификацию, а также рассмотреть правила оформления различных видов документов.

Дата добавления: 2015-08-17