Классификация несоответствий

Многие организации, занимающиеся проведением внешних аудитов, и, в частности, органы по сертификации, применяют в своей работе классификацию несоответствий. Эти организации постоянно придерживаются классификации несоответствий для того, чтобы иметь более четкую картину сильных и слабых сторон системы качества, что позволит ведущему аудитору сформировать собственное суждение в отношении итоговых рекомендаций.

Классификация несоответствий основана исключительно на влиянии несоответствия на функционирование систему экологического менеджмента.

Существенные

a) Не учитывается какое-либо требование стандарта или иной критерий, на соответствие которым проводится аудит.

b) Не выполняется одно из требований стандарта (или иного критерия аудита) или систематически не выполняются требования системы качества организации.

Несущественные

c) Однократное отклонение от требований.

Очевидно, что ряд отклонений от требований, выявляемых в организации, следует рассматривать как существенное несоответствие, что отражается в одном отчете, в частности, если можно идентифицировать общую причину.

Иными словами, классификация несоответствий будет зависеть от систематичности отклонений. Такие вопросы, как влияние несоответствий на качество продукции или финансовые показатели не рассматриваются. Любые попытки рассматривать эти вопросы потребуют субъективной оценки, что создает угрозу объективности аудита. В центре внимания аудита должна быть эффективность работы системы качества. Случается, что несущественное несоответствие может иметь тяжелые последствия для качества продукции и финансовых показателей организации. К примеру, существенное противоречие в процессе анализа контракта может дорого обойтись организации, а отдельная ошибка в калибровке инструментов, следящих за параметрами процесса, может привести к отклонению значительной партии продукции.

Далее в разделе слайдов участники могут найти примеры эффективно составленных Отчетов о Несоответствиях.

Общие замечания

Перед составлением отчета о несоответствиях аудитор должен быть абсолютно уверен, что несоответствие действительно имеет место. Аудиторам не следует спешить с выводами и необходимо проявлять осторожность в своих суждениях. Аудитор часто может наблюдать ситуацию, которая на первый взгляд, выглядит как несоответствие. Аудиторы не должны делать выводы, исходя из первого впечатления. Обязанность аудитора – убедиться в наличии объективных свидетельств соответствия или несоответствия. При возникновении сомнений аудитор должен определить направление дальнейшего изучения и контролировать выполнение работы в этом направлении.

Часто, отслеживая такое направление в работе, аудитор может выйти за рамки личной компетенции. В такой ситуации аудитор должен передать эту информацию аудитору, работающему в данной области (всегда через ведущего аудитора группы) с тем, чтобы вопрос был тщательно изучен.

Независимо от того, самостоятельно аудитор может изучить вопрос или ему приходится передавать вопрос на рассмотрение другому аудитору группы, он должен зарегистрировать ситуацию для дальнейшего наблюдения за возникшей проблемой. По своему усмотрению аудитор может самостоятельно проследить за ее решением или передать ответственность другому аудитору, предоставив ему достаточно информации. Следовательно, заметки должны иметь четкий, точный и всесторонний характер.

Полезно составлять отчеты о несоответствиях во всех возможных случаях. По просьбе ведущего аудитора группы или согласно требованиям процедур может возникнуть необходимость провести анализ всех несоответствий до составления отчетов. Этот момент подчеркивает важность ведения заметок в процессе работы аудитора.

Аудиторам нужно помнить, что для создания атмосферы взаимопонимания целей и преимуществ аудита, необходимо исключить «сюрпризы». Поэтому, независимо от момента составления отчета о несоответствии проверяемая сторона должна своевременно узнать об обнаруженных отклонениях, выразив согласие с выявленными фактами. В идеале, проверяемая сторона должна иметь возможность просмотреть составляемый отчет о несоответствиях.

Существует ряд причин, по которым рекомендуется составление отчетов в процессе работы. Это:

- Отсутствие «сюрпризов» при составлении итогового отчета.

- Проверяемая сторона может ознакомиться с отчетом. Это является прекрасной возможностью проверить, насколько хорошо составлен отчет. Если проверяемая сторона не сможет разобраться в отчете, то в нем не сможет разобраться никто.

- Подтверждение фактов проверяемой стороной, а в идеале получение подписи, заверяющей точность составленного отчета.

Дата добавления: 2015-11-14