Л'-У--', 2.4.9. Совещания ..'..oV .-'.

' Совещание должно быть тщательно подготовлено, т. к. этоодин из
наиболеераспространенных и дорогостоящих видов управленческой дея­
тельности..,-..- ■:■ ■•■..:■■■ ■■■■:■■:■ I,>...-'

,В, подготовку входит.следующее:. ..,..',:.....■,. _;. • ,-.■■.,....,.■,

1) определениецели совещания (что надо решить);, ■'

2) подготовка проекта решения (решение может быть принято и от­
личающимся от подготовленного проекта и даже противоположным ему,.
но самое вероятное решение надо предвидеть и сформулировать);

3) заблаговременное. приглашение участников (должны. быть только
те, кто располагает информацией и кто. должен выполнять решение); у
всех приглашенных должно быть время для подготовки к соэещанию;не
следует приглашать из принципа: "пусть посидит, ему это полезно", чис­
ленность участников рекомендуется не более 7-8 человек,' ' '_i\\ '.'.' _;

4) определение времени проведения (лучше часа за полтора—двадо
окончания рабочего дня, так как в этом случае больше вероятность, что'
будет соблюдаться регламент); '. ^:

■ 5) определение длительности (оптимальная —40-60 мин., если более,
то надо делать перерыв). ''-. " -. ^:- ■ ■

Руководитель, открывая совещание, кратко формулирует проблему, кото­рую надо решить» и порядок обсуждения. При этом не следует упоминать о возможных решенияхи тем более оглашать имеющийся проект решения.

■ 63-^:

Далее следует дать возможность высказаться всем присутствующим, каждому не более двух раз со строгим соблюдением регламента: первое выступление — основное, 5-7 мин., второе выступление — дополнитель­ное, 2-3 мин. В особых случаях можно увеличивать длительность выступ­лений, но не их количество, поскольку каждый участник должен уметь кратко и полно сформулировать свое мнение.

После выступления докладчика остальные участники задают вопросы. Обычно в этот момент нарушается регламент, и совещание превращается в беспорядочную говорильню. Поэтому руководитель должен требовать краткости вопросов и ответов (идеальный ответ: "да" или "нет") и пресе­кать попытки выступлений вместо вопросов, личные выпады, прерыва­ния выступлений, нарушения регламента.

Очередность выступлений в порядке обсуждения лучше начинать с младших по должности. Здесь надо учитывать три аспекта:

1) младшие по должности осознают, что они на совещании не явля­
ются статистами, что их пригласили, чтобы выслушать их мнение;

2) их мнение не будет предопределяться выступлениями вышестоя­
щих руководителей;

3) вышестоящие руководители смогут составить более полное впечат­
ление об их потенциале. Профессиональные качества нередко оценива­
ются по тому, как человек умеет сформулировать и подать свою мысль.

При выступлениях руководитель должен следить за их конструктив­ностью и записью всех вариантов решения в протокол.

3 заключительном слове руководитель формулирует решение, выбран­ное им из всех высказанных предложений, определяет сроки выполнения и ответственных.

Также следует определить порядок контроля.

Не следует прерывать ход совещания телефонными разговорами и
другими отвлечениями. ".

2.5. Деловое общение 2.5.1. Ведение беседы

Беседа с деловыми партнерами - неотъемлемый элемент управленче­ской деятельности.

Прежде всего необходимо понять цель своего собеседника. Цель мо­жет быть различной:

получить совет;

- прояснить позицию;

- выговориться и разрядиться.

В беседе следует демонстрировать свое внимание к собеседнику и ин­терес к теме (кивком, междометиями, повторениями его слов, содержа­тельными вопросами). Необходимо понять не только смысл слов собе­седника, но и его чувства, сопоставлять речевые и неречевые сигналы.

Устранить помехи в беседе: отойти в сторону, отключить телефон.

Не следует притворяться, что слушаешь, или вести беседу одновре­
менно с несколькими собеседниками. Если нет возможности перегово­
рить сейч&с, то лучше перенести беседу... ■

В процессе беседы стараться соблюдать следующие правила "НЕ":

- НЕ перебивать собеседника, дать высказаться;
НЕ делать поспешных выводов;

- НЕ торопиться с изложением своей позиции;

- НЕ задавать вопросов, требующих ответа типа "да" или "'нет";

- НЕ спорить и не критиковать;

- НЕ давать советов, если их не просят, а если просят, то уточнить, ка­
ких именно.¹ . \ ■.

2.5.2. Восприятие неречевых сигналов

Индивидуально-психологические качества и состояние партнера можно оценить, анализируя его позу и жесты.

Установлено, что в начале общения (примерно 12 с) формируется первое впечатление людей друг о друге путем восприятия и переработки так называемой невербальной (неречевой) информации: положение тела, выражение лица, одежда, тон и темп речи.²

. Определенное впечатление о человеке можно составить, если знать, какое полушарие мозга у него доминирует. Наблюдения показывают, что если человек при размышлении смотрит вправо, то он более склонен к точным наукам, возможна нервная неустойчивость. У такого.человека доминирует левое полушарие, и по классификации И.П. Павлова его можно отнести к мыслительному типу. Если в поисках ответа при раз-. мышлении человек смотрит влево, то он более общителен, музыкален, у него более живое воображение, он легче поддается внушению. У такого человека доминирует правое полушарие, и его сбольшей долей вероятно­сти можно отнести к художественному типу личности.

В лаборатории невербальной коммуникации Института психологии РАН разработана Методика, позволяющая диагностировать индивидуаль^-ные психологические качества человека и его состояние по голосу. ■

Опыт подсказывает, что если у улыбающегося человека не приподни­
маются брови, то его улыбка идет не от души. При удивлении или испуге
. мы мигаем. Если нашсобеседник на мгновение отвернул глаза, то нас,
скорее всего, ожидаетотказ.³ . -

¹ Атватер И. Я вас слушаю. М: Экономика, 1984. ■

² Что вы знаете и чего не знаете о себе и других. Составитель Степанов С. С.
М,, 19941 ■. ■

³ Гримак JLIJ, Резервы человеческой психики: Введение в теорию реак­
тивности. М.: Политиздат, 1989.

Мимика достаточно точно передает эмоциональное состояние челове­ка (рис. 10).¹

а) б) в) г) д)

Рис. 10. Мимическое выражение эмоциональных состояний человека:

а) зрительное внимание, всматривание; б) неискренняя улыбка;

в) приветливость, доброжелательность; г) злоба, ненависть;

д) сосредоточенность, задумчивость

Если человек, пришедший на собеседование по поводу трудоустрой­ства на работу, будет сидеть, скрестив руки на груди, при ответах будет касаться носа или века, избегать смотреть в.лицо хозяину кабинета, то шансов получить работу будет немного. Гораздо лучше в этой ситуаций держать руки так, чтобы были видны открытые ладони, держать корпус несколько наклоненным к хозяину кабинета, а голову слегка склонить набок. Не поднимать руки на уровень лица.² Не смотреть по сторонам, не опускать голову.

Каждый жест — как слово в языке. Анализ совокупности жестов позво­ляет создать целостную картину. Бессловесная обратная связь может преду­предить о том, что нужно изменить свое поведение, оставить собеседника в покое или сделать что-то другое, чтобы достичь нужного результата.

Каждое живое существо, и человек тоже, до определенного предела воспринимает пространство вокруг себя как свою личную территорию, или личную зону;

Выделяется четыре уровня таких невидимых "границ":

- от 15 до 46 см - интимная зона. На такое расстояние человек допус­
кает только самых близких людей: детей, родителей, супругов, самых
близких друзей;

- до 1,2 м — личная зона. Такое расстояние человек старается выдержи­
вать в кругу знакомых людей;

от 1,2 до 3,5 м — социальная зона. На таком расстоянии человек по возможности старается держаться от незнакомых людей. В зале ожи­дания, если есть свободные места, люди обычно садятся через одно-два места друг от друга;

¹ Иллюстрации взяты из книги: Павлов Г.М., Павлова В.Н. Пластическая анатомия.

² Пиз А. Язык телодвижений. Нижний Новгород: Аи Кью; 1992.

- более 3,5 м —. общественная зона, когда человек вступает в контакт с

большой группой людей на собраниях, учебных занятиях и т. п.

Из такого зонирования следует вывод, что если человек не хочет спровоцировать, казалось бы, немотивированную агрессивность в свой адрес, то не надо вторгаться в пределы интимной или личной зоны собе­седника. Это обстоятельство объясняет повышенную агрессивность в больших городах, где у людей меньше возможности сохранять Неприкос­новенность личной и интимной зон.

Довольноинформативноположениеголовычеловека:

- прямое положение головы говорит обычно о нейтральном отношении
к тому, что он видит или слышит,

- наклоненная набок голова - сигнал повышенного интереса, *

- наклон головы вниз говорит об отрицательном или даже осуждающем
отношении,

- откинутая назад голова позволяет самодовольному высокомерному
человеку смотреть на собеседника через полуприкрытые веки сверху
вниз. Усиливают это положение, если человек сидит, закинутые за
голову руки.¹

Красноречивыжестыладоней: ■., ■

- открытые ладони говорят об открытом доверительном отношении;

- повернутая вниз ладонь, в том числе и при рукопожатии, — стремле­
ние доминировать;.

'- выставленные большие пальцы означают чуйство превосходства, стремление доминировать. Указать на кого-то или что-то большим пальцем - выразить неуважение или насмешку.²

. Разнообразны жесты типа "рука у лица". Они могут маскироваться
притворным покашливанием. Эти жесты могут выдавать сказанную не­
правду (неосознанно прикрывая рот или касаясь носа или века), сигна­
лизировать об отчаянии (пощипывание переносицы) или размышлении
(поглаживание или почесывание подбородка). Крайняя степень сосредо­
точенности при принятии решения может выдаваться захватыванием но­
са в щепоть. Указательный палец, вытянутый вдоль щеки, говорит об
оценивающем настрое человека, а большой палец под подбородком — о
критическом настрое.. '

Сцепленные пальцы ~ сигнал разочарования, расстройства, подозре­ния, недоверия, напряженного состояния. Эти чувства выражены тем больше, чем выше расположены сцепленные пальцы рук. Локти, опира­ясь на стол, образуют пирамиду, а кисти рук прикрывают нижнюю часть лица - человеку не хочется раскрывать свои истинные чувства и мысли.³

¹ Пиз А. Язык телодвижений. Нижний Новгород: Аи Кью, 1992.

² Ниренберг Д., Калеро Г. Учитесь читать*человека, как книгу. ЭКО. 1987.
№ 2. С. 208-220.; Пиз А. Языктелодвижений.

³ Ниренберг Д., Калеро Г. Учитесь читать человека, как книгу; Пиз А. Язык
телодвижений.

Рука держится одна за другую: как и пальцы, находящиеся во рту, это жест потребности в поддержке, одобрении - своеобразное воспоминание о том безопасном состоянии, которое было у материнской груди или ко­гда родители водили нас за руку.

Если руки находятся сзади, то они могут либо удерживать одна дру­гую от агрессивного желания "пустить ее в ход", либо демонстрировать уверенность в себе, чувство превосходства и бесстрашия (если руки сво­бодно сложены в замок за спиной, корпус выпрямлен, голова высоко поднята). Руки на бедрах (или на коленях, если человек сидит) - жест готовности к активным наступательным действиям.

Нередко можно видеть, что люди в беседе неосознанно копируют жесщ друг друга. Один как бы говорит другому невербальным языком: "Я думаю так же, как и вы^и. Этим можно воспользоваться, чтобы создать непринужденную атмосферу взаимного доверия и взаимопонимания.¹

Жесты из групп "рука возле лица" и "руки относительно тела" можно сравнить со словами, из которых складываются фразы. Эти фразы гово­рят о самооценке людей и об отношении людей друг к другу.²

Вариантов таких своеобразных бессловесных фраз, обеспечивающих невербальные коммуникации людей, не так уж и много. Это обычно отношения доминирования — подчиненности, раскрытос^ти - защиты, доверия — агрессивности, искренности - подозрительности, напряжен­ности — уверенности в себе.

Стремление доминировать проявляется во многих элементах образа человека — это ижесты, и принимаемая поза, и манера обращения с дру­гими людьми или предметами, и даже цвет тех или иных деталей одежды. Напомним о характерных жестах, связанных с акцентированием больших пальцев — у лацкана пиджака, в карманах, за поясом или просто указа­ние на кого-то или что-то большим пальцем. Причем эта группа жестов говорит обычно не просто о стремлении доминировать, а об активности человека, его готовности перейти к наступательным действиям.

Доминирование может проявляться подчеркнуто свободным обраще­нием с другими людьми, выделением себя из окружающих. В одном из руководств по невербальным коммуникациям утверждается, что среди прочих факторов западные советологи для определений значимости того или иного партийного лидера анализировали и то, в каком порядке чле­ны Политбюро КПСС выходят на официальные мероприятия.

Если опуститься от сфер управления государством до уровня предпри­ятия или фирмы, то тоже ясно, что только шеф может позволить себе сидеть в присутствии других сотрудников, свободно развалившись в кресле или покачиваться на стуле, заложив руки за голову. Человек, осознанно или не­осознанно желающий продемонстрировать свою способность контролиро-

¹ Ниренберг Д., Калеро Г. Учитесь читать человека, как книгу; Пиз А. Язык
телодвижений.

Дата добавления: 2015-08-26