┌────────────────────────────┐ │ ┌──────────────────────────┐
│ Увязка по времени │ │ │ Освобождение работника от│
│ выполнения различных ├─┼─┤ выполнения работ, не │
│ видов работ │ │ │связанных с его должностью│
└────────────────────────────┘ │ └──────────────────────────┘
┌─────────┴─────────┐
│ Рост квалификации │
│ работника │
└───────────────────┘
Рис. 8.2.2. Цели рационального разделения
и кооперации труда в местной администрации
Основные признаки, по которым осуществляется разделение труда:
- состав и содержание функций управления;
- технологическая однородность работ;
- сложность выполняемых работ и квалификационные характеристики исполнителей.
В соответствии с этими признаками различают функциональное, технологическое и квалификационное разделение труда.
Функциональное разделение труда - это разграничение и обособление деятельности групп работников по функциям управления и относительно самостоятельным сферам деятельности.
Технологическое разделение труда - это разделение труда по видам работ и операций, закрепление их за определенными группами работников и отдельными исполнителями, что обеспечивает специализацию работников, их ориентацию на выполнение однородных или сопряженных видов работ и операций. В общем виде технологическое разделение труда воплощается в разделении управленческого персонала на руководителей, специалистов и технических исполнителей, однако степень дифференциации зависит от многообразия закрепленных за работником технологически разнородных работ и решаемых задач. Можно выделить три формы технологического разделения труда, причем каждой категории управленческого персонала соответствует одна из них.
Целевая форма предполагает закрепление за работником широкого круга задач и разнообразных видов работ, связанных с достижением определенной цели. Она характерна для руководителей.
Предметная форма предполагает закрепление за работником одной или нескольких однородных, связанных между собой задач. Эта форма наиболее характерна для специалистов, но может использоваться и для технических исполнителей (например, специалист по социальной защите, специалист по работе с населением, специалист по охране прав детей и т.п.).
Операционная форма предполагает наибольшую степень дифференциации труда, когда за работником закрепляются однородные операции (машинопись, учетные операции, переработка информации с помощью ЭВМ и т.п.). Она используется в основном для технических исполнителей (например, для машинистки).
Технологическое разделение труда, разграничивая деятельность работников администрации по признаку однородности выполняемых работ, позволяет выделить типичные работы, для которых целесообразно разработать процедуры выполнения, а также стереотипные и формализуемые операции, которые могут выполняться с помощью технических средств.
Квалификационное разделение труда означает распределение обязанностей между работниками различных квалификаций с учетом сложности поручаемых им работ и занимаемой должности. Оно осуществляется внутри профессиональных групп специалистов и технических исполнителей в рамках структурных подразделений администрации. Квалификационное разделение труда обусловливает необходимость кооперации труда между отдельными муниципальными служащими внутри структурного подразделения, занимающими различные должности и имеющими различную квалификацию.
Планирование индивидуальной работы муниципального служащего
Планирование индивидуальной трудовой деятельности муниципального служащего является важным элементом организации труда в местной администрации. Оно осуществляется в определенной последовательности и включает следующие элементы:
- анализ личного бюджета времени;
- оценку планируемого объема работ (деятельности);
- сопоставление затрат времени на планируемые работы с личным бюджетом времени;
- формирование личного перспективного плана;
- разработку проекта рабочей недели и плана рабочего дня.
Большое значение для планирования личной работы имеет обоснованный выбор формы записи текущих дел. Это могут быть: календарь для записи личных дел, календарь-еженедельник, записная книжка, разграфленный определенным образом лист ватмана, картотека и т.п. Классификация затрат и рабочего времени управленческого персонала местной администрации представлена на рис. 8.2.3.
┌──────────────────────────────────────────────┐
│ РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ │
└───────────────────────┬──────────────────────┘
┌──────────────┐ │ ┌─────────────────┐
│ Время работы ├──────────────┴─────────────────┤ Время перерывов │
└────┬─────────┘ └─────────┬───────┘
│ По соответствию должностным обязанностям │
┌─┴────────┬──────────────────────┐ ┌───────┴─┐
┌───────┴────┐┌────┴────┐┌────────────────┴──────┐┌────┴─────┐┌──┴────────┐
│ Время ││Время не-││Время выполнения работ,││Регламен- ││Нерегламен-│
│ выполнения ││произво- ││ не предусмотренных ││тированные││тированные │
│ должностных││дительной││ должностными ││ перерывы ││ перерывы │
│обязанностей││ работы ││ обязанностями │└────┬─────┘└────┬──────┘
└───────┬────┘└─────────┘└───────────────────────┘ ┌┴───┐ ┌┴────┐
│ По содержанию труда │ │ │ │
└─┬────────┬──────────────────────┐ ┌───┴───┐│ ┌────┴────┐│
┌─────────┴──────┐┌┴─────────────┐┌───────┴──────┐│ Время ││ │Зависящие││
│Подготовительно-││Время основной││ Время ││ отдыха││ │от работ-││
│ заключительное ││работы (опера-││ обслуживания ││ ││ │ ника ││
│ время ││тивное время) ││рабочего места│└───────┘│ └─────────┘│
└────────────────┘└┬─────────────┘└──────────────┘ │ │
│ По характеру деятельности │ │
┌──────────────┴┬───────────┬──────────┐ ┌──────────┴┐┌──────────┴┐
┌───┴─────────┐┌────┴─────┐┌────┴─────┐┌───┴──┐ │ Время на ││ Не завися-│
│ Время орга- ││ Время ││ Время ││Время │ │ личные ││ щие от │
│ низационно- ││творческой││формально-││техни-│ │ надобности││ работника │
│ администра- ││ работы ││логической││ческой│ └───────────┘└───────────┘
│тивной работы││ ││ работы ││работы│
└─────────────┘└─┬────────┘└──────────┘└──────┘
│ По уровню механизации
┌────────────┴─┬───────────────────┐
┌───┴────────┐┌────┴─────────────┐┌────┴──────────┐
│Время выпол-││ Время выполнения ││ Время выпол- │
│нения ручных││ работ с привлече-││нения работ на │
│ работ ││ нием оргтехники ││ компьютере │
└────────────┘└──────────────────┘└───────────────┘
Рис. 8.2.3. Классификация затрат рабочего времени
управленческого персонала местной администрации
Планирование личного бюджета времени по существу сводится к составлению проекта процессов на предстоящий период. Это необходимо для того, чтобы работник четко представлял себе, что ему необходимо выполнить в первую очередь, какие менее важные дела можно отложить или перепоручить другим исполнителям, а каких нагрузок можно избежать вовсе.
При индивидуальном планировании работы муниципального служащего целесообразно придерживаться ряда проверенных практикой принципов.
1. План целесообразно составлять только на определенную долю рабочего времени, согласно рекомендациям специалистов - примерно на 60%. Из оставшихся 40% около 20% времени приходится на непредвиденную активность (резерв времени и непланируемые действия), а еще 20% остается на спонтанную активность и творчество. В зависимости от вида и рода занятий возможны отклонения в запланированных объемах времени.
2. Необходимо систематически анализировать виды деятельности и расходы времени, для чего следует фиксировать и перепроверять, как оно используется. Это позволяет постоянно контролировать собственный бюджет времени и накапливать опыт определения затрат времени на различные виды трудовой деятельности, корректировать распределение рабочего времени.
3. Задачи, которые предстоит решить в плановом периоде, следует свести воедино, составить последовательный план действий, предварительно разделив все задачи на долго-, средне- и краткосрочные и установив приоритетность выполнения.
Составляя план работы, целесообразно руководствоваться следующими правилами:
- в план надо включать только такой объем работ, который реально может быть выполнен;
- план должен быть гибким, приспособленным к меняющимся условиям, поскольку важно достижение поставленных целей, а не просто соблюдение позиций плана;
- необходимо стремиться к восполнению потерь рабочего времени;
- временной план целесообразно составлять в привычной для исполнителя письменной форме, а невыполненные задачи, которые по достижении контрольного срока не утратили своего значения, следует переносить на следующий период;
- в планах следует указывать ожидаемые результаты или конечные цели, что позволяет направить усилия на их достижение;
- важно ставить конкретные сроки исполнения для всех видов работ, что позволяет повысить самодисциплину и самоорганизованность;
- надо не планировать "спешных" дел, поскольку далеко не всегда неотложное дело является самым важным и срочным, однако именно "спешные" дела занимают большую часть времени;
- следует определить в плане, какую работу нужно выполнить лично, а какую можно перепоручить (делегировать);
- при планировании необходимо учитывать время, которое тратится на поездки и ожидания;
- в плане следует резервировать часть времени на творческую работу и повышение квалификации;
- при планировании в некоторых случаях необходимо рассматривать альтернативные варианты;
- в плане нужно предусматривать разнообразие деятельности, чередование долго- и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве;
- желательно согласовывать личный план с планами коллег и ожидаемых посетителей.
Большую помощь при планировании и организации личного рабочего времени муниципальным служащим как работникам умственного труда оказывают компьютер и другие технические средства, позволяющие облегчить труд и сделать его более продуктивным. Особенно актуальными для муниципальных служащих становятся рационализация документооборота, разработка оптимальных процедур принятия управленческих решений, комфортные условия труда и организация автоматизированных рабочих мест.
Стиль работы администрации и роль ее лидера
Система планирования, организация и стиль работы муниципальной администрации в значительной степени зависят от личности руководителя. В отличие от представительного органа, где все решения принимаются коллегиально, а руководитель исполняет лишь функции ведущего (спикера), администрация как исполнительный орган организуется на принципе единоначалия. В зависимости от прежней профессии, квалификации и личных качеств главы администрации может изменяться и сама ее структура, например количество заместителей и распределение обязанностей между ними.
В теории менеджмента известно несколько стилей работы руководителя, оказывающих влияние на деятельность организации и поведение подчиненных. На крайних позициях находятся лидер авторитарного типа, берущий на себя решение всех больших и малых проблем, и либеральный лидер-стратег, оставляющий за собой лишь общее руководство и возлагающий решение всех текущих задач на членов подобранной им команды. В реальной жизни всегда наблюдается сочетание того и другого.
Самим характером муниципальной деятельности востребован руководитель с демократическим стилем управления, умеющий организовывать коллегиальную работу, выслушивать различные точки зрения, постоянно сверять принятые решения с ходом их реализации, не бояться вносить в них необходимые коррективы.
Вопросы для самоконтроля
1. Какое значение для работы местной администрации имеют организация и планирование ее деятельности?
2. Какие вопросы деятельности администрации определяются ее регламентом?
3. Для чего необходимы положения о структурных подразделениях администрации и должностные инструкции для работников?
4. Каков порядок планирования работы администрации?
5. Каковы основные цели разделения и кооперации труда в администрации?
6. По каким признакам осуществляется классификация видов управленческого труда?
7. Как должно осуществляться планирование индивидуальной работы муниципального служащего?
8.3. Кадровое обеспечение муниципального управления
Роль и значение кадрового обеспечения
муниципального управления
Кадры муниципального управления - это совокупность работников, профессионально выполняющих функции муниципального управления или способствующих их осуществлению, а также обеспечивающих управление муниципальным хозяйством.
Квалификация кадров, понимание работниками своих задач и отношение к делу являются решающими факторами эффективности муниципального управления. В органах местного самоуправления работают много специалистов высокой квалификации, с большим опытом в своих сферах, но воспитанных в старых традициях административно-командной системы. Они не воспринимают собственную деятельность как специфическую муниципальную управленческую деятельность и используют в своей работе подходы, характерные для управления хозяйственными структурами (ориентированными на максимизацию дохода или прибыли) или структурами государственного управления. Причины такого положения дел - это прежде всего недолгая история муниципального управления в России и несовершенная система подготовки, переподготовки и повышения квалификации муниципальных кадров.
Основной костяк кадров муниципального управления составляют муниципальные служащие. Вопросы правового обеспечения муниципальной службы изложены в главе 1, вопросы организации труда в местной администрации и планирования работы муниципальных служащих - в разделе 8.2. Здесь рассматриваются требования, предъявляемые к муниципальным кадрам, и вопросы обеспечения органов местного самоуправления кадрами, отвечающими этим требованиям.
Кадры муниципального управления входят в более широкую категорию "кадры управления", профессиональная деятельность которых полностью или преимущественно связана с выполнением функций по управлению социально-экономическими процессами. По существующей классификации кадры управления подразделяются на три группы в соответствии с участием в подготовке, принятии и реализации управленческих решений:
- руководители;
- специалисты;
- вспомогательно-технический и обслуживающий персонал.
Конкретный состав кадров администрации муниципального образования определяется ее штатным расписанием.
С учетом занимаемой должности предметом деятельности муниципального менеджера может быть выполнение собственно управленческих (руководящих), исполнительских и контрольных функций в различных соотношениях.
Требования к муниципальным кадрам
Требования к уровню знаний, умений и навыков муниципальных служащих зависят от занимаемой должности и выполняемых функций.
Муниципальные должности в соответствии с реестром должностей подразделяются на высшие, главные, ведущие, старшие и младшие (см. главу 1). По выполняемым функциям муниципальные служащие могут быть отнесены к низовому, среднему и высшему звену управления (табл. 8.3.1).
Таблица 8.3.1
Функции различных групп муниципальных служащих
Группы | Низовое | Среднее звено | Высшее звено |
Должности | Специалисты | Руководители | Главы администраций, |
Основной | Оперативное | Тактическое | Стратегическое |
Функции | Выполнение | Трансформация реше- | Управление |
С учетом выполняемых функций к муниципальным служащим предъявляются следующие требования.
Низовое звено - знание конкретной сферы деятельности специалиста, методов подготовки и принятия управленческих решений, способов мотивации труда, психологии, умение ослаблять напряжение, в том числе вызванное решениями руководства.
Среднее звено - знание научных методов управления, общего менеджмента, специальных экономических и управленческих наук, владение практическими инструментами и методиками, знание социально-психологических методов управления, аналитические навыки.
Высшее звено - умение предвидеть и оценить ситуацию, а также перспективность того или иного дела, гибкость и адаптивность к изменениям внешней среды, обладание качествами лидера, новаторское мышление, владение инструментами стратегического и инновационного менеджмента, знания по общим, экономическим, специальным и конкретным муниципальным наукам, навыки консультирования, социально-психологические и другие навыки.
Можно сказать, что чем выше занимаемая должность, тем более значительную роль в деятельности муниципального менеджера играют управленческие и экономические знания и тем меньше значение технических знаний и навыков.
Специфика и содержание управленческого труда в системе муниципального управления определяют требования не только к соответствующим профессиональным знаниям, навыкам и интеллектуальным способностям, но и к личностным качествам муниципального служащего.
К числу ключевых интеллектуальных способностей муниципального служащего относятся:
- способность быстро и легко усваивать информацию;
- способность наблюдать, суммировать, отбирать и оценивать факты;
- способность не только к анализу, но и к синтезу, обобщениям;
- творческие способности.
Хотя перечисленные способности оказываются в разной мере востребованными у различных категорий муниципальных служащих, их наличие желательно для всех занятых в сфере муниципального управления.
Среди личностных качеств, необходимых муниципальным служащим, можно выделить следующие.
1. Способность понимать людей и работать с ними:
- уважение к мнению других людей;
- способность предвосхищать и оценивать человеческую реакцию;
- легкость в налаживании человеческих контактов;
- способность выслушивать собеседника, завоевывать доверие и уважение;
- умение вести устное и письменное общение;
- способность убедить и создать мотивы для действия.
2. Интеллектуальная и эмоциональная зрелость:
- независимость в выводах;
- способность противостоять давлению извне;
- самоконтроль во всех ситуациях;
- гибкость и адаптируемость к меняющимся условиям;
- честность;
- способность осознавать границы собственной компетенции;
- способность признавать ошибки и извлекать уроки из неудач.
Современные требования к муниципальному менеджеру основываются на понимании ряда важнейших отправных положений (рис. 8.3.1).
┌───────────────────────────────┐ ┌────────────────────────┐
│Сознавать, что муниципалитет - │ │ Сознавать, что │
│это не производство и основной │ │муниципальное управление│
│целью муниципального управления│ │ должно решать текущие │
│является не извлечение прибыли │ │ и перспективные задачи;│
│или увеличение доходов бюджета,│ │ при решении текущих │
│а удовлетворение потребностей │ │ задач видеть их связь │
│ населения │ │ с перспективой │
└───────────────┬───────────────┘ └────────┬───────────────┘
└──────────────────┐ ┌───────────┘
┌───────────────────────────────┐ │ │ ┌────────────────────────┐
│ Знать, что муниципальное │┌─┴─────────┴─┐│ Уметь отделять функции │
Дата добавления: 2015-11-04; просмотров: 21 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая лекция | | | следующая лекция ==> |