Командировочные расходы (проезд, проживание, суточные).

1. Выдача подотчетных сумм на командировку

2. Расходы на проезд при направлении работника в служебную командировку

2.1. Подтверждение расходов на проезд при оформлении проездных документов в электронном виде

3. Расходы на наем жилого помещения при направлении работника в служебную командировку

4. Суточные

4.1. Суточные при однодневной командировке

5. Другие командировочные расходы

1. Выдача подотчетных сумм на командировку

При направлении в служебную командировку как по территории России, так и за границу работнику гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с такой поездкой (ст. ст. 167, 168 ТК РФ).

В состав этих расходов входят:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение о служебных командировках)).

Размеры расходов, связанных с командировкой, а также порядок их возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Для бюджетных организаций законодательно установлены нормы возмещения командировочных расходов сотрудникам. Данным организациям необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:

- Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета";

- Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н (ред. от 09.12.2008) "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета";

- Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 (ред. от 24.12.2008) "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

Следовательно, для коммерческой организации расходы на наем жилья, проезд, суточные могут составлять любую сумму, определенную непосредственно коллективным договором, приказом, положением, действующими в организации. Минимальный размер командировочных расходов для коммерческой организации не установлен.

Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П; далее - Положение).

Для получения денег на командировку работнику необходимо написать заявление. В нем руководитель указывает сумму наличных денег к выдаче и срок, на который они выдаются (п. 4.4 Положения). Если у работника есть задолженность по ранее выданным под отчет денежным средствам, то новая сумма под отчет не выдается.

Согласно п. 10 Положения о служебных командировках командированному выдается денежный аванс в сумме суточных, а также расходов на проезд и наем жилого помещения. По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней отчитаться:

- о выполнении командировочного задания (т.е. заполнить соответствующие разделы формы N Т-10а);

- об истраченной сумме аванса, которую ему выдали на командировочные расходы (по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55) (п. 4.4 Положения).

Вместе с авансовым отчетом работник должен представить командировочное удостоверение (с отметками о пребывании в командировке), документы о найме жилого помещения, о фактических расходах по проезду, а также об иных расходах, связанных с командировкой.

Следует иметь в виду, что для принятия первичных документов к учету на иностранном языке необходим их построчный перевод на русский язык, представленный на отдельном листе (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (ред. от 26.03.2007)).

2. Расходы на проезд при направлении работника в служебную командировку

Согласно п. 12 Положения о служебных командировках расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают в себя оплату проезда транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта (если они находятся за чертой населенного пункта) при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Следовательно, возмещению подлежат расходы по проезду любым транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту) отправления и от станции (пристани, аэропорта) прибытия, если они находятся за чертой населенного пункта. Все расходы на проезд должны быть подтверждены документально.

2.1. Подтверждение расходов на проезд при оформлении проездных документов в электронном виде

На практике проездные билеты для поездки работника в командировку часто оформляются в электронном виде. В связи с этим у многих организаций возникает вопрос: какими документами подтверждаются расходы для целей налогообложения прибыли?

При решении указанного вопроса необходимо руководствоваться приказами Минтранса России и разъясняющими письмами Минфина России.

Расходы на приобретение железнодорожного билета подтверждаются контрольным купоном электронного проездного документа, направляемым пассажиру в электронном виде в обязательном порядке (Приказ Минтранса России от 31.08.2011 N 228, письмо Минфина России от 08.11.2011 N 03-03-06/1/719).

Если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, то произведенные расходы подтверждаются маршрут-квитанцией электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочным талоном (п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134). Аналогичная позиция отражена в письмах Минфина России от 23.09.2011 N 03-03-07/34 и от 15.08.2011 N 03-03-07/28.

На практике встречаются ситуации, когда работник не может предоставить посадочный талон, например в связи с его утратой. В этом случае ему необходимо обратиться к авиаперевозчику (его представителю) за подтверждающим документом. Таким документом может быть справка, в которой необходимо указать сведения, подтверждающие факт перелета работника данным рейсом, оплаченный тариф (см. письма Минфина России от 06.06.2012 N 03-03-06/4/61 (абз. 7) и от 21.09.2011 N 03-03-07/33 (абз. 11)).

3. Расходы на наем жилого помещения при направлении работника в служебную командировку

Согласно п. 14 Положения о служебных командировках расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам (кроме случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом. Соответственно, работодатель обязан возместить работнику расходы:

- по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ (кроме случаев, когда ему предоставляется бесплатное жилое помещение);

- по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в случае вынужденной остановки в пути;

- по найму жилого помещения при направлении работников в заграничные командировки, подтвержденные соответствующими документами.

Документом, подтверждающим расходы на проживание в гостинице, будет являться счет из гостиницы. В счете гостиницы должны быть указаны время проживания командированного, стоимость проживания в день и за весь период, также должна стоять отметка об оплате услуг гостиницы. Счет должен быть подписан уполномоченными лицами и заверен печатью. Документ, выдаваемый в зарубежном отеле в подтверждение расходов на проживание, необходимо построчно перевести на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Если работник решил снять частное жилье, то основанием для такого проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения, заключенный в соответствии со ст. 671 ГК РФ и ст. 30 ЖК РФ. Подтверждать расходы на проживание может также договор поднайма жилого помещения, заключенный согласно ст. 685 ГК РФ и ст. 76 ЖК РФ. При этом к договору найма (поднайма) прилагается расписка наймодателя о получении платы.

4. Суточные

В соответствии с абз. 3 п. 11 Положения о служебных командировках дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни, проведенные в пути, в том числе за время вынужденной остановки, и за период нетрудоспособности, наступившей в командировке. Размер суточных при командировках как по России, так и за рубежом определяется коллективным договором или локальным нормативным актом.

На практике у многих организаций возникает вопрос, какими документами подтверждаются расходы в виде суточных для целей налогообложения прибыли. Так, Минфин России разъяснил, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке. При этом весь срок пребывания в командировке, включая дату приезда и дату выезда, подтверждается командировочным удостоверением. Других документов (чеков, квитанций, подтверждающих расходование суточных) не требуется (см. письмо Минфина России от 11.11.2011 N 03-03-06/1/741).

Суточные не выплачиваются, если работник может ежедневно возвращаться домой. Вопрос о необходимости таких возвращений определяется руководителем организации. Он вправе позволить работнику не возвращаться домой, если задание рассчитано на несколько дней подряд, а из-за разъездов работник не успевает полноценно отдохнуть (п. 11 Положения о служебных командировках). В данном случае расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику в размерах, определенных локальным нормативным актом.

Пунктом 18 указанного Положения установлено, что дата пересечения государственной границы РФ при выезде из России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. При въезде в Россию аналогичная дата включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Даты пересечения границы определяются по отметкам пограничной службы в паспорте. При направлении в командировку в два иностранных государства и более суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п. 18 Положения о служебных командировках).

При командировках в страны СНГ, на границе с которыми не проставляются отметки в документах о выезде и въезде, к датам пересечения границы приравниваются соответствующие даты, указанные в командировочных удостоверениях. Если произошла вынужденная задержка в пути (подтвержденная документально), то в соответствии с п. 19 Положения о служебных командировках суточные за эти дни выплачиваются по решению руководителя организации.

В соответствии с п. 16 данного Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле".

Однако данный нормативный акт не регулирует трудовые отношения. Пункт 9 ч. 1 ст. 9 указанного Федерального закона разрешает проведение между резидентами валютных операций с целью оплаты и (или) возмещения расходов физического лица, связанных с загранкомандировкой, а также с целью погашения неизрасходованного аванса, выданного в связи с командировкой. По мнению Банка России (письмо от 30.07.2007 N 36-3/1381), Закон наделяет работодателя правом выдать работнику через кассу денежные средства в наличной иностранной валюте.

4.1. Суточные при однодневной командировке

Суточные не выплачиваются, если работник может ежедневно возвращаться домой. Вопрос о необходимости таких возвращений определяется руководителем организации. Он вправе позволить работнику не возвращаться домой, если задание рассчитано на несколько дней подряд, а из-за разъездов работник не успевает полноценно отдохнуть (п. 11 Положения о служебных командировках). В данном случае расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику в размерах, определенных локальным нормативным актом.

Согласно п. 20 Положения о служебных командировках при однодневной загранкомандировке суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50 процентов нормы, установленной локальным актом для загранкомандировок в соответствующую страну. Согласно п. 17 Положения о служебных командировках при проезде по территории России суточные выплачиваются по нормам, установленным для российских командировок, а по территории иностранного государства - по нормам для загранкомандировок.

5. Другие командировочные расходы

В соответствии со ст. 168 ТК РФ все иные командировочные расходы, произведенные работником с ведома или разрешения работодателя, возмещаются последним.

К таким расходам можно отнести:

- расходы по оплате услуг связи;

- дополнительные расходы, связанные с наймом жилья (в т.ч. на бронирование номера);

- расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта;

- расходы на получение визы;

- сборы за услуги аэропортов;

- комиссионные сборы;

- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;

- другие расходы.

Организации имеют право самостоятельно в локальных нормативных актах (например, приказе) устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов. Перед направлением в командировку работник может согласовать с работодателем вопрос о дополнительных расходах, которые будут понесены в период командировки. Непредвиденные расходы могут быть обусловлены, например, выполнением возложенных на работника обязанностей (приобретение канцелярских принадлежностей, спецодежды), интересами направившей его организации (приобретение справочной литературы, материалов, сырья) и т.д.

Законом не установлено, в какой форме - письменной или устной - следует получить разрешение на дополнительные расходы, связанные с командировкой. Несение дополнительных расходов с ведома работодателя свидетельствует, что письменного разрешения последнего работник не получил, но интересы производства требовали их произвести и администрация знала о необходимости таких расходов и допускала их. Поэтому такое разрешение работодатель может как дать устно, так и оформить письменно.

Расходы, произведенные работником, подтверждаются прилагаемыми к авансовому отчету документами, например чеками магазинов и счетами. Все расходы обычно возмещаются по представлении таких документов. Исключения из этого правила могут быть установлены коллективным договором или локальным нормативным актом. Согласно п. 17 Инструкции, если размер расходов на командировки известен заранее, руководитель организации вправе оплатить эти расходы командированным работникам без представления ими подтверждающих документов.

Дата добавления: 2015-07-19