Документация, ее сущность и значение, классификация бухгалтерских документов.

Производить непосредственное наблюдение за осуществлением хозяйственных операций из-за их множества бухгалтеру невозможно, поэтому в бухгалтерском учете применяют два особых приема – документацию и инвентаризацию.
Строгая и полная документальность – необходимое условие ведения бухгалтерского учета. Неотъемлемой частью хозяйственной операции в момент ее совершения является составление первичного документа. Хозяйственной операцией называется факт, действие, вызывающее изменение в составе средств или источников. Как сказано в законе РБ «О бухгалтерском учете и отчетности», «факт совершения хозяйственной операции подтверждается имеющим юридическую силу первичным бухгалтерским документом, составленным ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции».
Бухгалтерским документом называется письменное подтверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение. Документация в учете имеет первостепенное значение в управлении предприятиями:
контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных средств;
контролируется количество и качество труда работников и расчетов за труд;
обеспечивается повседневное руководство работой предприятия;
обеспечивается внутренний контроль за работой предприятия и внешний (вышестоящей организацией, налоговой инспекцией, банками, независимыми аудиторами);
является доказательством вины или невиновности лиц для судебных органов;
контролируются расчеты с другими предприятиями.
Документы должны заполняться своевременно, объективно (правдиво), на бумажных или машинных носителях информации и должны содержать следующие реквизиты:
наименование и номер документа;
дату и место его составления;
основание и содержание хозяйственной операции;
количественное измерение хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
наименование должностей, фамилии и личные подписи участников хозяйственной операции. Могут быть и дополнительные реквизиты.
Существуют типовые формы документов, обязательные для всех предприятий (кассовые ордера, кассовые книги и др.), и могут применяться специфические для данной отрасли документы.
Документов заполняется очень много, поэтому надо знать их классификацию по различным признакам.
По назначению документы подразделяются на:
распорядительные – дают право на совершение операции (приказы, наряды, доверенности);
исполнительные или оправдательные – подтверждают факт совершения операции (акты, кассовые ордера, накладные и др.);
документы бухгалтерского оформления, когда сам бухгалтер совершает операцию и подписывает документ (расчет амортизации ОС, нематериальных активов).
По месту составления документы бывают:
внешние, выписанные другими предприятиями (ТТН счета-фактуры поставщиков);
внутренние, составленные на данном предприятии (отчет, кассовые ордера). Таких документов большинство.
По характеру отражения информации документы бывают:
первичные – отражают одну операцию в момент ее совершения (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер);
сводные – составляются на основе первичных документов и отражают много операций (кассовый отчет).
По способу составления бухгалтерские документы подразделяются на:
разовые – отражают операцию в момент ее совершения (кассовые приходные и расходные ордера);
накопительные –отражают однородные операции по мере их совершения. К ним относятся лимитно-заборные карты на получение материалов, готовой продукции, когда за каждую дату отмечается количество отпущенных средств. Накопительные документы сокращают время на их оформление, экономят бумагу, но экономическая информация по таким документам в бухгалтерском учете по счетам записывается в конце месяца.
По количеству отражаемых объектов документы делятся на:
однопозиционные, которые отражают хозяйственную операцию, затронувшую затронувшую один вид материальных ценностей, запись в них делается одной строкой.
Многопозиционные документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую несколько видов материальных ценностей, запись в них делается несколькими строками.
По степени использования вычислительной техники для выписки документов они подразделяются на выписываемые от руки и с помощью ПЭВМ.
По виду носителей информации документы делятся на бумажные, выписываемые на бумаге, и безбумажные, существующие в виде электронных таблиц, хранящихся на магнитных дисках, в памяти ПЭВМ.
Поступившие в бухгалтерию документы проверяются с трех точек зрения:

внешняя проверка – включает в себя проверку формы документа, чистоту, полноту и правильность заполнения всех реквизитов (особенно подписей и печати), отсутствие подчисток;

проверка законности хозяйственных операций, т.е. законодательству РБ. За достоверность информации, содержащейся в документе несут ответственность лица, подписавшие документ. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы и не могут служить основанием для записи в бухгалтерском учете. В спорных вопросах документ принимается к исполнению только при наличии письменного распоряжения руководителя, который затем несет всю ответственность.

арифметическая проверка (таксировка, т.е. перемножение количества на цену; подсчет скидок, подсчет итогов).

Затем бухгалтер осуществляет контировку путем проставления на каждом документе корреспондирующих счетов – бухгалтерских проводок.
Информация из обработанных первичных документов переносится в учетные регистры, на основании которых составляется бухгалтерская отчетность предприятия. До окончания финансового года все документы находятся на текущем хранении в бухгалтерии предприятия, после составления годовой отчетности первичные документы передаются в бухгалтерский архив. Для каждого вида документов законодательно установлены свои сроки хранения. Три года для многих документов и регистров; пять лет – для актов ревизий; 75 лет – для лицевых счетов по зарплате; бессрочное хранение – для годовых отчетов.
Движение документов с момента их составления или получения от других предприятий до момента передачи их в архив называется документооборотом.
Вариант 2

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо прежде всего фиксировать каждую

хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета документация основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля.
Документ (от лат. documentum поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение.
Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Приказом Министерства Финансов РФ от 29.07.98 г. 34-н, разработанному на основании Федерального закона О бухгалтерском учете от 21.11.96 г. 129-ФЗ, все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Значение бухгалтерских документов в финансово-хозяйственной деятельности определяется не только тем, что они служат основанием и подтверждением правильности учетных данных. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливается законность и целесообразность тех или иных операций. Документы, подтверждающие достоверность учетных данных, помогают выявить ошибки в бухгалтерском учете.
Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.
Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документы при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок хозяйственно-финансовой деятельности организации. Документы используют, анализируя результаты работы организации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая используется в организации. В Законе Российской Федерации Об информации, информатизации и защите информации говорится: Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, установленном органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, их массивов, безопасность Российской Федерации.
Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению, он должен содержать определенные показатели. Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами.
Реквизиты бывают обязательными и дополнительными.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа (формы), код формы;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвующие в совершении операции и т.д.
Классификация документов
Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать, т.е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения.
По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), комбинированные.
Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются.
Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственной операции.
Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете.
Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и бухгалтерского оформления.
По порядку составления документы бывают первичными и сводными.
Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения.
Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными.
По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.
Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или несколько одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете.
Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итог по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно, путем накапливания операций.
По месту составления документы бывают внутренними и внешними.
Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций.
Внешние документы составляются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде.
По порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники. Документы, составленные ручным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке.
Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Дата добавления: 2015-11-14