Обработка изданных документов

Стадия обработки изданных конфиденциальных документов осуществляется централизованно службой КД в традиционном пли автоматизированном режиме и предназначена для выполне­ния технологических комплексов, процедур и операций по отправ­ке документов адресатам или использованию внутренних доку­ментов в целях управления фирмой и обеспечения ее основной де­ятельности.

Как мы уже отмечали, подготовленный конфиденциальный до­кумент получает учетный номер на этапе изготовления проекта документа с черновика. После завершения этапа издания исполни­тель отчитывается (если он не сделал этого раньше) за израсходо­ванные носители и передает в службу КД в соответствии с внут­ренней описью документов, находящихся у него: подлинник и все экземпляры подписанного документа, черновик и варианты доку­мента, испорченные листы, дискеты и бланки, чистые учтенные носители, инициативный документ, послуживший основанием для издания нового документа (с отметкой об исполнении) и другие ма­териалы, возникшие при создании документа. Черновики, вариан­ты и рабочие материалы (в том числе на дискетах) уничтожаются в присутствии исполнителя.

В службу КД для уничтожения сдаются неподписанные или неутвержденные проекты подготовленных документов со всеми материалами. Исполнителям запрещается самостоятельно унич­тожать какие-либо конфиденциальные материалы, черновики до­кументов. Им не разрешается также оставлять у себя материалы, подлежащие уничтожению, или их копии.

Неправильно оформленный или некомплектный документ воз­вращается исполнителю. Не принимается также документ, если исполнитель не смог отчитаться о местонахождении черновика, ва­риантов и других материалов. Об отказе в приеме документа ин­формируется первый руководитель фирмы для принятия решения. Стадию обработки изданных, документов можно разделить на два технологических комплекса:

а) комплекс процедур передачи в службу КД и обработки документов, предназначенных для отправки;

б) комплекс процедур передачи в эту службу и обработки внутренних документов.

Первый комплекс включает в себя следующие процедуры:

— получение документа от исполнителя;

— получение документа с другого участка службы КД (инвентарного, архивного и др.);

— подготовка документа к отправлению;

— отправление пакетов (конвертов). В процессе обработки от­правляемых конфиденциальных документов решаются следующие задачи обеспечения защиты информации и ее носителя:

— исключение возможного тайного вскрытия конверта и несан­кционированного ознакомления с документом при его пересылке (передаче) адресату, возможности подмены документа и листов;

— ограничение возможности утери, кражи или подмены кон­верта с конфиденциальным документом;

— подтверждение факта отправки документа и правильности, оформления этого факта в учетных формах;

— исключение ошибочной отправки документа, конверта друго­му адресату, необоснованной рассылки документов ряду адресатов.

Разрешением на отправку конфиденциального документа явля­ется подписанное первым руководителем фирмы сопроводитель­ное письмо к документу или разрешительная запись, сделанная лично руководителем в учетной форме, если документ отправляется без сопроводительного письма. Отправка конфиденциальных документов осуществляется централизованно службой КД фирмы. В некрупных фирмах — секретарем-референтом или управляю­щим делами. Исполнителям запрещается лично отправлять кон­фиденциальные документы.

При подготовке документа к отправлению на лицевой стороне конверта обозначаются: гриф конфиденциальности и другие необ­ходимые адресные реквизиты, номера вложенных документов. На оборотной стороне в местах склеивания клапанов конверта ста­вится печать фирмы. Конверты с конфиденциальными документа­ми должны передаваться курьерами адресатам под роспись за по­лучение конверта в разносной книге, реестре или расписке. Курье­рам не разрешается пользоваться общественным транспортом.

При отправлении конфиденциальных документов заказными и ценными почтовыми отправлениями используется двойное паке­тирование документов (вкладывание конверта в конверт). Гриф конфиденциальности и иные отметки ставятся на внутреннем кон­верте, который опечатывается и при необходимости прошивается. Внешний конверт оформляется в соответствии с Почтовыми пра­вилами. Конверты (пакеты), предназначенные для отправления конфиденциальных документов, должны быть светонепроницае­мыми. Особое внимание обращается на прочность проклеивания клапанов конвертов, исключающее возможность отпаривания мест склейки. Тексты отправляемых писем, телеграмм, телексов, факсов целесообразно шифровать. Факт оправления конфиденциальных документов подтверждается почтовыми реестрами.

Второй комплекс — передача работником службы КД изданных внутренних документов на исполнение, для использования или ознакомления по своему содержанию соответствует составу ста­дий входного документопотока и включает в себя:

— передачу документа соответствующему руководителю для рассмотрения и исполнителю (исполнителям) для работы;

— ознакомление с документом соответствующих сотрудников фирмы;

— пополнение, использование и возвращение документа от исполнителя;

— передачу документа на другие участки службы КД. Техноло­гия выполнения перечисленных стадий аналогична рассмотренной выше.

Следовательно, обработка изданных конфиденциальных доку­ментов отличается четкой детализацией технологии выполнения, при которой основную роль играет соблюдение правильной после­довательности выполнения технических процедур и операций, а также своевременное внесение необходимых сведений в соответ­ствующие учетные формы.

Глава 8

ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И УНИЧТОЖЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ,

Дата добавления: 2015-12-07