Документирование системы менеджмента качества вуза

4.1. Требования к содержанию и оформлению документации системы менеджмента качества вуза

Важнейшим требованием к системе менеджмента качества является отражение стремления вуза к обеспечению высокого качества своей дея­тельности и подтверждение реальных действий по осуществлению этого стремления в соответствующих документах.

Кроме того, документация системы менеджмента качества явля­ется способом закрепления и распространения лучшей практики внедрения СМК, а также свидетельствами выполнения конкретных действий и достигнутых результатов.

Цель разработки документации заключается в создании нормативно- организационной и информационно-методической основы для построе­ния, обеспечения устойчивого функционирования и постоянного улучшения системы менеджмента качества, а также доказательства ее соответствия требованиям стандартов ISO серии 9000.

Таким образом, документирование необходимо для того, чтобы под­твердить, что вузом:

установлены требования потребителей;

эти требования нашли отражение в политике и целях вуза в обла­сти качества;

согласно им были установлены требования к СМК и сплани­рована деятельность вуза в целом;

разработана совокупность процессов, приводящих к выполне­нию этих требований;

эти процессы планируются, управляются и улучшаются, обе­спечивается их воспроизводимость;

осуществляется оценка результативности и эффективности дея­тельности вуза и управления им;

обеспечивается прослеживаемость выполнения процессов, на регулярной основе осуществляется их измерение и анализ со стороны руководства;

фиксируются объективные доказательства качества деятельности.

Согласно стандарта ISO 9000, «документация дает возможность

передать смысл и последовательность действий. Ее применение спо­собствует:

а) достижению соответствия требованиям потребителя и улучше­нию качества;

б) обеспечению соответствующей подготовки кадров;

в) повторяемости и прослеживаемости;

г) обеспечению объективных свидетельств;

д) оцениванию эффективности и постоянной пригодности системы менеджмента качества»'.

Документирование СМК предусматривает разработку целого ком­плекса документов. Качество самой СМК вуза во многом определяется тем, насколько качественно разработана регламентирующая ее работу доку­ментация, т. е. документация является основой СМК, ее результативности и эффективности. Вместе с тем, как остроумно замечает М. 3. Свиткин, ISO 9001 требует наличия в организации документированной системы менеджмента, а не системы документов: «Разработка документации не должна быть самоцелью, а должна добавлять ценность».

Специалистами «Конфлакса» разработан ряд рекомендаций по доку­ментированию СМК^[12]:

Ценность документов и степень доверия к ним определяется значи­мостью заключенной в них информации.

Сколько бы усилий не было вложено в разработку документов СМК, их ценность проявляется лишь тогда, когда они оказываются в нужное время в нужном месте.

Полезность документов СМК определяется практической потреб­ностью в этих документах, а также знаниями, опытом и восприятием их пользователей.

Любой документ СМК следует воспринимать как продукт интел­лектуальной деятельности, требующий уважительного отношения к себе вне зависимости от того, в какую форму он обличен.

Эффективность использования документов СМК зависит не столько от их ценности, сколько от того, как они применяются пользователями.

Внедренный документ СМК может до поры, до времени быть никому ненужным. Но это не означает, что документ «умер», он может оказаться «вполне живым» при возникновении спорной ситуации в сфере действия документа и при подготовке новых сотрудников.

Каждый документ СМК имеет своего разработчика, который несет ответственность за его содержание и своевременное обновление. Любой пользователь документа вправе подвергнуть его аргументированной критике и довести эту критику до сведения автора документа в установленном порядке.

Документы СМК обеспечивают преемственность деятельности в системе. С уходом сотрудников, разработавших эти документы, сами документы остаются и выступают хранителями корпоративной памяти.

Избыток информации в документе СМК также вреден, как и ее недостаток.

Документом СМК может оказаться и то, что не предполагалось быть таковым. Например, непредусмотренные аудио- и видеозаписи, фотографии и пр.

Небрежно оформленный документ СМК может оказаться неэф­фективным в практике его применения.

Привычка к документам СМК на бумажном носителе не должна стать преградой к освоению документов на электронном носителе. Вместе с тем, создание документов на электронных носителях не должно переводить любые бумажные документы в разряд несоответствующих современным требованиям.

В соответствии с требованиями ISO 9001:2008 документация системы менеджмента качества должна включать:

а) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;

б) руководство по качеству;

в) документированные процедуры;

г) документы, необходимые организации для обеспечения эффек­тивного планирования, осуществления процессов и управления ими;

д) записи по качеству.

Таким образом, всю структуру документации СМК вуза можно пред­ставить в виде пирамиды (рис. 10).

Такая структура облегчает распространение, поддержание докумен­тации, а самое главное — ее понимание сотрудниками вуза. При этом жестко заданных требований к объему, содержанию, способам оформле­ния и представления документации нет. Эти требования к документации каждый вуз определяет самостоятельно, исходя из своей специфики, традиций и приоритетов. Конкретное содержание требований к доку-

ментации зависит также от размера и профиля вуза, сложности и взаимо­действия процессов, уровня квалификации и компетентности персонала, требований потребителей, нормативных требований, а также от глубины, до которой необходимо подтверждать выполнение требований к системе менеджмента качества.

Дата добавления: 2015-11-14