Студопедия
Случайная страница | ТОМ-1 | ТОМ-2 | ТОМ-3
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Документы в учреждении регистрируются один раз. Однократность основной принцип регистрации.

Читайте также:
  1. DПринципы dреализации dгосударственных dгарантий dгражданских dслужащих
  2. DПринципыdреализацииdгосударственныхdгарантийdгражданскихdслужащих
  3. I. Понятие кредитного договора. Принципы кредитования.
  4. I. Смешанные техники (основной материал - тушь)
  5. II. Забыты классовая борьба и идеологические принципы Компартии
  6. II. Мети, задачі та принципи діяльності РМВ ДЮІ
  7. II. ХУДОЖЕСТВЕННЫЕ ПРИНЦИПЫ РЕШЕНИЯ ЦВЕТНИКА

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания руководителем.

Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов.

Регистрация преследует следующие цели:

- подтвердить факт получения или отправки документа;

- вести учет документов;

- осуществить контроль за сроками исполнения документов;

- составить количественные и качественные характеристики документопотоков;

- определить организацию работы с документами на данном предприятии;

- организовать информационно-справочную работу с документами.

Сам процесс регистрации представляет собой внесение документа в регистрационную форму с присвоением ему регистрационного номера и записью в эту форму основных данных о документе.

Существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Журнальная система применяется тогда, когда учет документов выступает на первый план. В журналах обычно регистрируют наиболее ценные документы, а также данная система применяется для регистрации документов ограниченного доступа (секретные, конфиденциальные). Журнальная форма имеет свои недостатки: ее может одновременно вести только один человек, поэтому при большом количестве документов их регистрация занимает много времени; часто приводит к повторной регистрации документов в других отделах, что нарушает основной принцип регистрации; невозможность организовать контроль за исполнением документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Карточная система позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки заполнять могут сразу несколько человек, создавая под копирку нужное количество копий, карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности.

Автоматизированная система регистрации документов на компьютере является на сегодняшний день наиболее рациональной.

Регистрация входящих документов осуществляется путем проставления в правом нижнем углу первого листа документа штампа, на котором указывается сокращенное название учреждения, индекс, дата поступления (отметка о поступлении документа).

 

Отметка о поступлении документа: вх. № 153/01-03

26.10.2002

 

 

Регистрационный индекс – это порядковый номер в журнале регистрации и номер дела по номенклатуре дел.

153/01-03: 153 - номер в журнале регистрации

01 – номер отдела согласно штатному расписанию

03 – номер папки в списке отдела.

 

В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) исполнителей.

153/01-03/02: 153 – номер в журнале регистрации;

01 - номер отдела согласно штатному расписанию

03 - номер папки в списке отдела

02 - номер исполнителя

 

Регистрационную форму входящего документа сначала заполняют не полностью. До передачи руководителю на документе нет резолюции (срока исполнения и исполнителя). Сведения о ходе исполнения документа и номер дела, куда подшит документ, в регистрационную форму вносят уже после исполнения документа.

 


Дата добавления: 2015-07-18; просмотров: 130 | Нарушение авторских прав


Читайте в этой же книге: Отправка в дело (подшивка). | На приложениях к поступившим или отправленным документам индексы не ставят, регистрируются только сами документы. | Рассмотрение руководством | За пять дней до истечения срока осуществляется итоговый контроль. | Лицо, ответственное за контроль, обязано один раз в месяц по распоряжению руководителя составлять справку о результатах исполнения документов. | ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА ПО ДОКУМЕНТАМ | НД можно составлять по структурному и производственно-отраслевому принципу. | Схема расположения заголовков НД по важности | Итоговая запись | Экспертиза ценности |
<== предыдущая страница | следующая страница ==>
Регистрируемую и не регистрируемую;| Журнал регистрации входящих документов

mybiblioteka.su - 2015-2024 год. (0.006 сек.)