Схема прописи рабочего процесса

Для этого сначала мы определяемся, какой систематически воспроизводимый результат работы сотрудников мы хотим получать стабильно изо дня в день. Все действия формулируются с помощью слов "сделано" или "есть": "есть прибыль в определенном размере, есть пакет бумаг в бухгалтерии, набор покрашен". Именно так: не "будет" или "предполагается, что будет", не "делается" или "делание", а "есть".

Так, чтобы результаты действий можно было проверить на уровне "вижу, слышу, чувствую, посчитал".

Далее нужно выяснить, что должно быть сделано за один временной шаг до получения результата (за день, за час). И что должно быть готово за шаг до этого шага, чтобы следующий в свою очередь стал возможным. И именно так, "отматывая" кино в обратную сторону, мы прописываем шаги наших работников.

В том, что мы описываем рабочий процесс для уже существующего бизнеса, есть плюсы и минусы. Плюсы в том, что мы можем не мудрствуя лукаво списать все с того процесса, который сейчас работает. Минусы в том, что у нас возникает соблазн вписать в рабочий процесс все, что у нас на данный момент есть. В том числе и то, без чего фирма могла бы спокойно обходиться. Поэтому важно проиписывагь действия от конца к началу. Тогда мы способны заметить, что полтора отдела у нас в процессе получения прибыли вообще не участвуют и их легко можно сократить. Обычно после такой обработки из описания рабочего процесса фирмы уходит все лишнее, остается только необходимое и достаточное для получения конечного воспроизводимого результата.

Последовательность действий в малом и среднем бизнесе обычно раскладывается на 10-20 таких шагов, если прописывать процесс без особых подробностей.

Готовый рабочий процесс проверяется так: все в нем должно быть включено в единый цикл - выполнение предыдущего шага обеспечивает возможность начала следующего. На этапе теоретической проверки важно оценить, возможно ли выполнение всех указанных шагов и приводит ли созданная нами схема к прибыли. Довольно часто, особенно если руководитель впервые занимается подобным делом, обнаруживается пункт, на котором схема рабочего процесса "спотыкается". И тогда задача - найти обходные пути.

Например, в одной фирме на документах надо было регулярно ставить визу начальника отдела администрации, а его подпись получить практически невозможно. В результате за отсутствие подписи фирму регулярно штрафовали, что в течение двух лет с завидной регулярностью приводило компанию к убытку. Хозяин все пытался понять, что не так работает. А на самом деле сама схема была нерабочая.

Кто нам может помочь создать такую схему рабочего процесса? Кто угодно, только …не наши сотрудники! Иначе помимо нашего желания в схеме появится много того, что нужно и удобно лично им, но вовсе не является необходимым или достаточным для фирмы.

Итак, у нас готова схема конечных и промежуточных результатов. В таком случае можно переходить ко второму этапу создания рабочего процесса - прописи переходов между результатами.

Например, в цепи промежуточных результатов указано: "Ведро находится в комнате 203. Потом оно должно быть в комнате 406". Что должно быть сделано, чтобы ведро оказалось в другой комнате? Его надо взять, перенести, поставить.

Если в схеме рабочего процесса написано: "Накладная оформлена" и "Накладная сдана", то переход между этими результатами будет звучать так: "Накладную принять, подписать ее у мастера и бухгалтера, передать на склад". Достаточно подробно и понятно.

Представьте мысленно результаты шагов и переходы между ними по схеме. Обязательно найдется место, в котором вы совершенно не разбираетесь и не знаете, как это можно сделать.

И пока не разберетесь, не сможете представить весь рабочий процесс целиком.

Но в большинстве случаев это что-то отнюдь не уникальное. Например, технология сталелитейного проката. Скорее всего, эта технология уже где-то и кем-то была описана. Все, что нам нужно сделать, - найти пакет документов с этим описанием.

Положа руку на сердце, скажу: нам очень повезло в том, что наш бизнес отстает от зарубежного лет на семьдесят. Благодаря этому все наши вопросы отнюдь не новы для мира бизнеса, и ответы на них точно где-то есть. Может быть, не на русском языке, но точно есть. Тем более что разработки, сделанные более пятидесяти лет назад, уже не тайна и их можно найти в Интернете бесплатно.

Как-то в Ульяновске со мной спорили, что программирование - это творческая профессия и формализации не поддается. А на самом деле эта творческая профессия в мировом бизнесе уже десятки раз прописана. Мой хороший друг работает в американской софтверной компании - у него есть инструкции даже относительно того, куда, когда и как …чихнуть. Я свято верю в то, что собственники - люди умные. И в этом случае достаточно мне было рассказать об этом хозяину, к следующему моему приезду они нашли и перевели нужные описания.

Часто спрашивают: можно ли формализовать творческую работу? Может быть, эго прозвучит странно, но на самом деле с творческими профессиями меньше всего хлопот!

В городе на Волге мы работали с фирмой, которая занимается веб-дизайном. Сотрудники этой фирмы уверили хозяина, что их работа - творческая. Поэтому они позволяли себе постоянно срывать сроки выполнения заказов: вдохновение ведь по заказу не приходит. Может быть, мы бы им и поверили, если бы на практике не удостоверились, что процесс, к примеру, написания картин для продажи (конечно, не Айвазовского, попроще) можно четко разложить по шагам. Как и сочинение стихов, прозы и музыки. Вопрос только в том, понимает ли это владелец. Процесс был разделен на простые этапы, и работа пошла веселей.

На самом деле по-настоящему творческий продукт (то есть сильно отличающийся от ширпотреба) не востребован на рынке!!! На рынке хорошо покупается стандартная вещь, но с каким-либо оригинальным дополнением. Например, стандартная одежда с добавлением двух-трех оригинальных деталей становится дизайнерской вещью.

Есть еще забавный пример. В Петербурге живет композитор, который играет весьма серьезную музыку. Профессионалы приходят в восторг. В Самаре живут трое лабухов, которые втроем играют так же, как один этот музыкант. И профессионалы с трудом отличают их игру от питерского виртуоза. Только играть они соглашаются за совсем другие деньги. Помните, как в рекламе: зачем же тогда платить больше?

То, что в бизнесе считается творчеством, - это комбинация стандартных шагов. И если мы это поймем, то нам совсем не нужны творческие и инициативные сотрудники.

Пожалуй, у продавца, работающего на выезде, есть один творческий аспект в работе - торговля. Почему хозяин может лучше продать? Потому что он может под свою ответственность где-то отступить и прогнуться, пойти на уступки покупателю. Наемный продавец упирается по прайсу! Но если снабдить продавца вариативным гибким прайсом и научить его, сверяясь с ним, изображать поиск лучшего предложения для этого покупателя, сделка проходит куда легче.

У кого-то из фантастов есть рассказ об очень умном парне, который вызвал демона и оказался достаточно умен, чтобы внимательно оговорить все условия. Они долго и ожесточенно торгуются. Сходятся. И вдруг черт достает из кармана готовый контракт. Парень в недоумении: "А изменения внести?" - "Какие изменения? Это стандартный контракт номер восемь!"

Если продавец умело манипулирует стандартными кусками предложения, у клиента создается впечатление, что все подбиралось лично под него. Все довольны!

Повторимся: в компании должно быть все формализовано - от торговли до мытья полов.

У автора данной технологии есть приятель, который когда-то уехал в Штаты. Там он полгода работал гастарбайтером, почти не зная языка. В качестве сувениров он привез несколько инструкций для персонала фирм, в которых работал. Так вот, эти инструкции были сделаны в виде буклета с картинками (работодатели знали, что гастарбайтеры прочитать инструкцию не смогут, языка не знают), где, как в комиксах, нарисовано, что, за чем и как делать. Приятелю дали ее в руки, сказали: чтобы до завтра выучил назубок. И все. Выучил? Иди работай.

Что примечательно - при увольнении инструкцию не отобрали. Такие инструкции есть у всех уважающих себя фирм, и более чем странно, если их нет.

Это для нас - новаторство. Вместо этого героизм, авралы, уговоры и работа с людьми. Если работа руководителя сделана качественно, каждый сотрудник четко знает, что и в какой момент времени ему надо делать. Суховато-технично. Без вариантов. Если он ищет другие варианты - свободен!

Не мешай работать.

Дата добавления: 2015-08-27