Классификация документов

На предприятиях совершается большое количество разнообразных хозяйственных операций. Эти операции оформляются различными по форме и содержанию документами. Чтобы лучше изучить назначение документов и способы отражения в них хозяйственных операций, а также обеспечить правильное их применение, их следует группировать по определенным признакам. Такая группировка документов называется классификацией.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку составления, объему отраженных операций, способу отражения хозяйственных операций, способу использования, месту составления, количеству учетных записей.

На рисунке приведена схема классификации бухгалтерских документов.

По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат в себе распоряжение, приказ руководителя предприятия или других уполномоченных на то лиц о совершении определенных хозяйственных операций.

Распорядительные документы служат основанием для приема и выдачи материальных ценностей и денежных средств. К ним относятся: доверенность на получение товарно-материальных ценностей, денежный чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение и др.

Распорядительные документы сами по себе еще не подтверждают факт совершения хозяйственной операции, и поэтому не являются основанием для ее отражения в бухгалтерском учете.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Для материально-ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств. К таким документам относятся: авансовый отчет, расходный кассовый ордер, накладная на получение товара и др. На основании данных этих документов делают записи на бухгалтерских счетах.

Документы бухгалтерского оформления составляют работники бухгалтерии на основании данных распорядительных и оправдательных документов для облегчения и ускорения учетных записей. К этим документам относятся: бухгалтерские справки, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, расчеты амортизационных отчислений, листки-расшифровки и др.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. К ним относятся: расходный кассовый ордер, авансовый отчет, требования на отпуск материалов со склада и др.

Так, наличие подписи руководителя и главного бухгалтера делает расходный кассовый ордер распорядительным документом. Оправдательным этот документ является, так как в нем имеется подпись лица, получившего деньги, и подпись кассира, выдавшего их. После указания в нем корреспондирующих счетов он становится документом бухгалтерского оформления.

Применение комбинированных документов в учете уменьшает количество учетных записей, облегчает обработку документов, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.

По объему отражения операций (по порядку составления) документы делятся на первичные и сводные.

Первичные документы составляются на каждую отдельную хозяйственную операцию в момент ее совершения. К ним относятся все оправдательные и комбинированные документы. Например, приходные и расходные кассовые ордера, накладные, чек на получение денег из банка и др.

Сводные документы составляются на основании документов, которые содержат сведения о каждой хозяйственной операции. К сводным документам относятся авансовые отчеты, отчеты кассира, банковские выписки и др.

По способу отражения хозяйственных операций (по способу использования) документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы используются для оформления однократной хозяйственной операции. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, накладные внутрихозяйственного назначения, платежные поручения и др.

Накопительные документы систематически, на протяжении определенного периода времени, отражают однородные по своему содержанию и часто повторяющиеся операции.

Применение накопительных документов значительно уменьшает количество составляемых документов и упрощает их обработку. К таким документам относятся: лимитно-заборная ведомость, ведомость учета расхода кормов, ведомость учета движения молока и др.

По месту составления бухгалтерские документы делятся на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются на данном предприятии.

Внешние документы составляются на других предприятиях и поступают на данное предприятие. К ним относятся счета-фактуры и платежные требования поручения выписываемые поставщиками и др.

По количеству учетных позиций документы делятся на однопозиционные и многопозиционные.

Однопозиционные документы содержат одну учетную позицию. В них отражают хозяйственную операцию по приходу или расходу одного вида материалов.

Многопозиционные документы отражают поступление или расход нескольких видов материалов.

Дата добавления: 2015-07-12