Документы, определяющие организацию делопроизводства в ОВО

Документационное обеспечение управления в ОВО по Кольскому району – филиалу ФГКУ УВО УМВД России по МО осуществляется секретариатом или как это еще называют - канцелярией, так же группой учета.

Организация работы с документами в ОВО включает в себя рациональный объем, определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками учреждения. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из внешних организаций), исходящих (отправляемых во внешние организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

В отделе вневедомственной охраны входящие документы поступают в секретариат к секретарю, занимающемуся делопроизводством. Входящие документы регистрируются в журнале регистрации входных документов, передаются начальнику ОВО, либо его заместителям, а те в свою очередь отписывают документы исполнителям. Исходящие документы подготавливаются исполнителями, передаются начальнику, либо его заместителям на подпись. Затем регистрируются в секретариате в книге исходящих документов и отправляются во внешние организации, которым предназначены данные документы.

При подготовки и оформлении документов используют следующие реквизиты, согласно ГОСТ Р 6.30-97:

01 – эмблема организации или типовой знак;

02 – код организации;

03 – код формы документа;

04 – наименование организации;

05 – справочные данные об организации;

06 – наименование вида документа;

07 – дата документа;

08 – регистрационный номер документа;

09 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

10 – место составления и издания документа;

11 – гриф ограничения доступа к документу;

12 – адресат;

13 – гриф утверждения документа;

14 – резолюция;

15 – заголовок к тексту;

16 – отметка о контроле;

17 – текст документа;

18 – отметка о наличии приложения;

19 – подпись;

20 – гриф согласования документа;

21 – визы согласования документа;

22 – печать;

23 – отметка о заверении копии;

24 – отметка об исполнителе;

25 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

26 – отметка о поступлении документа в организацию;

27 – идентификатор электронной копии документа (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст).

Бланки документов проектируют в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97.

Существует два вида документальных потоков: входные и выходные.

Входными документами отдела вневедомственной охраны являются:

- указания и приказы от ФГКУ УВО УМВД России по МО;

- счета от предприятий поставляющих услуги отделу вневедомственной охраны;

- заявления о проведении предварительного обследования объекта;

- письма и др.

Выходными документами отдела вневедомственной охраны являются:

- ответы на указания;

- претензиционные письма;

- информационные письма;

- договоры;

- счет-фактуры;

- отчеты квартальные, полугодовые предоставляемые в ФГКУ УВО УМВД России по МО и тп.

Под объемом документооборота в ОВО понимается количество документов, полученных и созданных учреждением за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот в ОВО по Кольскому району – филиалу ФГКУ УВО УМВД России по МО за последние 3 года (таблица 1), была выявлена тенденция к его росту.

Таблица 1

Документооборот ОВО по Кольскому району за 2011-2013 гг

Год	Количество входящих документов	Количество исходящих документов	Количество внутренних документов	Итого

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются заявления граждан и отказные материалы. Поступает большое количество ориентировок из других отделов и вышестоящих учреждений.

Из подразделений отдела, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие отчеты о проделанной работе и рапорта.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности отдела вневедомственной охраны оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом чаще всего на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

- бланк для письма;

- общий бланк для всех других видов документов, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

- информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Внутренние документы отдела вневедомственной охраны оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название учреждения, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2003.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники часто используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

На основании вышесказанного можно представить движение документопотока в отделе вневедомственной охраны в виде оперограммы движения документов.

В таблице 2 представлена оперограмма движения документов в ОВО по Кольскому району – филиалу ФГКУ УВО УМВД России по МО.

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями и клиентами ОВО являются договоры.

Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информацион­ного обеспечения управления. Четко орга­низованный он ускоряет про­хождение и исполнение документов в учреждении, являясь одним из условий повышения эффективно­сти управления.

Таблица 2

Оперограмма общего движения документов

Рационально организован­ный документооборот предполагает упоря­дочение системы информации. Сложный процесс прохождения документов, параллельная обработка одной и той же инфор­мации в структурных подразделениях, дублирование информации, недостатки исторически сложившихся мо­делей построения документов, их громозд­кость и т.п. приводят к увеличению работ, а при механизированной обработке - и к снижению эффективности использования вычислительной техники.

Дата добавления: 2015-08-27