Регистрация документов

Регистрация документа. Регистрация документа — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного индекса и даты с последующей записью о документе в регистрационных формах. Целью регистрации, помимо учета, является обеспечение контроля и поиска документов. Регистра­ции подлежат все документы, требующие учета, исполнения и ис­пользования в справочных целях. При этом регистрируются как традиционные письменные документы, так и создаваемые средст­вами вычислительной техники. Информация о документах, полу­ченная при регистрации, поступает в поисковую систему.

Документы регистрируются в организации один раз: поступаю­щие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из од­ного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зави­симости от названия вида документа, автора и содержания докумен­та. Например, отдельно регистрируются правительственные доку­менты, приказы руководителя по основной деятельности, приказы по кадрам, решения коллегии вышестоящей организации, акты ре­визии финансово-хозяйственной деятельности и др. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Однако не все документы регистрируются централизованно. До­кументы специальных систем документации (бухгалтерские, финан­совые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях, т.е. в местах создания и исполнения документов. Например, распо­рядительные документы по основной деятельности — в службе ДОУ, финансовые — в финансовом отделе или бухгалтерии, по поставкам и закупкам — в коммерческом отделе и т.д.

Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле докумен­тов организации.

Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие от вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, по лич­ному составу, протоколы, докладные записки и пр.), а также обра­щения граждан.

Одновременно утверждается перечень документов, которые могут не регистрироваться. Перечень утверждается руководителем органи­зации, если он включает нерегистрируемую документацию всего уч­реждения (организации), или руководителем структурного подраз­деления, на документы которого перечень распространяется.

Индексация документов. При регистрации документов используется их индексация.

Индексация документов — это проставление их порядковых (ре­гистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах реги­стрируемого массива документов, который дополняется индексом дел.

Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурногоподразделения и порядкового номера заголовка дела его номенклатуры дел. Например, 50/2-15, где 50— порядковый регистрационный номер, 2 — условное цифровое обозначение под­разделения, 15— номер дела, вкоторое будет подшит документ. Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

Установлены следующие обязательные реквизиты для регистра­ции документов.

Обязательные реквизиты для регистрации документов 1. Автор (корреспондент). 2. Название документа. 3. Дата документа. 4. Регистрационный номер документа. 5. Заголовок документа или его краткое содержание. 6.Резолюция руководителя (определение исполнителя, содер­жание поручения, дата и подпись автора резолюции. 7.Срок исполнения — дата, к которой поручение должно быть исполнено. 8.Отметка об исполнении (краткая запись о решении вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс доку­мента, который фиксирует исполнение). 9. Отметка о направлении документа в дело («В дело» №, дата, подпись ответственного лица).

Состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами (в зависимости от характера документов и задач исполь­зования информации).

Поиск документов Значительное место в текущей работе с докумен­тами, контроле за ходом и сроками исполнения документов, выдачей справок по вопросам, содержащимся в документах, имеет поиск до­кументов. Оперативный поиск документов организован путем по­строения справочно-информационной картотеки.

Поисковые системы (традиционные и автоматизированные кар­точки) строятся на основе регистрационных карточек и банков реги­страционных данных (в автоматизированных поисковых системах).

Поиск дел может также осуществляться по номенклатуре заво­димых дел.

После заполнения регистрационные карточки систематизируют по определенной схеме и расставляю! в картотеках, составляющих основу справочного аппарата к служебным документам.

При традиционной карточной регистрации печатается необхо­димое количество экземпляров карточек, которые могуч' составлять следующие картотеки: справочные, контрольные, кодификацион­ные, по письмам граждан, алфавитные и другие — в зависимости от задач поиска.

При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.

Дата добавления: 2015-12-07