Оформление и описание дел

По действующим правилам все дела ежегодно должны сдаваться в архив организации. Подготовка дел к сдаче в архив производится в конце года после завершения их делопроизводством. Например, дела за 2000 г. готовятся к сдаче в конце 2001 г.

Дела сдают в архив после соответствующего оформления и описания.

Полное оформление проходят дела постоянных и длительных (свыше 10 лет) сроков хранения. Полное оформление предусматривает:

1 пересистематизацию документов (обратный хронологический порядок);

2 нумерацию листов в деле черным графическим карандашом в верхнем правом углу, при этом листы внутренней описи нумеруют отдельно;

3 составление внутренней описи документов дела (список документов);

4 составление листа-заверителя дела (считает листы и описывает их);

5 подшивку или переплет дела на четыре прокола в твердую обложку из картона;

6 внесение изменений в реквизиты обложки дела.

Частичное оформление проходят дела кратковременных (до 10 лет) сроков хранения. Частичное оформление предусматривает:

1 пересистематизация не проводится, возможна прямая и обратная хронологическая последовательность;

2 листы не нумеруются;

3 внутренняя опись составляется для ускорения поиска документов внутри дела;

4 лист-заверитель не составляется;

5 хранение в скоросшивателях без прошивки.

Внутренняя опись документов – это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела №___________

№ п/п	Индекс дела	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов документа дела	Примечание

Итого___________________________________________________документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи_______________________________

(цифрами и прописью)

Секретарь И.О.Фамилия

00.00.0000

Итоги нумерации фиксируют в заверительной подписи (лист-заверитель), которая проставляется на отдельном чистом листе бумаги и подшивается в конце дела. В ней указывают цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно число листов внутренней описи. В заверительной подписи отражаются изменения в составе и состояние документов (повреждения, замена подлинных документов копиями и т.д,), а также особенности нумерации листов: наличие литерных номеров, пропущенных номеров, конвертов с вложениями и число вложенных в них листов.

Затем количество листов переносится на обложку дела.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_______

В дело подшито (вложено) и пронумеровано__________________________

__________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы_______________________________________

пропущенные номера____________ и листов внутренней описи__________

Особенности физического состояния и формирования дел	Номера листов

Секретарь И.О.Фамилия

00.00.0000

Оформление обложки дела производится в соответствии с требованиями гос.стандарта: ГОСТ 17914-72.

Ряд сведений уже был внесен на обложку при формировании дела: наименование организации, структурного подразделения, индекс дела по НД, заголовок дела, срок хранения, крайние даты подшивки документов.

При подготовке дела к передаче в архив названные сведения уточняются и к ним добавляются новые: номер тома (части), если дело имеет несколько томов; количество листов в деле; номера фонда, описи и дела по описи (это проставляется уже в архиве).

3 Составление описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две большие группы:

- дела по основной (производственной) деятельности;

- дела по личному составу предприятия.

По результатам экспертизы ценности документов на каждую группу документов составляются отдельные описи дел постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.

Опись является одновременно учетным документом и справочником по содержанию дел. Составляется в трех экземплярах:

1 экз. – в ведомственный архив – контрольный экз.;

2 экз. – в качестве приложения к протоколу заседания экспертной комиссии;

3 экз. – представляет собой системный перечень наименования дел и других необходимых сведений о составе и содержании дел.

Опись должна иметь титульный лист, оглавление, предисловие, указатели, список сокращенных слов и содержание самой описи.

Титульный лист должен содержать: название гос.архива, в котором хранятся документы данной организации, полное название фонда (организации), сокращенное наименование (если есть) в круглых скобках, номер фонда, номер описи, наименование структурного подразделения, крайние даты дел, содержащихся в описи.

Если опись составляется впервые, то дополнительно составляется историческая справка. Предисловия к описи состоит их двух частей. В первой части описывается история самого учреждения:

- дата создания (образования);

- все изменения в наименовании;

- изменения в подчиненности учреждения;

- изменения в структурных подразделениях;

- документы, на основании которых написана историческая справка;

Вторая часть предисловия раскрывает историю и характеристику самого фонда:

- сдавались ли документы на гос.хранение;

- когда проводится обработка документов;

- какие составлены описи;

- основные группы документов, включенных в описи;

- все особенности обработки;

- утрата документов (если была).

Кроме того, в предисловии раскрывается состав справочного аппарата, его особенности и указания на то, как им пользоваться.

Если в описи встречаются сокращенные слова, из них составляется список сокращений, расположенный в алфавитном порядке.

Указатели – это перечень определенных понятий, которые встречаются в тексте описи, с указанием номеров листов, на которые они встречаются.

Описи дел имеют единую валовую нумерацию, пока она не дойдет до четырехзначного числа. После этого опись считается законченной и ей присваивается определенный номер. Опись дел подшивается как документы длительных сроков хранения.

Содержание описи состоит из годовых разделов, которые составляются по установленной форме:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Вега»

И.О.Фамилия

00.00.0000

Фонд №______

ОПИСЬ №__________

дел постоянного хранения

за _______________ год

Наименование структурного подразделения
№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примеча-ние

В данный раздел описи внесено__________ дел с №_______ по №______, в том числе:Литерные номера__________, пропущенные номера_________

Секретарь И.О.Фамилия

Заведующий ведомственным архивом И.О.Фамилия

00.00.0000

СОГЛАСОВАН ОДОБРЕНО

Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК)

учреждения ООО «Вера»

от____________ №_____ от____________ №______

В отличие от акта об уничтожении документов в описи принят поединичный способ описания дел, как у номенклатуры дел.

4 Передача дел в архив и обеспечение их сохранности

В связи с наличием в нашем государстве организаций различных форм собственности Архивный фонд РФ состоит теперь из двух частей: государственной части и негосударственной части.

Государственную часть Архивного фонда составляют документы государственных организаций всех видов или организаций, в составе собственности которых преобладает государственная. Для таких документов предусмотрено временное хранение на самом предприятии или в ведомственных архивах, и последующая передача документов на постоянное архивное хранение в Росархив РФ.

Негосударственную часть Архивного фонда составляют документы негосударственных организаций, в том числе общественных, и частных (физических) лиц. При этом обязанность постоянного хранения таких документов возлагается на самих владельцев. Собственники документов должны представлять сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам учреждений Росархива. Эти документы не могут быть проданы или уничтожены без согласования с Росархивом. В случае ликвидации негосударственной организации документы поступают в собственность государства. Учреждения Росархива могут принимать документы от собственника на временное и депозитарное хранение (по договору). По окончании установленного срока временного хранения документов в собственном архиве организации совместно с органами Росархива решается вопрос о составе документов, передаваемых на постоянное хранение в системе Росархива. Обычно к таким документам относятся те, которые представляют собой реальную или потенциальную научно-историческую ценность. Остальные документы, по согласованию с органами Росархива, подлежат уничтожению.

Дата добавления: 2015-07-18