Виды управленческих документов

Организационные документы. Функционирование организаций и предприятий основано на реализации решений, осуществляемых аппаратом управления посредством административных действий, предусматривающих принятие организационных и оперативных мер, обеспечивающих достижение поставленных целей.

Распорядительная и исполнительная деятельность фирмы бази­руется на создании своеобразного набора документов, дающих воз­можность начать работу, решать возникающие вопросы повседнев­ной деятельности и при необходимости завершать ее.

Основополагающая роль в наборе управленческих документов принадлежит группе организационных, распорядительных и инфор­мационно-справочных документов (так называемых ОРД), однако, помимо них важное место занимает документация по личному составу (приказы по кадрам, трудовые договоры, трудовые книжки, личные дела и др.).

Кроме того, к указанному набору документов относятся и неко­торые другие:

• финансово-бухгалтерские документы (бухгалтерские балансы, акты ревизий и инвентаризаций товарно-материальных цен­ностей, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.);

• нормативные документы, которые регулируют различные во­просы деятельности предприятия и организации (налоговые, административные, экономические и пр.);

• коммерческие документы (договоры, соглашения, товарные спе­цификации, накладные и др.).

Предметом нашего рассмотрения являются лишь организаци­онно-распорядительные документы (ОРД) и документы по лично­му составу.

Организационные документы рассмотрены в гл. 3 «Организация офиса». В главе 5 коснемся вопроса распорядительных и информа­ционно-справочных документов.

Документы по личному составу подлежат рассмотрению в гл. 8 «Управление персоналом офиса».

Распорядительные документы Посредством распорядительных доку­ментов решаются важнейшие вопросы управления. В состав распо­рядительных документов входят указы, постановления, распоряже­ния, решения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, ко­гда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Постановления принято определять как правовой акт, принимае­мый высшими и некоторыми центральными органами коллективно­го управления в целях разрешения наиболее важных и принципи­альных задач, стоящих перед данными органами.

Решение как распорядительный документ принимается, как пра­вило, также коллегиальным органом для решения более ограничен­ных задач, касающихся данной организации (коллегия министерства, ведомства, ученый совет, собрание акционеров и т.п.).

Распоряжение — акт управления, издаваемый в рамках компе­тенции и прав руководящего должностного лица, имеющий власт­ный характер и обязательный для исполнения теми организациями и лицами, которым он адресован.

Распоряжение может быть длительного действия или касаться конкретного вопроса, отдельного случая.

Указание — распорядительный документ, издаваемый преимущест­венно по вопросам информационно-методического характера, а также связанный с исполнением приказов, инструкций и других актов.

Приказ — правовой акт, издаваемый единолично руководителями государственных органов управления, а также организаций и пред­приятий, действующими на основе единоначалия.

Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоя­щих перед данной организацией, и является самым распространен­ным видом распорядительного документа.

Поручение — это распорядительный документ, обязывающий исполнить задание руководителя, касающегося в основном кратко­срочных единичных вопросов деятельности организации.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной:

1) констатирующая часть по существу является введением в существо вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано издание распорядительного документа. В ней могут излагаться
факты, события, дается их оценка.

Здесь может кратко излагаться содержание распорядительного документа вышестоящего органа, послужившее основанием для издания своего распорядительного документа;

2) распорядительная (постановляющая) часть несет основную на-
грузку в распорядительных документах. Здесь излагается суть документа, даются конкретные указания, что необходимо предпринять,
кому это поручается, назначается срок исполнения и определяются
ответственные за исполнение. Распорядительная часть может состо-
ять из отдельных пунктов, подпунктов, конкретизирующих смысл
указаний.

Образцы распорядительных документов даны в приложениях 5.2 и 5.3.

Информационно-справочные документы. Эта группа документов соз­дается как непосредственно в организациях и предприятиях, так и поступает в них извне. Она содержит информацию для установле­ния юридических фактов о складывающейся обстановке в хозяйстве, о положении дел с решением определенных вопросов, о состоянии рынка и конкурентной среды и т.п.

Организационно-справочные документы в отличие от организа­ционно-распорядительных документов не обязывают производить какие-либо действия, они призваны уяснять и оценивать фактиче­ское положение дел и побуждать к принятию определенных реше­ний либо принимать поступившую информацию к сведению.

К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы, факсограммы, иные сообщения, сводки, обзоры и др.

Справки — это документы, описывающие и подтверждающие ка­кие-либо факты и события.

Существует два вида справок — внутрислужебные и выдаваемые на сторону заинтересованным организациям и гражданам.

Первые составляются не на бланке и подписываются исполнителем, вторые оформляются на бланке с печатью и подписываются руководителем организации.

Докладная записка — документ, адресуемый руководству своей или вышестоящей организации.

В ней докладывается о сложившейся ситуации, состоявшемся факте, о выполнении работ и пр. Затем высказываются соответст­вующие предложения.

Служебные записки составляются как по указанию руководства, так и по собственной инициативе.

Объяснительная записка — это документ либо поясняющий со­держание основного документа, либо объясняющий сущность и при­чины совершения какого-либо поступка.

В первом случае такой документ оформляется на бланке и под­писывается уполномоченным на то должностным лицом; во втором случае — на чистом листе бумаги с подписью составителя.

Текст объяснительной записки должен быть доступным для по­нимания, убедительным и доказательным.

Акт — документ, составленный уполномоченными лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие (прило­жение 5.4).

Акт обычно составляется комиссией постоянного состава либо назначаемой распорядительным документом для конкретного случая. В состав комиссии входят несколько человек, в том числе председа­тель и члены комиссии.

Однако акт правомочен к составлению и отдельным лицом, пред­ставляющим надзорный орган (пожарная, санитарно-эпидемиоло­гическая служба, административная инспекция и др.).

Сводка — подбор справочных документов, содержащих инфор­мацию по определенному вопросу или соответствующей тематике (например, сводка писем и предложений, сводка показателей, свод­ка происшествий и др.).

Обзор — систематизированная информация о состоянии дел, научных разработках, специальной литературе и т.п.

Контрольные вопросы

1. Сформулируйте понятие «документирование управленческой деятельности» и раскройте сущность процесса документационного обеспечения управления.

2. Что такое документ, его предназначение и предъявляемые к нему
требования?

3.Изложите порядок регулирования создания, согласования и под­писания управленческих документов.

4.Какова сущность унификации и стандартизации документов?

5.Назовите правила оформления управленческих документов. Что такое формуляр-образец организационно-распорядительной доку­ментации?

6.Расскажите о видах бланков служебной документации и их оформлении.

7.Перечислите реквизиты управленческих документов и раскройте смысл каждого из них.

8.Что такое роль и виды основных групп управленческих доку­ментов?

9.Каковы состав, предназначение и оформление распорядительных документов?

10. В чем заключаются особенности составления текста распоряди­тельных документов?

11.Дайте характеристику информационно-справочной документации, перечислите документы, входящие в эту группу, и раскройте их содержание и оформление.

Глава 6

Дата добавления: 2015-12-07