Докладные записки

Докладная записка — документ, ад­ресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями со­ставителя. Это основной вид документа, который ис­пользуется для документирования внутренних связей организации (или учреждения), для переписки между руководителем и работниками управленческого аппа­рата, между структурными подразделениями, между отдельными сотрудниками.

Докладная записка может быть составлена либо по личной инициативе автора (должностного лица), либо по указанию (письменному или устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное реше­ние, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предло­жения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или ме­тодах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указа­ний, распоряжений и т. п.

Докладная записка, предназначенная для исполь­зования внутри организации, имеет следующие рек­визиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида до­кумента (докладная записка), место для даты (если докладные принято регистрировать, то и для номера (индекса)), адресат, текст, подпись, визы.

Докладные записки (так называемые внешние), направляемые за пределы организации (например, в органы власти, в вышестоящие инстанции и др.), готовят исполнители по заданию руководителя.

Специальные бланки для внешних докладных записок или справок обычно не изготавливают, а ис­пользуют для этого обычную бумагу. При этом вос­производят информацию бланка, то есть указыва­ется название вышестоящей организации, полное и сокращенное название данной организации (учрежде­ния), название вида документа (докладная записка), дата, индекс, место составления.

Докладные и объяснительные записки, справки, которые используют в пределах одной организации, оформляют на обычном листе бумаги, они могут быть в ряде случаев даже рукописными, подписывают их либо сами исполнители (составители), либо руководи­тели структурных подразделений. Но состав реквизи­тов, порядок их расположения и правила оформления являются едиными для всех документов.

Внутренняя докладная и объяснительная записки должны содержать сведения об авторе документа. Как правило, они начинаются с названия структурного подразделения, в котором работает автор, и указания вида документа и даты его составления.

При направлении этих документов руководителю организации ее название входит в состав должности адресата.

Например:

Генеральному директору

фирмы "ОНИКС"

A.M. Марееву

Внутренние докладные и объяснительные записки могут быть адресованы руководителям структурных подразделений.

Например:

Начальнику отдела кадров

Н.Р. Крымову

Докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического ха­рактера могут быть подписаны исполнителем, автором документа только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.

В состав реквизита "подпись" входят: наименова­ние должности лица, его личная подпись, инициалы и фамилия.

Дата добавления: 2015-07-18