(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
Продление срока выполнения служебных писем, полученных из вышестоящих органов, допускается в исключительных случаях, когда выполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае ответственный исполнитель готовит проект письма за подписью автора резолюции в адрес руководителя вышестоящего органа с мотивированным обоснованием необходимости продления срока и указанием планируемой даты выполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты написания поручения. Сроки выполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Обо всех случаях изменения срока выполнения служебного письма ответственный исполнитель или секретарь, заведующая приемной главы администрации (губернатора) Краснодарского края, его заместителя информирует отдел по контролю.
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
7.6.7. Снятие документа с контроля осуществляется секретарем, заведующим приемной главы администрации (губернатора) Краснодарского края или его заместителя (автора первой резолюции) отметкой об исполнении в регистрационной карточке автоматизированной программы.
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
Документ считается выполненным и снимается с контроля после фактического выполнения резолюции, документированного подтверждения выполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
Ответственность за правильность снятия служебной корреспонденции с контроля и внесение об этом информации в автоматизированную программу возлагается на специалистов приемной главы администрации (губернатора) Краснодарского края, его заместителей, на которых возложена обязанность (согласно должностному регламенту) контролировать своевременность выполнения служебных документов.
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
7.6.8. Отдел по контролю еженедельно анализирует соблюдение срока выполнения служебных писем и представляет информацию начальнику Управления делопроизводства администрации Краснодарского края и заместителю главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющему делами; ежемесячно выборочно в отдельных приемных администрации Краснодарского края осуществляет контроль реальности обозначенных в регистрационных карточках сроков выполнения служебной корреспонденции.
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
7.6.9. Согласно плану работы, утвержденному заместителем главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющим делами, отдел по контролю ежемесячно осуществляет проверку срока выполнения служебной корреспонденции выборочно в структурных подразделениях администрации, органах исполнительной власти Краснодарского края.
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
7.7. Организация работы с правовыми актами
Президента Российской Федерации, Федерального Собрания
Российской Федерации и Правительства Российской Федерации,
поступающими в администрацию Краснодарского края,
контроль за их выполнением
7.7.1. Органы исполнительной власти Краснодарского края и структурные подразделения администрации Краснодарского края осуществляют мониторинг принимаемых и издаваемых федеральных нормативных правовых актов по вопросам, отнесенным к их компетенции, в целях оперативного их выполнения и учета в своей работе.
Правовые акты Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации поступают в администрацию Краснодарского края как на бумажном носителе, так и в машиночитаемом (электронном) виде в составе сборников "Собрание законодательства Российской Федерации", размещенных в информационно-правовой системе Федеральной службы охраны Российской Федерации "Официальные и периодические издания правовой информации" (далее - сборники "Собрание законодательства Российской Федерации").
Правовые акты Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, поступающие в администрацию Краснодарского края на бумажном носителе, регистрируются отделом служебной переписки Управления делопроизводства администрации Краснодарского края в специальном журнале регистрации.
Правовое управление администрации Краснодарского края (далее - "правовое управление") осуществляет правовой анализ правовых актов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, входящих в сборники "Собрание законодательства Российской Федерации", не поступивших в администрацию Краснодарского края на бумажном носителе, в течение пяти рабочих дней с даты передачи указанных сборников администрации Краснодарского края. В случае выявления правовых актов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, устанавливающих обязанность исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации принять соответствующие нормативные правовые акты, правовое управление распечатывает копии соответствующих правовых актов на бумажном носителе и передает в отдел служебной переписки Управления делопроизводства администрации Краснодарского края для регистрации в порядке, предусмотренном абзацем третьим настоящего пункта.
После регистрации правовые акты, указанные в абзацах третьем и четвертом настоящего пункта (далее - федеральные документы), передаются в правовое управление.
(п. 7.7.1 в ред. Постановления главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 07.04.2010 N 240)
7.7.2. Правовое управление осуществляет учет федеральных документов в журнале входящих федеральных правовых актов.
В указанный журнал вносятся следующие сведения: порядковый номер поступившего федерального документа, вид федерального документа (Федеральный Конституционный закон, Федеральный закон, Указ Президента Российской Федерации, Распоряжение Президента Российской Федерации, Постановление Правительства Российской Федерации, Распоряжение Правительства Российской Федерации), номер, дата, наименование федерального документа, входящий номер администрации Краснодарского края.
Данные о федеральных документах вносятся также правовым управлением в автоматизированную программу "Юрист".
7.7.3. Правовым управлением осуществляется анализ федеральных документов и подготовка проекта резолюции к документу главы администрации (губернатора) Краснодарского края или первого заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края (либо лица, исполняющего соответствующие обязанности в период отсутствия главы администрации (губернатора) Краснодарского края и первого заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края). При этом определяются органы исполнительной власти Краснодарского края, структурные подразделения администрации Краснодарского края, которые должны принять к сведению и (или) руководству федеральные правовые акты. В проекте резолюции указываются заместители главы администрации (губернатора) Краснодарского края, руководители органов исполнительной власти Краснодарского края и структурных подразделений администрации Краснодарского края либо только соответствующие заместители главы администрации (губернатора) Краснодарского края.
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
После подготовки проекта резолюции Правовое управление оформляет сопроводительный лист и карточку учета движения федерального документа к каждому федеральному документу (приложения NN 32 - 34) и передает федеральные документы на рассмотрение главе администрации (губернатору) Краснодарского края или первому заместителю главы администрации (губернатора) Краснодарского края (лицу, исполняющему соответствующие обязанности в период отсутствия главы администрации (губернатора) Краснодарского края и первого заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края).
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
После утверждения резолюции к федеральным документам уполномоченным лицом правовое управление вносит резолюцию в журнал учета входящих федеральных правовых актов и в автоматизированную программу "Юрист".
7.7.4. В органах исполнительной власти Краснодарского края и структурных подразделениях администрации Краснодарского края определяются лица, ответственные за своевременное получение, доведение федерального документа с резолюцией главы администрации (губернатора) Краснодарского края или первого заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края (лица, исполняющего соответствующие обязанности в период отсутствия главы администрации (губернатора) Краснодарского края и первого заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края) до сведения заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, руководителя соответствующего органа исполнительной власти Краснодарского края или структурного подразделения администрации Краснодарского края, а также за возврат федеральных документов (далее - ответственные лица). ФИО, должность, номер рабочего телефона ответственного лица письменно доводятся до сведения правового управления соответствующим органом исполнительной власти Краснодарского края, структурным подразделением администрации Краснодарского края.
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
7.7.5. Правовое управление устно доводит информацию до ответственных лиц о наличии в правовом управлении федеральных документов, предназначенных для сведения и (или) руководства соответствующим заместителям главы администрации (губернатора) Краснодарского края, органам исполнительной власти Краснодарского края, структурным подразделениям администрации Краснодарского края.
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
Ответственные лица получают в Правовом управлении федеральные документы, расписываясь при этом на обратной стороне сопроводительного листа и в карточке учета движения федерального документа. После ознакомления с федеральным документом лиц, указанных в резолюции, о чем производится расписка данных лиц на лицевой стороне сопроводительного листа, к федеральному документу, федеральный документ возвращается в Правовое управление. В случае временного (более трех дней) отсутствия первого заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющего делами, указанных в резолюции, данные лица не расписываются на лицевой стороне сопроводительного листа к федеральному документу, однако ответственные лица делают выписки либо снимают копии федерального документа, за исключением случаев, когда федеральный документ не подлежит копированию, в соответствии с действующим законодательством с целью ознакомления указанных лиц с его содержанием, о чем делают отметку "сделана выписка или изготовлена копия для ознакомления" на обратной стороне сопроводительного листа к федеральному документу, рядом со своей подписью. Дата возврата федерального документа фиксируется в карточке учета движения федерального документа и удостоверяется подписью ответственного лица. Ознакомление с федеральным документом и возврат федерального документа в Правовое управление осуществляются в возможно короткие сроки, не превышающие двух рабочих дней.
(в ред. Постановления главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 19.07.2010 N 575)
В порядке исключения не подлежат возврату в правовое управление указы Президента Российской Федерации о награждении государственными наградами, а также федеральные документы, содержащие графическое описание наград и наградных документов (например, удостоверений к наградам), которые остаются для работы и хранения в отделе наград Управления кадровой политики департамента по взаимодействию с правоохранительными органами и кадровой политике администрации Краснодарского края.
7.7.6. При работе с федеральными документами запрещается производить пометки, а также оформлять резолюции об исполнении федерального документа на самом документе. Снятие копий с федеральных документов разрешается, за исключением случаев, когда федеральный документ не подлежит копированию в соответствии с законодательством Российской Федерации. В таких случаях работниками правового управления делается соответствующая отметка на сопроводительном листе к федеральному документу. Копии федеральных документов учитываются в номенклатуре дел и хранятся в соответствии с установленными требованиями.
7.7.7. Правовое управление осуществляет формирование томов федеральных документов по их видам, располагая документы в хронологическом порядке по дате принятия, обеспечивает типографский переплет данных томов и хранение федеральных документов. Сопроводительный лист к федеральному документу подшивается вместе с федеральным документом. Передача в архив томов федеральных документов осуществляется правовым управлением совместно с Управлением делопроизводства администрации Краснодарского края. Карточки учета движения федерального документа подлежат хранению в правовом управлении в течение двух лет. Отсчет указанного срока осуществляется с 1 января года, следующего за годом принятия соответствующего федерального документа.
7.7.8. Федеральные документы выполняются органами исполнительной власти Краснодарского края, структурными подразделениями администрации Краснодарского края в соответствии с их полномочиями. Организация выполнения осуществляется должностными лицами, указанными в резолюции к федеральному документу.
Контроль за выполнением федеральных документов осуществляют заместители главы администрации (губернатора) Краснодарского края, указанные в резолюции к федеральному документу, по курируемым направлениям.
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
Если федеральный документ устанавливает обязанность исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации принять соответствующие нормативные правовые акты, контроль за выполнением федерального документа в данной части осуществляет наряду с заместителями главы администрации (губернатора) Краснодарского края правовое управление администрации Краснодарского края. В этом случае в сопроводительном листе к федеральному документу делается отметка "Дополнительно подлежит контролю в правовом управлении администрации Краснодарского края".
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
В случае если рядом с фамилией заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края в резолюции к федеральному документу указано "СОЗЫВ", общий контроль за исполнением федерального документа возлагается на данного заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края. При этом остальные заместители главы администрации (губернатора) Краснодарского края, указанные в резолюции к федеральному документу, контролируют исполнение федерального документа по курируемым направлениям.
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
Если резолюцией к федеральному документу созыв не возлагается на заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, контроль за выполнением федерального документа осуществляется всеми заместителями главы администрации (губернатора) Краснодарского края, указанными в резолюции к федеральному документу.
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
7.7.9. В случае если федеральный документ содержит поручения (рекомендации) органам государственной власти субъектов Российской Федерации, нормы о наделении полномочиями (перераспределении полномочий) органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормы о необходимости принятия правовых актов субъектов Российской Федерации, иные положения, требующие принятия конкретных мер по выполнению федерального документа, соответствующие органы исполнительной власти Краснодарского края и (или) структурные подразделения администрации Краснодарского края в ходе выполнения федерального документа и по результатам его выполнения направляют информацию о выполнении федерального документа курирующему заместителю главы администрации (губернатора) Краснодарского края, контролирующему выполнение федерального документа.
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
Представленные материалы о выполнении федерального документа анализируются помощниками заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, после чего информация о выполнении федерального документа (далее - информация) за подписью соответствующего заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края направляется главе администрации (губернатору) Краснодарского края или первому заместителю главы администрации (губернатора) Краснодарского края.
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
Если резолюцией возложен созыв на одного из заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края, информация представляется заместителями главы администрации (губернатора) Краснодарского края, указанными в резолюции к федеральному документу, на его имя. Анализ представленных материалов, формирование сводной информации осуществляется помощниками заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, осуществляющего созыв. Затем информация о выполнении федерального документа за подписью указанного заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края направляется главе администрации (губернатору) Краснодарского края или первому заместителю главы администрации (губернатора) Краснодарского края.
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
7.7.10. Информация представляется главе администрации (губернатору) Краснодарского края или первому заместителю главы администрации (губернатора) Краснодарского края в течение тридцати календарных дней с даты подписания резолюции к федеральному документу. Если срок выполнения федерального документа установлен в самом документе, информация представляется в указанный срок, но не более чем в тридцать календарных дней с даты подписания резолюции. Кроме того, срок представления информации может быть установлен в резолюции к федеральному документу.
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
В случае, если федеральный документ не выполнен в течение указанного срока либо выполнен не полностью, в информации указываются меры, принятые в целях выполнения федерального документа, причины невыполнения (неполного выполнения), план дальнейших действий по выполнению федерального документа.
В случае если выполнение федерального документа по объективным причинам не может быть осуществлено в течение установленного срока (например, реализация федерального документа носит длительный, поэтапный характер), информация представляется главе администрации (губернатору) Краснодарского края или заместителю главы администрации (губернатора) Краснодарского края ежемесячно. При этом глава администрации (губернатор) Краснодарского края или первый заместитель главы администрации (губернатора) Краснодарского края вправе установить иной срок представления информации либо принять решение об отсутствии необходимости систематического представления информации (например, в случае применения федерального документа в текущей деятельности органа исполнительной власти Краснодарского края или структурного подразделения администрации Краснодарского края).
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
7.7.11. По результатам рассмотрения информации глава администрации (губернатор) Краснодарского края (в отношении федеральных документов, резолюция к которым подписана главой администрации (губернатором) Краснодарского края) или первый заместитель главы администрации (губернатора) Краснодарского края (в отношении федеральных документов, резолюция к которым подписана первым заместителем главы администрации (губернатора) Краснодарского края или лицом, осуществлявшим соответствующие полномочия в период отсутствия главы администрации (губернатора) Краснодарского края и первого заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края) выносит решение о необходимости дальнейшего представления информации, ее периодичности. В этом решении могут также оцениваться качество выполнения федерального документа и указываться меры, необходимые для его выполнения.
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
Анализ информации и подготовка проекта решения осуществляются помощниками главы администрации (губернатора) Краснодарского края или первого заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края.
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
7.7.12. В случаях когда правовое управление администрации Краснодарского края осуществляет контроль за выполнением федеральных документов наряду с заместителями главы администрации (губернатора) Краснодарского края, информация о ходе разработки и принятия нормативных правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского края направляется органами исполнительной власти Краснодарского края и структурными подразделениями администрации Краснодарского края как заместителям главы администрации (губернатора) Краснодарского края, указанным в резолюции к федеральному документу, так и в правовое управление. Сроки представления информации в правовое управление аналогичны срокам, установленным выше.
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
Правовое управление осуществляет правовой анализ поступившей информации, по результатам которого может быть подготовлено соответствующее письмо на имя заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, контролирующего выполнение федерального документа, либо на имя первого заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края или главы администрации (губернатора) Краснодарского края.
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
В ходе работы по выполнению и контролю за выполнением федеральных документов правовое управление оказывает консультационную помощь в рамках установленной компетенции соответствующим органам исполнительной власти Краснодарского края, структурным подразделениям администрации Краснодарского края, а также непосредственно лицам, ответственным за получение федеральных документов, ознакомление с ними и возврат, помощникам главы администрации (губернатора) Краснодарского края, первого заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края.
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
8. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
8.1. Общие положения
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве администрации, органах исполнительной власти Краснодарского края и их передачу в государственное учреждение Краснодарского края "Государственный архив Краснодарского края" (далее - "ГУКК "Крайгосархив") в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Управления по делам архивов Краснодарского края и других органов исполнительной власти Краснодарского края.
Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
Положения настоящего раздела применяются для организации ведения делопроизводства в органах исполнительной власти Краснодарского края.
8.2. Составление номенклатуры дел
8.2.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.2.2. Сводная номенклатура дел администрации Краснодарского края разрабатывается Управлением делопроизводства администрации Краснодарского края на основании номенклатур дел структурных подразделений администрации Краснодарского края, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) администрации края и с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Управления по делам архивов Краснодарского края и утверждается заместителем главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющим делами. Образец формы номенклатуры дел приведен в приложении N 35 к настоящей Инструкции.
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
Номенклатура дел структурного подразделения администрации Краснодарского края составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в Управление делопроизводства администрации Краснодарского края.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения.
8.2.3. Сводная номенклатура дел администрации Краснодарского края в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается заместителем главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющим делами и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения администрации Краснодарского края получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
(в ред. Постановления главы администрации Краснодарского края от 24.04.2008 N 330)
8.2.4. Сводная номенклатура дел администрации Краснодарского края печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры дел Управления делопроизводства администрации Краснодарского края. Второй экземпляр используется в качестве рабочего, третий передается в ГУКК "Крайгосархив".
8.2.5. Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПК Управления по делам архивов Краснодарского края не реже чем один раз в 5 лет. В случае изменения функций и структуры администрации Краснодарского края, ее структурных подразделений номенклатура дел подлежит пересмотру, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.
8.2.6. Названиями разделов сводной номенклатуры дел администрации Краснодарского края являются названия ее структурных подразделений. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации Краснодарского края.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации Краснодарского края, в том числе заголовки дел с грифом "Для служебного пользования".
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Если в течение года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные номенклатурой документы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. Каждый раздел номенклатуры дел печатается с нового листа.
8.2.7. В первой графе номенклатуры дел проставляются индексы каждого включенного в нее дела. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения администрации, утвержденного приказом администрации Краснодарского края; порядкового номера отдела внутри структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы обозначаются парой арабских цифр. Например: "14.02-05", где 14 - индекс структурного подразделения, 02 - порядковый номер (индекс) отдела внутри структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела. Образец оформления номенклатуры дел с присвоением индексов приведен в приложении N 36 к настоящей Инструкции.
8.2.8. Во вторую графу номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
8.2.9. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
Дата добавления: 2015-09-30; просмотров: 17 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая лекция | | | следующая лекция ==> |