Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшивают в папки и передают на хранение в текущий архив, где обеспечивается их сохранность и удобство хранения. Для быстро­го поиска необходимого документа формируется номенклатура дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют но­менклатуру дел бухгалтерии. Список дел оформляется следующим образом:

Индекс дела (номера папок)

Наименова­ние дела (заголовок)

Количество дел в папке

Срок хра­нения и номер папки по перечню

Примечания

Номер дела состоит из двух частей — присвоенного подраз­делению номера и номера по порядку в бухгалтерии. Графа «Ко­личество дел в папке» заполняется в конце года.

В примечаниях указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа: перечня типовых доку­ментов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (с ука­занием сроков хранения) либо перечня управленческих докумен­тов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

Дела из архива выдаются по письменному распоряжению глав­ного бухгалтера. Закон РФ «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. № 129-ФЗ (в ред. от 10.01.03 г.) устанавливает, что изъятие доку­ментов может производиться только органами дознания, предва­рительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспек­циями и налоговой полицией на основании их постановлений в со­ответствии с законодательством РФ.

Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в присутствии представителей орга­нов, производящих изъятие, главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия. Если изы­маются недооформленные тома документов (не подшитые, непро­нумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии предста­вителей органов, производящих изъятие, соответствующие долж­ностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Организации должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчет­ности в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам орга­низации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.

Дата добавления: 2015-07-12