Читайте также:
|
При подготовке документов необходимо соблюдать ряд требований, обеспечивающих их юридическую силу. Рассмотрим организационно – распорядительную документацию (ОРД), применяемую при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.
В состав ОРД входят:
1. организационные документы – Устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание и правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положения о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция работника;
2. распределительные документы – приказы, распоряжения, указания, инструкции;
3. документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые договоры, личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
4. финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
5. информационно – справочные документы: протоколы, акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки, телеграммы, телефонограммы и т. д.
От государственных и муниципальных органов управления могут подступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы государственных органов.
В самостоятельную группу можно выделить коммерческие договоры (контракты), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления установлены государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 "Требования к оформлению документов".
При подготовке документов используются следующие реквизиты:
1. Государственный герб Российской Федерации;
2. герб субъекта Российской Федерации;
3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4. код организации;
5. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
7. код формы документа;
8. наименование организации;
9. справочные данные об организации;
10. наименование вида документа;
11. дата документа;
12. регистрационный номер документа;
13. ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14. место составления или издания документа;
15. адресат;
16. гриф утверждения документа;
17. резолюция;
18. заголовок к тексту;
19. отметка о контроле;
20. текст документа;
21. отметка о наличии приложения;
22. подпись;
23. гриф согласования документа;
24. визы согласования документа;
25. оттиск печати;
26. отметка о заверении копии;
27. отметка об исполнителе;
28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29. отметка о поступлении документа в организацию;
30. идентификатор электронной копии документа.
Следует различать постоянные и переменные реквизиты документа.
Постоянный – реквизит документа, наносимый при изготовлении бланка.
Переменный – реквизит документа, фиксируемый на бланке в процессе его выполнения.
Каждый вид документа (акт, заявление, приказ, решение, письмо и т.д.) должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Как правило, первые листы документов печатаются на бланках организаций, содержащих обязательные реквизиты. В отдельных случаях можно использовать резиновый штемпель, оттиск которого проставляется в левом верхнем углу первого листа документа.
Реквизиты отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами и располагают в строго определенной последовательности на определенных местах листа в соответствии с ГОСТ Р. 6.30-97.
Текст документа печатают через полуторный межстрочный интервал на стандартных листах бумаги (формат А4), оставляя следующие поля:
- верхнее, нижнее и левое не менее 20 мм.;
- правое не менее 10 мм.
Тексты документов со сроками хранения менее 10 лет допускается печатать с двух сторон листа.
В документах, размещенных на двух и более листах, второй и последующие листы номеруют. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля арабскими цифрами без знаков препинания и на расстоянии не менее 10 мм. от верхнего обреза листа.
Название вида документа, а также слова «Согласовано», «Утверждаю», «Утверждено», «Приказываю», «Предлагаю», «Постановляет», «слушали», «решили», «выступили», «постановили» печатают прописными буквами без кавычек, подчеркивания и разрядки.
Реквизиты, состоящие из нескольких строк печатаются через один интервал, а начало строк выравнивается по одной вертикали.
Дата добавления: 2015-12-07; просмотров: 415 | Нарушение авторских прав