Читайте также:
|
4.4.1. Регистрация исходящих и внутренних документов осуществляется в САДД ТУ не позднее рабочего дня, следующего за днем их подписания, и заключается в присвоении регистрационного номера и даты, которые проставляются на документе.
При отсутствии САДД ТУ в учреждении Банка России регистрация исходящих и внутренних документов может осуществляться в журналах либо в регистрационных картотеках (в том числе автоматизированных).
При регистрации исходящих и внутренних документов, направляемых адресатам в электронной форме, а также для целей справочно-информационной работы к регистрационным карточкам САДД ТУ присоединяются файлы с электронными копиями документов в соответствии с требованиями к организации использования САДД ТУ, установленными в учреждении Банка России.
Исходящие и внутренние документы, подготовленные с нарушением порядка оформления и визирования, установленного подпунктами 3.2.1 - 3.2.7 пункта 3.2 настоящей Инструкции, не регистрируются и подлежат возврату исполнителю.
4.4.2. Исходящие документы подлежат регистрации в службе ДОУ или в структурных подразделениях, их подготовивших, в соответствии с подпунктом 4.1.5 пункта 4.1 настоящей Инструкции и установленным в учреждении Банка России порядком.
4.4.3. Регистрационный номер исходящего документа может иметь следующие варианты структуры:
индекс дела по номенклатуре дел соответствующего структурного подразделения - порядковый номер документа;
индекс лица, подписавшего документ - индекс дела по номенклатуре дел -порядковый номер документа;
индекс лица, подписавшего документ - индекс подразделения-исполнителя -индекс дела по номенклатуре дел - порядковый номер документа.
Например, регистрационный номер документа:
13-1-20/177, где
индекс дела - 13-1-20 (индекс подразделения - 13-1), порядковый номер документа- 177, разделители — «-» и «/»
или
03-13-1-20/177, где
индекс лица, подписавшего документ, - 03, индекс дела - 13-1-20 (индекс подразделения - 13-1), порядковый номер документа - 177, разделители - «-» и «/»
или
03-13/10-5/177, где
индекс лица, подписавшего документ, - 03,
индекс подразделения, подготовившего документ, - 13,
индекс дела по номенклатуре дел подразделения,
зарегистрировавшего документ и оформившего его
в дело (номенклатура дел службы ДОУ), - 10-5,
порядковый номер документа- 177, разделители - «-» и «/».
Последний вариант структуры регистрационного номера может быть использован для регистрации документов, учитываемых и формируемых в дела в службе ДОУ.
При регистрации документов в САДД ТУ применяются также индексы, предусмотренные приложением 7 настоящей Инструкции.
4.4.4. Внутренние документы регистрируются, как правило, в структурных подразделениях, их подготовивших.
Необходимость регистрации внутренних документов учреждения Банка России определяет руководитель структурного подразделения, подписавший документ.
В случае, когда регистрация документов, направляемых на бумажном носителе от одного структурного подразделения другому, не производится, их передача может осуществляться под расписку на визовом экземпляре (копии) документа.
4.4.5. При регистрации внутренним документам присваиваются соответствующие индексы. Например:
ВН-13-1/17, где
буквенный индекс группы документов - ВН,
индекс подразделения, подготовившего
и зарегистрировавшего документ, - 13-1,
порядковый номер - 17
или
ВН-11-1-5/19, где
буквенный индекс группы документов - ВН,
индекс дела - 11-1-5 (индекс подразделения,
подготовившего и зарегистрировавшего
документ, - 11-1),
порядковый номер - 19.
4.4.6. Исходящие и внутренние документы о проведении проверок кредитных организаций (распоряжения, поручения, акты, записки и другие) регистрируются в соответствии с требованиями подпунктов 4.4.1 и 4.4.2 настоящего пункта.
4.4.7. При работе с исходящими и внутренними документами в учреждении Банка России по ним даются поручения (резолюции) в соответствии с подпунктом 4.3.9 пункта 4.3 настоящей Инструкции.
4.4.8. Документы на бумажном носителе, предназначенные для отправки, передаются в службу ДОУ (экспедицию) или курьерам полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными в САДД ТУ с указанием адресатов и, при необходимости, способов доставки.
Необходимость отправки документов с использованием конкретного способа доставки (электронные каналы связи, заказная почта, курьер и другие) определяется структурным подразделением, подготовившим документ. В случае отсутствия прямых указаний о способе доставки документов либо невозможности его использования служба ДОУ (экспедиция) осуществляет отправку корреспонденции в соответствии с условиями договоров со службами доставки.
Документы, отправляемые с курьером, передаются адресату под расписку в реестре, журнале передачи или на копии документа.
4.4.9. Структурными подразделениями документы на отправку передаются не позже рабочего дня, следующего за днем их регистрации.
Документы должны быть отправлены службой ДОУ (экспедицией) в соответствии с согласованным графиком передачи почтовых отправлений службам доставки.
4.4.10. Службой ДОУ (экспедицией) проверяется правильность оформления переданных на отправку документов. Неправильно оформленные исходящие документы (в том числе отправляемые в электронной форме) подлежат возврату исполнителю на доработку.
Отправка общей корреспонденции осуществляется в отдельных конвертах с обязательным составлением описей вложений к ним. Обработка и отправка документов осуществляются в соответствии с требованиями служб доставки и с использованием типового программного комплекса АКОРД БР. Отправляемые документы на бумажных носителях проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и передаются в установленном порядке в соответствующую службу доставки.
4.4.11. Отправка зарегистрированных в САДД ТУ исходящих документов, направляемых в центральный аппарат Банка России и учреждениям Банка России по электронным каналам связи, осуществляется, как правило, посредством технологии взаимоувязанного документооборота САДД БР.
4.4.12. Рассылка электронных копий документов, зарегистрированных в САДД ТУ, с использованием электронных почтовых служб Банка России осуществляется уполномоченными работниками с электронных адресов, специально определенных для конкретных категорий документов.
Дата добавления: 2015-11-26; просмотров: 71 | Нарушение авторских прав