Учет подготовленных конфиденциальных документов

Процедура получения учетной карточки с участка изготовле­ния конфиденциальных документов.

При традиционной регистрации документов:

а) получение с участка изготовления документов учетных кар­точек основного документа и приложений;

б) проверка правильности оформления карточки и наличия росписи исполнителя;

в) совместно с сотрудником участка изготовления документов уничтожение перепечатанных листов документа, внесение отмет­ки об уничтожении в карточку;

г) роспись за получение карточки в журнале учета карточек участка изготовления документов;

д)регистрация карточки в контрольном журнале участка из­данных документов с указанием фамилии исполнителя, у которого находится документ (в зависимости от технологии новый номер проекту документа может не присваиваться, а карточка регистри­руется в контрольном журнале за единым номером двух участков, по при обязательном наличии последовательности этих номеров в журнале);

е) включение учетной карточки в картотеку «За исполнителями». При автоматизированной регистрации документов: а) получение с участка изготовления документов электронной карточки документа (по линии защищенной компьютерной связи или на дискете) и бумажного экземпляра этой карточки;

б) проверка правильности оформления карточки и наличия росписи исполнителя в бумажном экземпляре карточки;

в) совместно с сотрудником участка изготовления документов уничтожение перепечатанных листов документа, внесение отмет­ки об уничтожении в экземпляры карточки, проставление роспи­сей в бумажном экземпляре;

г) роспись сотрудника участка изданных документов за полу­чение карточки в передаточном журнале и проставление элект­ронной подписи в электронной описи учетных карточек участка изготовления документов;

д)регистрация карточки — внесение записи о полученной учетной карточке в электронную опись учетных карточек участка изданных документов, с указанием фамилии исполнителя, у кото­рого находится документ (новый номер документу не присваивает­ся, сохраняется единый порядковый номер, полученный докумен­том при его изготовлении);

е) внесение сведений о документе в электронную опись доку­ментов, выданных конкретным исполнителям;

ж)включение электронной учетной карточки в рабочий массив базы данных компьютера, бумажного экземпляра — в страховую картотеку;

з) уничтожение информации на дискете, если она использова­лась для передачи электронной карточки документа на данный участок, внесение соответствующей отметки в электронный и бу­мажный экземпляры учетной карточки носителя (опись докумен­тов носителя);

и) внесение в машинный журнал (протокол) участка изданных документов сведений о выполненных операциях, проставление росписи сотрудника участка.

Процедура получения документа от исполнителя:

а) получение от исполнителя подписанного руководителем до­кумента или (и) сопроводительного письма к нему (традиционного на бумажной основе, или электронного на дискете, или переданного по линии защищенной компьютерной связи) и всех конфиденциаль­ных материалов, относящихся к этому документу (в том числе вхо­дящего документа, черновика подготовленного документа и т. п.);

б) автоматическая запись документа, поступившего по защи­щенной линии компьютерной связи, на учтенную дискету;

в) проверка соответствия учетных данных на документе, в при­ложениях и учетных карточках, проверка правильности оформле­ния реквизитов, комплектности и полноты документа;

г) проверка соответствия учетных данных черновика записи в учетной карточке документа;

д)проверка реального наличия документа на дискете и отсут­ствия там других документов и записей, соответствия документа сведениям, внесенным в электронную учетную карточку (опись)носителя и бумажный экземпляр этой карточки, заверенный исполнителем; внесение отметки о проверке в бумажный экземп­ляр карточки (описи), заверенной росписью сотрудника участка;

е) внесение отметки о получении документа в традиционную или электронную учетную карточку, допечатка на принтере от­метки о получении документа в бумажный экземпляр электронной карточки;

ж)роспись сотрудника участка за получение документа в тра­диционной учетной карточке или бумажном экземпляре электрон­ной карточки;

з) направление исполнителю по линии защищенной компью­терной связи копии электронной карточки переданного документа с электронной подписью сотрудника участка за получение документа;

и) уничтожение черновика подготовленного документа, внесе­ние отметки об уничтожении в традиционную или электронную учетную карточку, допечатка отметки в бумажный экземпляр электронной карточки и проставление росписей исполнителя и со­трудника участка;

к) уничтожение дискеты с записью информации черновика, внесение отметки об уничтожении в бумажный экземпляр учетной карточки (опись) носителя, заверение отметки росписями испол­нителя и сотрудника участка; передача карточки на участок доку­ментов предварительного учета или инвентарный участок;

л) проставление отметки об уничтожении черновика на копии документа, подшиваемой в дело;

м) роспись сотрудника участка за получение документа и всех ма­териалов во внутренней описи документов, находящихся у испол­нителя;

н) автоматическое внесение в электронную опись массива доку­ментов компьютера исполнителя и электронную опись документов участка, находящихся у конкретных исполнителей, отметки о спи­сании документов, полученных от исполнителя;

о) изготовление на учтенной дискете страховой копии докумен­та, записанного на дискете, и распечатка на принтере ЭВМ двух экземпляров копии сопроводительного письма при изготовлении его на дискете, заверение копий;

п) проставление в бланке документа (или сопроводительного письма) даты издания (подписания) и индекса (исходящего учетно­го номера по контрольному журналу или электронной описи участ­ка с добавлением предусмотренных технологией поисковых обо-

значений) отправляемого документа; проставление тех же сведе­ний на бумажной копии отправляемого документа или сопроводи­тельного письма;

р) дополнение учетного номера изданного внутреннего (распо­рядительного, организационного, протокола и т. д.) документа оче­редным порядковым номером традиционной регистрации каждого отдельного вида документа или индексом дела, в котором будет храниться документ;

с) передача отправляемого документа для подготовки к отправ­ке; помещение страховой копии документа на дискете в ячейку ме­ста хранения;

т) систематизация внутренних документов и подготовка их к передаче на исполнение;

у) внесение отметки о новом местонахождении документа в конт­рольный журнал (при традиционной регистрации) или в электрон­ную опись учетных карточек участка;

ф) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выпол­ненных операциях, проставление росписи сотрудника участка.

Процедура получения документов с других участков службы конфиденциальной документации:

а) получение традиционного или электронного (на дискете или по линии защищенной связи) документа с соответствующего участ­ка службы конфиденциальной документации;

б) автоматическая запись документа, поступившего по линии защищенной компьютерной связи, на учтенную дискету;

в) получение при необходимости вместе с документом традици­онного сопроводительного письма;

г) получение вместе с документом традиционной или бумажно­го аналога электронной учетной карточки; при наличии защищен­ной линии компьютерной связи — получение копии электронной карточки;

д) проверка наличия разрешения полномочного руководителя на отправку документа;

е) выполнение проверочных и сравнительных действий с доку­ментом, сопроводительным письмом и учетными формами; про­верка реального наличия документа на дискете и отсутствия на ней других неучтенных документов, проверка наличия необходи­мой отметки и росписи в электронном и бумажном экземплярах учетной карточки (описи);

ж)роспись за получение документа и учетной карточки в пере­даточном журнале (при передаче документа по линии защищенной связи — проставление электронной подписи в электронной кар­точке и возвращение ее в компьютер соответствующего участка);

з) автоматическое внесение отметки о необходимости уничто­жения копии документа в электронную опись массива электрон­ных документов, находящихся в компьютере участка, с которого поступил документ по линии связи;

и) распечатка на принтере ЭВМ двух экземпляров копии сопро­водительного письма, изготовленного на дискете, содержащей сам документ; заверение копий;

к) оформление бланка документа или сопроводительного письма; л) передача отправляемого документа для подготовки к отправке; м) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выпол­ненных операциях, проставление росписи сотрудника участка.

Процедура передачи изданных внутренних документов на рас­смотрение, исполнение и другие участки службы конфиденциаль­ной документации.

При традиционной регистрации документов:

А. Выдача документа исполнителю:

а) выдача документа соответствующему исполнителю под рос­пись в учетной карточке подготовленного (изданного) документа;

б) внесение фамилии исполнителя в контрольный журнал;

в) включение учетной карточки в картотеку «За исполнителями».

Б. Возвращение документа от исполнителя:

а) проверка целостности и комплектности документа, наличие отметки об исполнении;

б) роспись сотрудника участка за получение документа в учет­ной карточке документа и внутренней описи документов, находя­щихся у исполнителя;

в) передача документа по назначению (на другой участок служ­бы конфиденциальной документации).

В. Передача документов на другие участки службы конфиден­циальной документации:

а) внесение сведений о документе в передаточный журнал;

б) передача документа вместе с учетной карточкой сотруднику соответствующего участка под роспись в передаточном журнале;

в) внесение в контрольный журнал участка изданных докумен­тов отметки о новом местонахождении документа;

г) получение от сотрудника соответствующего участка учетной карточки с отметкой о выполненных действиях с документом;

д) роспись за полученную карточку в передаточном журнале;

е) проверка заполнения всех необходимых граф (позиций) кар­точки и включение ее в отработанную картотеку (справочную кар­тотеку исполненных документов).

При автоматизированной регистрации документов:

А. Передача документа исполнителю:

а) внесение отметки в электронную учетную карточку о выдаче традиционного или электронного документа исполнителю;

б) допечатка на принтере в бумажный экземпляр электронной учетной карточки сделанной отметки;

в) при выдаче документа на дискете — проверка сведений, запи­санных в электронной учетной карточке на дискете, проверка комп­лектности документа и отсутствия на дискете неучтенных докумен­тов, внесение отметки в бумажный экземпляр учетной карточки(описи) носителя, роспись сотрудника участка и исполнителя;

г) копирование дискеты на чистый учтенный страховой (резер­вный) магнитный носитель, внесение необходимых сведений и рос­писей сотрудника участка и исполнителя в электронный и бумаж­ный экземпляры учетной карточки (описи) этого носителя;

д)автоматическое внесение отметки о новом местонахождении документа в электронную опись карточек участка изданных доку­ментов;

е) автоматическое внесение в электронную опись документов, выданных конкретным исполнителям, записи о выдаче документа, допечатка в традиционную внутреннюю опись документов, нахо­дящихся у исполнителя, сведений о выданном документе;

ж)выдача документа исполнителю под роспись в бумажном эк­земпляре электронной учетной карточки;

з) включение бумажного экземпляра учетной карточки в стра­ховую картотеку участка; помещение страховой копии документа на дискете в ячейку места хранения;

и) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выпол­ненных операциях, проставление росписи сотрудника участка.

Б. Передача исполнителю электронной копии документа по ка­налу защищенной связи:

а) изготовление копии документа на учтенной страховой (ре­зервной) дискете, внесение необходимых сведений и подписи со­трудника участка в электронный и бумажный экземпляры учет­ной карточки (описи) носителя, помещение дискеты в ячейку места хранения;

б) внесение отметки о передаче документа исполнителю в элект­ронную учетную карточку подготовленного (изданного) документа;

в) передача электронной учетной карточки исполнителю по ка­налу защищенной компьютерной связи;

г) внесение исполнителем в электронную учетную карточку электронной подписи за передаваемый ему документ и возвраще­ние карточки в компьютер участка изданных документов;

д) автоматическое внесение отметки о передаче нового документа в электронную опись массива документов компьютера исполнителя;

е) передача копии электронного документа и копии электрон­ной учетной карточки в базу данных компьютера исполнителя;

ж) автоматическое внесение отметки о местонахождении элект­ронной копии документа в электронные описи учетных карточек и массива электронных документов компьютера участка изданных документов, внесение отметки в подлинник электронного докумен­та; заверение всех отметок электронными подписями сотрудника участка;

з) автоматическое внесение сведений о переданном документе в электронную опись документов участка, выданных конкретным исполнителям;

и) внесение исполнителем записи (рукописным способом или с помощью принтера) во внутреннюю опись документов, находя­щихся у исполнителя;

к) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выпол­ненных операциях, проставление росписи сотрудника участка.

В. Возвращение документа от исполнителя:

а) получение от исполнителя бумажного документа, дискеты;

б) поступление на компьютер участка изданных документов(при обмене документами по линии защищенной компьютерной связи) электронной карточки документа с отметкой об исполнении документа и отметкой (номером и датой акта) об уничтожении ко­пии документа в базе данных компьютера исполнителя, заверен­ных электронными подписями полномочного должностного лица и уполномоченного службы конфиденциальной документации;

в) поиск экземпляров электронной и бумажной карточек доку­мента;

г) сравнение учетных данных и проверка целостности и комп­лектности документа;

д)сравнение состава документов, записанных на дискете, с электронным и бумажным экземплярами учетной карточки (опи­си) носителя, внесение отметки и росписей сотрудника участка и исполнителя;

е) проверка наличия на документе отметки об исполнении, заверенной на бумажном документе традиционными росписями, на электронных — электронными подписями (или при записи до­кумента на дискете — наличие возможности проставления тради­ционных росписей в бумажном экземпляре учетной карточки);

ж) внесение отметки о возврате документа в электронную кар­точку с проставлением электронной подписи сотрудника участка и допечатка отметки с проставлением росписи этого сотрудника в бумажном экземпляре электронной учетной карточки, бумажном экземпляре учетной карточки дискеты и внесение росписи сотрудни­ка во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя;

з) внесение отметки о новом местонахождении документа в электронную опись карточек участка изданных документов и электронную опись документов, выданных конкретным исполни­телям;

и) при возврате электронной карточки документа, переданного по защищенной линии компьютерной связи, внесение отметки о возврате карточки в электронные описи учетных карточек доку­ментов участка и массива электронных документов компьютера участка изданных документов, в подлинник электронного доку­мента, в электронную опись массива документов компьютера исполнителя, заверение отметок электронной подписью сотрудни­ка участка;

к) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выпол­ненных операциях, проставление росписи сотрудника участка;

л) передача документов на другие участки службы конфиден­циальной документации.

Г. Передача документов на другие участки службы конфиден­циальной документации:

а) внесение отметки в электронную учетную карточку о пере­даче традиционного или электронного документа на соответствую­щий участок;

б) допечатка на принтере сделанной отметки в бумажный экземпляр электронной учетной карточки;

в) при передаче документа на дискете — проверка сведений, записанных в электронной учетной карточке на дискете, проверка комплектности документа и отсутствия на дискете неучтенных до­кументов, внесение отметки в бумажный экземпляр учетной кар­точки (описи) носителя, роспись сотрудника участка;

г) передача бумажного документа или документа на дискете вместе с учетной карточкой на соответствующий участок службы конфиденциальной документации;

д)при передаче документа на дискете — одновременная пере­дача дискеты со страховой (резервной) копией документа;

е) роспись сотрудника соответствующего участка в передаточ­ном журнале за получение документа, страховой дискеты и бу­мажных экземпляров учетных карточек; передача электронного экземпляра учетной карточки при наличии защищенной компью­терной линии связи с проставлением электронной подписи сотруд­ника соответствующего участка в электронной описи карточек участка изданных документов;

ж)уничтожение в электронном массиве компьютера участка изданных документов копий электронных учетных карточек доку­ментов и дискет (подлинники вместе с бумажными экземплярами были переданы на соответствующий участок вместе с документа­ми и дискетами);

з) внесение отметки о новом местонахождении документа в элект­ронную опись учетных карточек участка изданных документов;

и) получение от сотрудника соответствующего участка подлин­ника электронной и бумажного экземпляра учетной карточки до­кумента с отметкой о выполненных действиях с документом;

к) роспись за получение бумажного экземпляра карточки в пе­редаточном журнале, за электронную карточку — проставление сотрудником участка изданных документов электронной подписи в электронной описи учетных карточек соответствующего участка;

л) проверка заполнения всех необходимых граф (позиций) учет­ной карточки;

м) включение электронного экземпляра учетной карточки в ар­хивный массив базы данных компьютера участка изданных доку­ментов, включение бумажного экземпляра этой карточки в страхо­вую валовую картотеку отработанных карточек (картотеку испол­ненных документов);

н) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выпол­ненных операциях, проставление росписи сотрудника участка из­данных документов.

Д. Передача документов на другие участки службы конфиден­циальной документации по каналу защищенной компьютерной связи:

а) внесение отметки в электронную учетную карточку о пере­даче документа на соответствующий участок;

б) передача в компьютер соответствующего участка подлинни­ков документа и учетной карточки;

в) проставление сотрудником соответствующего участка элект­ронной подписи в электронной описи учетных карточек участка изданных документов;

г) уничтожение в массивах подлинников электронного доку­мента и электронной учетной карточки, а также записи о докумен­те в электронной описи массива электронных документов компью­тера участка изданных документов; внесение отметки и электронных подписей в опись учетных карточек участка изданных документов;

д) внесение отметки о местонахождении документа в электрон­ную опись учетных карточек;

е) возвращение в компьютер участка изданных документов подлинника учетной карточки документа с отметкой о выполнен­ных действиях с документом;

ж)внесение электронной подписи сотрудника участка издан­ных документов за получение карточки в электронную опись учет­ных карточек соответствующего участка;

з) проверка заполнения всех необходимых граф (позиции) кар­точки и ее распечатка на бумажном носителе, заверение копии росписью руководителя участка изданных документов и печатью (штампом) участка;

и) включение электронного экземпляра учетной карточки в ар­хивный массив базы данных компьютера участка изданных доку­ментов, включение бумажного экземпляра этой карточки в страхо­вую валовую картотеку отработанных карточек (картотеку испол­ненных документов);

к) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выпол­ненных операциях, проставление росписи сотрудника участка из­данных документов.

Дата добавления: 2015-12-07