Шаповал Павлом Миколайовичем

Александром Павлвичем Рашковським

Тел.: [phone] (доп.303)

Моб.тлф. +050 357-93-19

E - mail: [e-mail]

Шаповал Павлом Миколайовичем

Тел.: [phone] (доп. 180)

Моб.тлф. +095 274-90-50

E - mail: [e-mail]

Остаються без зміни та вносяться в "Копію" листа контакти:

Бєлік Олени Вікторівни

Тел.: [phone] (доп. 189)

Моб.тлф. +050 332-70-19

E - mail: [e-mail] та [e-mail]

ПРОШУ ОЗНАЙОМИТИСЬ З ДЕЯКИМИ КОМЕНТАРЯМИ, ЯКІ ВИКЛИКАНІ НАСТУПНИМИ ПИТАННЯМИ:

1. Надзвичайно багато запитань стосовно оформлення Замовлення.

в основному це питання пов'язані з Додатком №3/або №4 до Договору,

тому ще раз вважаю за доцільність прописати етапи замовлення.

1. Надсилання електронної версії бази отриманої з ЄДБО - згідно наданої інструкції

2. Оформлення паперового носія замовлення:

Паперовий носій -

· ЦЕ ЛИСТ ЯКИЙ ОФОРМЛЯЄТЬСЯ згідно Додатка №3/ або №4 до Договору - він складається з текстової інформації, яку ви можете бачити в "шапці"" Зразка замовлення" та таблиці.

· Таблиця - не заповнюється "в ручну". ЦЕ ДАНІ, ЯКІ ВИ ОТРИМУЄТЕ З ЄДБО бази в ХEmel форматі та надсилаєте нам для персоналізації в електронному виді. Таблиця є паперовим носієм цих даних, за виключенням тих позицій, які не наносяться на диплом. Наприклад: паспортні дані студента, дата народження, тощо. Таблиця служить додатковим контролем при перевірці даних, в т.ч. виникненні спірних питань після нанесеної інформації на диплом.

· Лист-замовлення та таблиця оформляються офіційно, скріплюються підписом та печатками та надсилаються спочатку на ел. пошту разом з електронною версією замовлення, оригінал надсилається звичайною поштою на адресу підприємства(м.Київ, вул.Лугова,1а)

2. Також, надзвичайно багато запитань стосовно строків нанесення інформації, тому вважаю за доцільність звернути Вашу увагу на строки виготовлення з нанесення персональних даних.

Згідно Договору - це 7 робочих днів. (Див. специфікацію до Договору).

1. Всіх наших Замовників хочу повідомити про те, що бланки для ВСІХ БЕЗ ВИКЛЮЧЕННЯ учбових закладів надруковані та чекають процесу персоналізації

2. Проходження замовлення по етапу виробництва"Персоналізація" складається з наступних кроків:

· Отримання електронних файлів та їх обробка

· Виготовлення саме вашого макету для персоналізації (Ваші файли та Ваші бланки)

· Надсилання Вам макетів та їх затвердження Вашим уч. закладом.

· Персоналізація.

Якщо детально, то прошу розглянути схему нижче:

	Сектор прийняття замовлень на персоналізацію та обробка файлів надісланих вашим учбовим закладом з ЄДБО		Сектор Персоналізації (нанесення даних на диплом)
		Сектор виготовлення макетів (бланк + надіслані дані для персоналізації)

Сектор Бігування та кінцевого контролю

Сектор контролю нанесених даних

Склад ГП

Відвантаження

До уваги всіх відповідальних за процес надання інформації!

Як показує практика кількох минулих днів - є дуже багато помилок в надісланих файлах!

Наприклад:

· Директор чи ректор занесено в Базі з маленької літері - то ж на персоналізацію буде виведено також з маленької літери;

· Назва спеціальності чи кваліфікації з великої літери-то ж на персоналізацію,серед загального тексту(Див. наказ № 525) буде виведено також з великої літери

· Прізвище керівника не з ініціалами, а повне

· Також граматичні помилки в прізвищах, іменах,спеціальностях,пропущені літери

· Наявність кавичок - ТО Ж КАВИЧКИ БУДУТЬ І СЕРЕД ТЕКСТУ

· Також, всупереч інструкції уч. заклади вимагають, щоб ми самотужки та на свій власний розсуд робили зміни. Ще раз хочу зауважити -

ВНОСИТИ ЗМІНИ В ВАШІ БАЗИ ДАНИХ СУВОРО ЗАБОРОНЕНО!

ЯКЩО ВИ ХОЧЕТЕ ВНЕСТИ БУДЬ-ЯКІ ПОПРАВКИ, ВИ РОБИТИ ЦЕ ВЛАСНИМИ СИЛАМИ та НАДСИЛАЄТЕ НАМ!

Також, всупереч інструкції порушуються правила надсилання файлів.

Наприклад: одна і та ж кваліфікація та спеціальність надходить не в об'єднаному виді, а в 8, а то і в20 файлах.

Для таких учбових закладів, які ігнорують рекомендовані в інструкції правила процес персоналізації буде подовжений, в залежності від ситуації, яка вам буде додатково повідомлена, а саме скільки часу буде займати обробка ваших файлів, по приведенню наданої вами інформації в стан необхідний для роботи.

На сьогоднішній день, із-за того що масове присвоєння номерів розпочалось 29-30 червня

склалося напруження серед уч. закладів та у осіб які відповідальні за цей процес.

Велике прохання до всіх зберігати СПОКІЙ та РІВНОВГУ!

Всі замовлення без виключення будуть виконанні!

Велике прохання до всіх, виділити для переговорів при незрозумілих питаннях одну контактну особу, яка володіла б навиками роботи з ЄДБО та розуміла ті пояснення, які надаються нашими співробітниками. Ми нікому не відмовляємо в консультаціях, але для приклада: мені вчора з одного і того ж ВУЗа зателефонували 20 разів з різних телефонів та різні співробітники, яким я 20 раз намагалась розповісти,одне й теж, що потрібно робити. Просимо зрозуміти, що таке спілкування не є конструктивним, та не є ефективним відносно розуміння процесу, а також забирає багато часу. Тому, дуже багато Замовників не можуть

до нас дозвонитись, та одержати хоч якусь консультацію, адже якщо ми розмовляємо по одному телефону,то не можемо спілкуватись по іншому - це цілком природньо!

По термінам:

· розпаковування надісланих файлів та їх обробка відбувається на протязі 1 -2 днів після чого ваш заклад автоматично попадає в план-графік по персоналізації.

· виготовлення макету та надсилання його для затвердження -1-2 дні

· після отримання підписаного макету ваш заклад автоматично попадає в графік по персоналізації. В залежності від черги та складає - від 2 до 4 днів.

Про виготовлення вашої продукції та здачі її на склад, ви будете попереджені напередодні.

З вами обговорять час та умови відвантаження. Для відвантаження потрібно надати довіреність.

Велике прохання до всіх наших Замовників!

Будь ласка, перераховуйте кошти! До відома всіх бухгалтерів -"Дипломи про освіту"-є документом суворої звітності, тому видаткові накладні надаються тільки при відвантаженні продукції, а не завчасно! Листи на передплату з посиланням на нормативні документи, Додаткові угоди щодо передплати, були вам надіслані разом з договором та рахунком-фактурою.

Цим листом та вище викладеним текстом надіюсь на більш організовану та

ефективну роботу.

З повагою та найкращими побажаннями,

Олена Бєлік

Начальник відділу маркетингу та збуту

ДП "Поліграфічний комбінат "Зоря";

Тел. моб.: [phone]; Тел. [phone](вн.189; 205; 300)

Дата добавления: 2015-07-19