Правила оформления управленческих решений

УР могут быть оформлены письменно в форме документов, на электронных носителях либо переданы вербальным путем (например, устные распоряжения). Документы можно классифицировать по следующим основным признакам:

а) уровень иерархии нормативно-методического обеспечения - международное сообщество, страна, регион, город, село, фирма;

б) правовой статус документов:

- обязательные к исполнению (законы, стандарты, указы, постановления, положения, программы, планы, распоряжения);

- рекомендательные (инструкции, методики, рекомендации и т. п.).

в) содержание документов:

- технические (инвестиционные проекты, конструкторско-технологическая документация, методики и т. д.),

- экономические (технико-экономические обоснования, финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, бизнес-планы и пр.);

- организационные (организационные проекты, устав, организационные структуры, протокол, инструкции и т. п.).

Обязательные атрибуты документов фирмы:

- цель документа;

- основание для разработки;

- ссылки на научные подходы и принципы, которые должны соблюдаться при достижении цели;

- потребитель информации;

- нормы и правила использования информации;

- возможный круг исполнителей;

- требования к качеству работ, экономии ресурсов и срокам;

- санкции за нарушение;

- источники информации. В методических документах, кроме этих данных, должны быть приведены конкретные методы.

Основные правила оформления документов регламентируются ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Документы, отражающие УР, изготавливаются на бумаге или в электронном виде. Обычно используется книжный формат А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм) и редко - АЗ (297x420 мм), а также альбомный формат (297x210 мм). Поля документов: верхнее - 25 мм, нижнее - 25 мм, левое - 25-30 мм, правое - 10-15 мм.

Составление текстов документов подчиняется ряду правил, носящих как обязательный, так и рекомендательный характер.

Текст большинства документов состоит из двух основных частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части содержится обоснование, причины, цели и задачи, которые инициировали разработку документа. Констатирующая часть завершается словами: «приказываю», «постановляю», «довожу до сведения» и т.д.

Распорядительная часть текста документа содержит перечень конкретных мероприятий, направленных на разрешение соответствующих проблем.

В содержание большинства документов включают трафаретные фразы типа: «Контроль за исполнением приказа возложить на...», «Во исполнение постановления Правительства …»

При составлении и оформлении документов используют набор реквизитов (табл. 18.1).

При составлении документов необходимо:

• вводить элементы эмоционального воздействия на пользователя;

• обеспечивать краткость изложения;

• рационально сочетать текст и иллюстративный материал – графики, таблицы и формулы;

• указывать срок жизненного цикла документа;

• идентифицировать документ;

• обеспечивать соответствие документа организационной струк­туре, в которой он обрабатывается;

• обеспечивать доходчивость излагаемого материала.

Дата добавления: 2015-07-19