Читайте также:
|
Вся поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения управления: канцелярией, общим отделом, секретарем и др. (далее – служба ДОУ).
До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата – возвращается отправителю с отметкой на конверте «Ошибочно доставлено». В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, а второй остается в службе ДОУ.
Все полученные конверты вскрываются в службе ДОУ за исключением присланных в адрес общественных организаций (например, профкома) и с пометкой «лично». Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются кроме следующих случаев:
-если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
-если на документе отсутствует реквизит «Дата»;
-если дата документа существенно отличается от даты его получения;
- если в полученном документе нет адреса отправителя.
В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело. Также следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.
В случае отсутствия в конвертах листов документа или приложений отправителю посылается запрос или сообщение по телефону, а на документе ставится отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.
Независимо от того, подлежит или не подлежит документ регистрации службой ДОУ, на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа (регистрационный штамп) с датой поступления. Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах).
Регистрационный штамп имеет размеры 16х42 мм, проставляется справа на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа и оформляется следующим образом:
| сокращенное наименование организации |
| (место для даты) |
| № (место для индекса) |
После проставления регистрационного штампа нерегистрируемые документы, а также документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, направляются по назначению соответствующим исполнителям.
Остальные документы, поступающие в организацию, регистрируются централизованно службой ДОУ. Децентрализованная регистрация документов допускается только в случае территориальной разобщенности структурных подразделений организации.
При регистрации входящего документа в регистрационном штампе проставляется дата поступления и индекс документа. В качестве индекса указывается порядковый номер поступившего документа. Регистрационный штамп, таким образом, приобретает следующий вид:
| БелНИИДАД |
| 08.03.2012 |
| № 698 | ||||||||||||||||||||||||
Входящий документ регистрируется в регистрационно-контрольной карточке (далее – РКК) или журнале регистрации входящих документов.
Регистрационная карточка имеет размер формата А6 (105х148) или А5 (148х210). Право выбора формата предоставлено организациям. Не следует обрамлять карточки рамкой, т.к. это сокращает полезную площадь. Названия реквизитов карточки набирают самым мелким шрифтом в нижней строчке графы с тем, чтобы после заполнения карточки выделялись данные с документов, внесенные после регистрации. Карточку можно заполнять на пишущей машинке под копирку или от руки в необходимом количестве экземпляров, а также в автоматизированном режиме с последующей распечаткой.
Календарная шкала карточки (вверху лицевой стороны) должна использоваться для контроля за сроками исполнения документа: на ней отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ. На карточке формата А6, на которую нанесены только нечетные числа (1, 3, 5 и т.д.), срок исполнения документа, если он приходится на четное число, отмечается днем раньше.
В графах РКК при регистрации поступившего документа указываются следующие данные:
- В графе «Автор (корреспондент)» пишется название организации, откуда поступил документ.
- В графе «Дата и индекс поступления» отмечается дата поступления документа и индекс, который ему присваивается в организации, в которую он поступил. Индекс переносится из регистрационного штампа и после исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами.
- В графе «Дата и индекс документа» проставляется дата документа и индекс, присвоенный ему организацией-автором документа (отправителем).
- В графе «Краткое содержание» указывается вид документа, его заголовок или краткое содержание. Эта графа позволяет избегать многократного обращения к самому документу. Если заголовок не раскрывает содержание документа, в эту графу записывают ключевой абзац.
- При записи в карточку содержания резолюции указываются также ее автор и дата.
- Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. Если не требуется составление письменного ответа, производится конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе.
- В графе «Контрольные отметки» фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения документа, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения. В этой графе может также проставляться отметка о передаче документа под расписку.
- Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве на документы постоянного хранения.
Допускается введение в карточку дополнительных реквизитов: «Расписка в получении», «Исполнитель и номер его телефона» и др. Возможно разделение сложных реквизитов на составные («Дата и индекс поступления», «Дата и индекс документа»).
Следует обратить внимание, что установленная форма РКК применяется для регистрации только служебных документов. Форма РКК для регистрации обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб, отзывов) несколько отличается.
Журнальная форма регистрации документов допускается только в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Решение о форме регистрации документов (карточной или журнальной) в организации оформляется приказом руководителя.
Документы после регистрации из службы ДОУ должны передаваться на рассмотрение руководству в день поступления с двумя экземплярами РКК. Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая переносится в соответствующую графу РКК или журнала регистрации входящих документов.
После этого документ с одним экземпляром РКК направляется (через службу ДОУ) исполнителю, а второй экземпляр РКК остается в службе ДОУ и помещается в раздел «Неисполненные документы» справочной картотеки (в случае, когда документ берется на особый контроль, экземпляр РКК помещается в контрольную картотеку). Если документ не требует решения руководства, он передается непосредственным исполнителям согласно их компетенции. В этом случае резолюция, естественно, не оформляется и в РКК не переносится.
После исполнения поступившего документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Эта отметка включает в себя следующие данные:
- слова «В дело» с указанием индекса дела по номенклатуре дел, в которое будет подшит документ;
- краткие сведения об исполнении документа (например: «Подготовлен ответ. Исх. № … от …» или «Информация передана по телефону 15.07.2002»);
- личную подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя;
- дату.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется слева на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа.
Отметка об исполнении документа переносится в РКК (журнал регистрации входящих документов), которая помещается в раздел «Исполненные документы» справочной картотеки организации. После этого документ подшивается в дело согласно отметке об исполнении документа.
Регистрация исходящих документов.
Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно службой ДОУ в регистрационно-контрольных карточках или в журнале регистрации исходящих документов.
Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа.
Первоначально исполнитель, подготовивший проект документа, до представления его на подпись руководителю проставляет на нем индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия исходящего документа, например: № 5-14. После подписания документ передается в службу ДОУ, где он регистрируется и к индексу добавляется порядковый номер исходящего документа, например: № 5-14/346. Порядковые номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит. Например, исходящий документ, подготовленный бухгалтерией, получит индекс 6–15/345 (6 – индекс бухгалтерии, 15 – номер дела в бухгалтерии, в котором будет храниться копия исходящего документа), следующий за ним документ, подготовленный отделом кадров, получит индекс 5-14/346 (5 – индекс отдела кадров, 14 – номер дела в отделе кадров, в котором будет храниться копия исходящего документа) и т.д.
Регистрационный индекс с документа переносится в РКК. Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Единственное отличие в заполнении РКК на исходящие документы заключается в том, что в графе «Автор (корреспондент)» пишется название организации, в которую направляется документ.
Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является документ ответным или инициативным. Исходящие документы-ответы рекомендуется регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ (берется из регистрационного штампа). В РКК информация о документе-ответе записывается в графу «Отметка об исполнении документа».
Если же исходящий документ является инициативным, то он будет зарегистрирован на отдельной карточке. Кроме того, в зависимости от принятой системы делопроизводства на отдельных карточках допускается регистрировать и документы-ответы, однако в этом случае требуется заполнять дополнительные экземпляры РКК на исходящие документы-ответы.
В указанных случаях регистрационный индекс исходящего документа будет состоять из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера исходящего документа. Так, в приведенном примере ответного документа порядковый номер ответа будет уже не 57, а, например, 101. Соответственно и индекс исходящего документа будет не 1-18/57, а 1-18/101.
В РКК на исходящие инициативные документы (документы-запросы) графа «Отметка об исполнении документа» заполняется после получения ответного письма либо иной необходимой информации об исполнении документа. Если ответ не ожидается, то в соответствующей графе пишутся слова «В дело» с добавлением индекса дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа.
На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, один экземпляр РКК, который помещается в справочную картотеку. В случае, когда документ берется на особый контроль, заполняется дополнительный экземпляр РКК, который помещается в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (составитель документа проставляет дату на копии, если срок не указан в тексте документа).
Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.
При журнальной форме регистрации документов порядковый номер исходящего документа всегда будет самостоятельным и никак не связанным с порядковым номером поступления.
После регистрации первый экземпляр исходящего документа направляется корреспонденту по назначению, а его копия (т.н. отпуск) подшивается в соответствующее дело. Вместе с копией исходящего документа в это дело включается документ-запрос (если исходящий документ является ответным) или документ-ответ (если исходящий документ являлся инициативным и требовал письменного ответа).
Регистрация внутренних документов.
Правила регистрации внутренних документов различаются в зависимости от вида документа.
Распорядительные документы (распоряжения, указания, решения, постановления), протоколы, акты регистрируются по тем же правилам, что и приказы. Они регистрируются на карточках или, при незначительном объеме документооборота, в журналах. Регистрационными индексами этих документов являются порядковые регистрационные номера, присвоенные им в пределах данного вида документа в течение делопроизводственного года. Соответственно при журнальной форме регистрации каждый вид документов регистрируется в отдельном журнале.Другие наиболее важные внутренние документы (докладные записки, справки и т.д.) регистрируются на общих основаниях по тем же правилам, что и исходящие документы. Для регистрации таких документов может вестись отдельный журнал либо их, при очень небольшом количестве, можно регистрировать в одном журнале с исходящими документами (Примерной инструкцией по делопроизводству установлена единая форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов).
ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
|
Дата добавления: 2015-08-02; просмотров: 304 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
| Правила регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. | | | Поля допусков валов при номинальных размерах менее 1 мм. Предельные отклонения |
