Студопедия
Случайная страница | ТОМ-1 | ТОМ-2 | ТОМ-3
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

II. Регистрация документов.

Читайте также:
  1. II. Требования к бланкам документов и правила машинописного оформления документов.
  2. III. Контроль исполнения документов.
  3. IV. Систематизация документов.
  4. Глава 8. ГОСУДАРСТВЕННАЯ РЕГИСТРАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ
  5. Государственная регистрация предпринимательства
  6. Государственная регистрация уставов МО (1)

Регистрация документа — запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Документ, подлежащий регистрации, получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Затем этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, участке входящих документов, канцелярии и т. п.) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

Необходимо придерживаться простого правила — документ регистрируется в организации только один раз, то есть не должно быть повторной регистрации зарегистрированного документа при его перемещениях внутри предприятия. Исключения составляют организации с большим Документооборотом, в которых помимо регистрации в службе делопроизводства производится регистрация в структурных подразделениях.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

- входящие документы;

- исходящие документы;

- внутренние документы;

- договоры коммерческие;

- документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или№01).

Внутренние документы и коммерческие договоры при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер, взятый из деда.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:

72 — порядковый номер документа по журналу регистрации;

1-5 — номер дела по номенклатуре.

В некоторых организациях для регистрации документов применяется иная последовательность расположения и написания составных частей номера, например: 1-5/72 или 1-5-72.

Номер документа может также содержать по усмотрению организации условное обозначение (код) должностного лица, вопросов деятельности, вида документа и т. д., например, № 72-БМ включает:

БМ - Борис Мишин (автор документа); 72 - порядковый номер документа

или

№15-РМ

15 - порядковый номер документа,

РМ - распоряжение мэра.

Не всегда оправдано включение в номер документа последних двух цифр года (№ 15-02), так как рядом с реквизитом "№" ставится реквизит "дата".

Эффективность принятой системы индексации в значительной степени зависит от ее стабильности. Если разработанная система индексов оправдала себя на практике, то ее следует использовать как можно дольше. Пересмотр условных обозначений целесообразно осуществлять в случае значительных изменений в функциях или структуре предприятия.

В практической деятельности применяются регистрационные журналы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов (см. рис. 37, 38). При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет с использованием годовых разделителей.

Журналы включают следующие графы:

- номер документа;

- дата документа;

- дата поступления;

- автор документа (внешняя организация-отправитель) - для входящих документов;

- адресат (корреспондент-получатель) — для исходящих документов;

- количество листов документа;

- резолюция;

- исполнитель;

- подпись исполнителя;

- срок исполнения;

- отметка об исполнении;

- номер дела (папки);

- имя файла;

- примечание.

ЖУРНАЛ


Дата добавления: 2015-12-07; просмотров: 332 | Нарушение авторских прав



mybiblioteka.su - 2015-2024 год. (0.007 сек.)