- описание организационных процедур и функциональных связей всего пространства взаимодействия различных структур управления, основных рабочих мест и подготовка должностных инструкций;
- переподготовка и повышение квалификации работников администрации;
- подготовка резерва кадров для муниципального управления.
Вопросы для самоконтроля
1. Какие факторы влияют на формирование организационной структуры местной администрации?
2. Как осуществляется распределение задач и функций между структурными подразделениями местной администрации?
3. Какие типы организационных структур управления используются в муниципальном управлении?
4. Каковы основные принципы построения организационной структуры администрации?
5. Какие стадии включает в себя процесс формирования организационной структуры администрации?
6. Каковы основные виды структурных подразделений местной администрации?
7. Каковы основные направления совершенствования организационных структур местных администраций?
8.2. Организация и планирование работы
местной администрации
Роль и значение организации и планирования работы
местной администрации
Формирование рациональной организационной структуры органов местного самоуправления является необходимым, но недостаточным условием их эффективной работы. Не меньшее значение имеет организация деятельности муниципальной власти, воплощенная в планах, регламентах, инструкциях, организационных процедурах. Любая модель структуры управления должна быть подкреплена системой функциональных связей между структурными звеньями.
Изучение практики муниципального управления позволяет сделать вывод не только о несовершенстве организационных структур, но и о нечеткости функциональных связей и взаимодействий. Наблюдается дублирование функций и неравномерная загруженность работников, причем, чем выше должность, тем больше нагрузка. Имеется отраслевая разобщенность структурных подразделений, слабое горизонтальное взаимодействие между ними. В результате усложняются процессы информационного обмена, затрудняется выполнение совместных поручений. Это, в свою очередь, приводит к некачественному выполнению совместных заданий, перекладыванию структурными подразделениями ответственности друг на друга. Отсутствуют карты организационных процедур, с помощью которых подразделения взаимодействуют между собой (например, процедура прохождения проекта бюджета, формирования муниципального заказа, принятия решений об операциях с недвижимостью и др.). Положения о подразделениях администрации и должностные инструкции работников не всегда дают четкое представление об объеме выполняемых ими функций, а реально выполняемые функции существенно отличаются от указанных в официальных документах.
Устранение перечисленных недостатков требует четкой организации, регламентации и планирования всех сторон деятельности муниципальной власти и ее структурных подразделений.
Регламентирование работы местной администрации
Основным документом, определяющим организацию деятельности местной администрации, является ее регламент, утверждаемый главой администрации.
Основные вопросы, регулируемые регламентом работы местной администрации, показаны на рис. 8.2.1.
┌───────────────────────────────────────┐
│ Регламент администрации устанавливает │
└──────────────────┬────────────────────┘
┌───────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐
│ Порядок планирования ├─┼─┤ Порядок взаимодействия │
│ работы администрации │ │ │ администрации с │
└───────────────────────────────┘ │ │ представительным органом │
┌───────────────────────────────┐ │ └───────────────────────────────┘
│ Порядок проведения аппаратных ├─┤ ┌───────────────────────────────┐
│ и других совещаний │ ├─┤ Порядок организации работы с │
└───────────────────────────────┘ │ │ документами, поступающими от │
┬───────────────────────────────┐ │ │органов государственной власти │
│ Порядок взаимодействия │ │ │ и других организаций │
│ администрации с общественными ├─┤ └───────────────────────────────┘
│ организациями и СМИ │ │
└───────────────────────────────┘ │ ┌───────────────────────────────┐
┌───────────────────────────────┐ │ │ Распределение обязанностей │
│Порядок подготовки, оформления │ ├─┤ между главой администрации, │
│ принятия и публикации ├─┤ │ его заместителями │
│ распорядительных документов │ │ │ и руководителем аппарата │
│ различного типа и назначения │ │ └───────────────────────────────┘
└───────────────────────────────┘ │
┌───────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐
│Порядок внесения муниципальными│ ├─┤Порядок организации контроля и │
│ служащими предложений ├─┤ │проверки исполнения документов │
│ по совершенствованию │ │ │ в администрации │
│ муниципальной службы │ │ └───────────────────────────────┘
└───────────────────────────────┘ │
┌───────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐
│ Порядок проведения массовых │ ├─┤ Порядок работы с письмами, │
│ мероприятий, учебных ├─┤ │заявлениями, жалобами и устными│
│ семинаров и т.п. │ │ │ обращениями граждан │
└───────────────────────────────┘ │ └───────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────────┐
│ Порядок содержания помещения │ │ │ Порядок работы работников │
│ администрации, внутренний ├─┴─┤ администрации с компьютерной │
│ распорядок работы │ │ информацией │
└───────────────────────────────┘ └───────────────────────────────┘
Рис. 8.2.1. Основные вопросы, регулируемые регламентом
местной администрации
Соблюдение регламента позволяет установить четкие границы между уровнями управления и горизонтальные связи между подразделениями. На основе регламента организуются документопотоки, распределяются обязанности, ответственность и права, формируется система единых требований к руководителям.
Наряду с регламентом работы администрации, важную роль в организации ее деятельности играют нормативные документы, регламентирующие деятельность отдельных структурных подразделений и исполнителей. К их числу относятся положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников.
Положения о структурных подразделениях предназначены для нормативно-правовой регламентации деятельности подразделений, распределения их функций, прав и ответственности в системе управления администрацией. Составлению положений предшествует анализ содержания и объема выполняемых работ. Положения для всех структурных подразделений должны составляться по единой методике и на основе современных технических средств.
В соответствии с положениями и профилем своей работы структурные подразделения администрации:
- курируют работу подведомственных предприятий, организаций и учреждений;
- осуществляют сбор информации, анализ состояния социально-экономической и экологической ситуации в муниципальном образовании;
- готовят необходимые справочно-информационные и аналитические материалы;
- по поручению главы администрации, его заместителя или по собственной инициативе готовят проекты постановлений;
- осуществляют экспертизу проектов постановлений главы администрации по профилю своей деятельности, визируют указанные проекты;
- организуют по профилю своей деятельности консультативную поддержку главы администрации, его заместителей, других структурных подразделений, выполняют иные работы и поручения.
Должностные инструкции разрабатываются на основе положений о структурных подразделениях и с учетом технологического и квалификационного разделения труда. Они должны содержать перечень конкретных обязанностей по каждой муниципальной должности в зависимости от функциональных особенностей данной должности. Должностные инструкции призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами. Они должны обеспечить целесообразную специализацию работников, их четкое взаимодействие и достижение намеченных результатов. Должностные инструкции используются также при оценке работы муниципального служащего во время аттестации, при приеме граждан на муниципальную службу.
Система планирования работы местной администрации
Система планирования работы позволяет согласовывать во времени все стороны деятельности руководства местной администрации и структурных подразделений. В администрациях принято разрабатывать годовые и квартальные (реже месячные) планы работы, а также недельные оперативные планы. Порядок их разработки должен определяться регламентом работы. Предложения по проекту плана вносятся главой администрации, его заместителями, структурными подразделениями и сводятся в единый проект аппаратом администрации. Наличие такого плана позволяет организовать работу наиболее эффективно.
Обычно план работы администрации включает:
- вопросы, выносимые администрацией на рассмотрение представительного органа муниципального образования;
- вопросы, выносимые на рассмотрение коллегии администрации;
- вопросы, выносимые на рассмотрение главы администрации;
- вопросы, рассматриваемые у заместителей главы администрации;
- организационные мероприятия, проводимые администрацией в масштабе муниципального образования.
В планы включаются перечни конкретных мероприятий с указанием ответственных исполнителей, сроков исполнения и форм контроля. Ход реализации планов рассматривается еженедельно на аппаратных совещаниях, проводимых главой администрации или его заместителем. Особое внимание уделяется анализу причин, которые не позволили достичь планируемых результатов, по мере необходимости в принятые ранее планы вносятся коррективы.
Общий контроль выполнения всех мероприятий, предусмотренных планом работы администрации, возлагается на руководителя аппарата администрации.
Организация взаимодействия администрации
с представительным органом муниципального образования
Важное направление деятельности администрации - ее взаимодействие с представительным органом муниципального образования, подготовка проектов нормативных и других документов, требующих рассмотрения в представительном органе согласно законодательству и уставу муниципального образования. В качестве субъекта правотворческой инициативы в этих вопросах выступает глава администрации.
Администрация обычно составляет перечень нормативно-правовых актов, требующих рассмотрения в представительном органе, и график их разработки. Разработчиками проектов отдельных актов являются профильные структурные подразделения администрации, а общая организация работ и контроль их хода возлагаются на руководителя аппарата.
Проекты нормативных актов должны быть в обязательном порядке согласованы с руководителем аппарата и с юридической, а также финансовой службой администрации (если требуется финансирование) и другими заинтересованными службами.
Представители администрации участвуют в предварительном рассмотрении проектов нормативных актов в комитетах и комиссиях представительного органа, в работе согласительных комиссий. Депутаты представительного органа могут участвовать в подготовке проектов нормативных актов.
Организация работы коллегии администрации
Как отмечалось выше, во многих муниципальных образованиях при главе администрации создается коллегия или иной совещательный орган, предназначенный для коллективного обсуждения наиболее важных вопросов функционирования муниципального образования. В состав коллегии обычно входят: глава администрации (председатель коллегии), его заместители, руководитель аппарата, руководитель финансового органа администрации, руководитель местного органа внутренних дел, и могут входить руководители некоторых предприятий, организаций и учреждений, расположенных на территории муниципального образования, а также высококвалифицированные специалисты отдельных сфер муниципального управления. Их участие обеспечивает всестороннее, квалифицированное и объективное решение проблем управления муниципальным образованием.
Заседания коллегии проводятся по мере необходимости, но не реже 1 раза в месяц. На них обычно рассматриваются крупные и комплексные вопросы, в частности:
- планы и программы социально-экономического развития муниципального образования;
- предложения к планам и программам, принимаемым органами власти субъекта РФ и затрагивающим интересы муниципального образования;
- проекты крупных договоров на поставку и приобретение продукции за счет бюджетных средств;
- программы по охране окружающей среды, вопросы строительства и реконструкции природоохранных объектов;
- вопросы деятельности структурных подразделений администрации по исполнению их полномочий;
- предложения о размещении, развитии и специализации предприятий и организаций различных форм собственности, деятельность которых важна для муниципального образования;
- сложные (неординарные) ситуации, возникающие в муниципальном образовании и требующие принятия всесторонне продуманных решений.
Перечень вопросов, выносимых на заседание коллегии, зависит от специфики конкретного муниципального образования.
Порядок работы коллегии определяется положением, утверждаемым главой администрации. Решения, принятые на коллегии, оформляются при необходимости постановлениями и распоряжениями главы администрации.
Работа администрации с гражданами (клиентами)
Закон устанавливает право граждан на индивидуальные и коллективные обращения в органы и к должностным лицам местного самоуправления, которые обязаны в течение месяца дать ответ по существу обращений. За нарушение сроков и порядка рассмотрения обращений граждан законами субъектов РФ может быть установлена административная ответственность.
Регламентом работы администрации предусматривается определенная система приема граждан руководителями администрации. Устанавливаются дни и часы приема посетителей каждым руководителем (обычно 1 - 2 раза в месяц), а также порядок записи на прием. Организуются встречи руководителей с населением, в том числе для разъяснения вопросов, наиболее часто поднимаемых в письмах и обращениях.
В приемной все устные и письменные обращения граждан регистрируются, а затем направляются, в зависимости от значимости вопроса, главе администрации, его заместителю либо в структурное подразделение. Приемная также осуществляет контроль (иногда компьютеризированный) соблюдения сроков рассмотрения обращений граждан. В некоторых крупных городах создана сеть общественных приемных в районах, могут создаваться "горячие" телефонные линии.
Для неотложных обращений граждан (например, по поводу аварий в системах жизнеобеспечения) в администрациях создается срочная диспетчерская служба (круглосуточная). В выходные и праздничные дни, а также ночью устанавливаются дежурства ответственных работников администрации.
В некоторых местных администрациях начали внедряться прогрессивные технологии работы с клиентами (гражданами и юридическими лицами), целью которых является повышение качества муниципальных услуг, оказываемых структурными подразделениями. К числу таких услуг относится выдача различных справок, разрешительных и согласовывающих документов, ответов на просьбы и обращения и др. Основными компонентами новых технологий являются следующие.
1. Составление перечня (реестра) муниципальных услуг, предоставляемых структурными подразделениями администрации. Примерами могут быть выдача справок по социальным льготам, справок из архива, согласование выделения земельных участков для различных нужд, согласование архитектурно-планировочной документации, прием заявок на участие в конкурсах на приобретение муниципального имущества, участие в выполнении муниципального заказа и т.д.
2. Разработка информационной карты на каждую услугу, в которой указывается: структурное подразделение администрации, ответственное за решение данного вопроса, с указанием конкретного лица, номера его кабинета и телефона; перечень документов, которые необходимо представить заявителю для решения вопроса; нормативные акты, на основании которых должен быть решен данный вопрос; стоимость предоставления услуги (если она платная) и способ оплаты; место подачи документов; нормативный срок решения вопроса; порядок обжалования решения; другая информация (при необходимости).
3. Разработка технологической карты процесса решения данного вопроса внутри администрации (последовательность процедур). Технологическая карта определяет алгоритм действий работников администрации.
4. Создание единого пункта обслуживания клиентов по предоставлению муниципальных услуг (лучше всего на первом этаже здания администрации). В нем принимаются все обращения клиентов и выдаются все ответы на обращения. Там можно ознакомиться с реестром муниципальных услуг, предоставляемых в администрации, информационными картами по любой услуге, получить бланки формуляров для заполнения требуемых заявительных документов, а также необходимую консультацию.
Внедрение такой технологии позволяет кардинально улучшить работу администрации с населением, обеспечить ее соответствие международным стандартам качества.
Организация проведения совещаний
Еще одним механизмом организации деятельности местной администрации являются совещания, семинары и другие подобного рода мероприятия с участием работников администрации и заинтересованных приглашенных лиц. Совещания и семинары проводятся в соответствии с планами работы администрации и ее структурных подразделений. Как правило, на них выносятся вопросы, которые требуют координации деятельности нескольких структурных подразделений.
Семинары проводятся с целью обучения сотрудников новым формам и методам управленческой деятельности. К участию в них целесообразно привлекать не только работников администрации, но и представителей высшей школы и исследовательских организаций. Семинары менее формализованы, чем совещания, и в большей мере ориентированы на свободный обмен мнениями по вопросам, выносимым на обсуждение.
Организация труда работников администрации
Организация управленческого труда муниципальных служащих - один из важнейших факторов эффективной работы местной администрации. Его значение зачастую недооценивается руководителями и специалистами администраций. Однако именно рациональная организация управленческого труда существенно влияет на обоснованное распределение обязанностей внутри управленческого аппарата, методы и сроки внедрения различных технических и организационных нововведений, технологию выполнения управленческих работ, обеспечивая устойчивое положение муниципальных образований.
Одним из направлений научной организации труда муниципальных служащих является создание рациональной системы разделения труда и кооперации.
Разделение управленческого труда означает разграничение и обособление различных видов деятельности, а кооперация - совместное участие работников в одном или нескольких взаимосвязанных процессах. Вместе они призваны обеспечить качественное и эффективное выполнение возложенных на работников функций.
Разделение и кооперация труда взаимосвязаны и взаимообусловлены. Это выражается в том, что расчленение процесса труда на отдельные составляющие с закреплением их за определенными работниками или группами работников в значительной степени предопределяет и форму взаимодействия.
Цели рационального разделения и кооперации труда в местной администрации представлены на рис. 8.2.2. Это позволяет обеспечивать стабильность системы муниципального управления.
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Разделение и кооперация труда в местной │
│ администрации обеспечивают │
└───────────────────┬─────────────────────┘
┌────────────────────────────┐ │ ┌──────────────────────────┐
│ │ │ │ Предотвращение │
│ Полное использование │ │ │ дублирования │
│ рабочего времени ├─┼─┤ и параллелизма в работе │
│ │ │ │ различных служб │
│ │ │ │ и исполнителей │
└────────────────────────────┘ │ └──────────────────────────┘
┌────────────────────────────┐ │ ┌──────────────────────────┐
│ Использование работника │ │ │ Исключение "обезлички" │
│ в соответствии с его │ │ │ за счет делегирования │
│ квалификацией, ├─┼─┤ ответственности каждому │
│ рациональное использование │ │ │ работнику │
│ кадрового потенциала │ │ │ │
└────────────────────────────┘ │ └──────────────────────────┘
Дата добавления: 2015-11-04; просмотров: 22 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая лекция | | | следующая лекция ==> |