Выдача подотчетных сумм, авансовый отчет

Перед поездкой работнику обязательно должен быть выдан аванс на командировочные расходы. Согласно Письму Центрального банка РФ от 04.10.1993 N 18 "Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

При загранкомандировке под отчет выдаются рубли, иностранная валюта, чеки, аккредитивы, совершается перевод средств в иностранной валюте на счет в стране командирования. Организация вправе выдать своему сотруднику рубли с тем, чтобы он через обменный пункт приобрел наличную валюту как представитель организации. В случаях выдачи подотчетных сумм в рублях на загранкомандировку важно помнить, что согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ) датой осуществления расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета. При этом в соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Центральным банком РФ на дату признания соответствующего расхода. Таким образом, в целях налогообложения прибыли расходы в виде суточных командируемому за границу работнику, оплаты проезда и найма за рубежом жилья работнику признаются в рублях по курсу, утвержденному Центральным банком РФ и в соответствии с вышеописанными нормами на дату утверждения авансового отчета. При этом в целях налогообложения прибыли курс обмена иностранной валюты в обменном пункте не применяется (см. Письмо Минфина России от 01.02.2005 N 07-05-06/32).

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы авансового отчета указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Именно на основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм.

Если недоиспользованный аванс, выданный в связи со служебной командировкой, не возвращен в указанный срок, работодатель имеет право принять решение об удержании суммы из заработной платы работника не позднее 1 мес. со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ). Если отведенный срок взыскания истек, истребовать сумму можно только через суд или списать ее на убытки.

О порядке расчета длительности командировки.

Согласно днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - следующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Не является командировкой направление работника на обучение в целях повышения квалификации с отрывом от производства (Письмо Минфина России от 07.08.2003 N 04-04-06/154). Вместе с тем в силу ст. 187 ТК РФ за таким работником сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы.

Сотрудникам, направляемым для повышения квалификации с отрывом от работы в другую местность (например, обучение в круизе), оплачиваются командировочные расходы в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.

Командировка в выходные дни

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха тех организаций, в которые они командируются. Однако средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы (п. п. 8, 9 Инструкции N 62).

Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник выезжает в командировку в выходной или нерабочий праздничный день, то ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха. Это же правило действует и в случае возвращения из командировки в такие дни. Последнее правило в Инструкции N 62 не прописано, но вытекает из сложившейся практики.

При этом, как следует из Решения Верховного Суда РФ от 20.06.2002 N ГКПИ2002-663, если работник не желает воспользоваться другим днем отдыха, ему производится оплата труда как за работу в выходные и нерабочие праздничные дни. Кроме того, в Определении Верховного Суда РФ от 27.08.2002 N КАС02-441 подчеркнуто, что запрета на замену дня отдыха денежной компенсацией, а также на компенсацию работнику выходного дня, приходящегося на время следования из командировки, п. 8 Инструкции N 62 не содержит.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, то компенсация за них производится по правилам ст. 153 ТК РФ: работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. Соответственно, сдельщикам - не менее чем по двойным сдельным расценкам; работникам с повременной оплатой - не менее двойной дневной или часовой ставки; работникам с месячным окладом - не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа в выходной и нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы. Только по желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в праздничный день будет оплачена в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. Заработная плата работников в связи с нерабочими праздничными днями не уменьшается. Рассмотрим это на примере.

Пример. День выезда сотрудника в командировку - 22 мая (вторник), день возвращения - 27 мая (воскресенье). В соответствии с графиком работы организации установлена 5-дневная рабочая неделя. В приказе руководителя о направлении в командировку указано, что работник будет трудиться с 22 по 27 мая. После возвращения из поездки брать отгулы за 26 и 27 мая работник отказался и представил заявление с просьбой оплатить эти дни. Среднедневной заработок сотрудника за предыдущие 12 месяцев составил 500 руб.

За дни командировки с 22 по 25 мая за работником сохраняется средний заработок: 4 дн. x 500 руб. = 2000 руб. Начисления за выходные дни составят 2000 руб. (500 руб. x 2 дн. x 2). Таким образом, общая сумма выплат за время командировки равна 4000 руб. (2000 + 2000).

Обратите внимание: в Письме УФНС по г. Москве от 16.08.2006 N 20-12/72393 разъяснено, что в целях налогообложения прибыли для признания расходов на командировки, приходящиеся на выходные и праздничные дни, к отчету необходимо приложить заверенную копию утвержденных руководителем организации правил внутреннего распорядка, предусматривающих работу в выходные и праздничные дни.

Дата добавления: 2015-07-20