ТЕМА: Построение деревьев проблем (целей, задач).

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К ПРОВЕДЕНИЮ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ

Цель проведения практического занятия – закрепление теоретических знаний, приобретение навыков и опыта логической увязки вопросов управленческого характера, умения формулировать проблемы, цели и задачи, умения определять пары их соподчиненностей, получение опыта построения деревьев проблем (целей, задач) для эффективного использования в будущей управленческой деятельности.

Задача - научить студентов свободно владеть инструментарием построения деревьев проблем (целей, задач);

Практическое занятие рассчитано на два академических часа.

Управленческое решение (УР), на основе реализации которого обеспечивается развитие и функционирование объектов управления, является продуктом процесса управления. Процесс управления – это формализованная последовательность операций, направленных на обеспечение функционирования и развития объекта управления в соответствии с поставленными целями. Под объектами управления понимается: персонал, элементы организационной структуры управления и производственной структуры, отдельные процессы или группы процессов.

В процессе управления большое значение придается выявлению проблем, их осознанию и формулированию, что создает базу для постановки целей и задач.

Сложный теоретический или практический вопрос, который в момент его рассмотрения не имеет известного готового способа решения и требует дополнительного исследования для своего решения, можно представить как проблему (табл. 1).

Проблема характеризуется рядом особенностей. Это, прежде всего, уникальность ситуации и большое число различного рода требующих учета факторов, существенно влияющих на эффективность достижения поставленных целей, как со стороны организации, так и личности. В этой связи огромное значение имеет человеческий фактор, определяющий степень субъективности при подготовке, разработке и аргументации принятия УР.

Для успешного разрешения проблемы ее целесообразно структурировать, т.е. выявить состав элементов проблемы и установить связи между ними. Цель структуризации – минимизировать число и состав не формализуемых элементов проблемы. Структуризация позволяет придать проблеме более определенный характер. Поэтому при структуризации проблемы большое значение имеет возможность обоснованной количественной оценки зависимостей между элементами.

С учетом этого можно выделить три типа проблем:

- хорошо структурируемые,

Табл. 1

Поле проблем

№ п.п.	Проблемы, решаемые в конкретной организации
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33.	Каким образом увеличить число привлекаемых клиентов Поиск эффективных путей повышения эффективности и качества работы с клиентами Как активизировать рекламную деятельность в данной организации Как упростить систему приема заказов Поиск путей сокращения времени на выполнение заказа Поиск возможностей расширения спектра предоставляемых организацией услуг Как повысить привлекательность гарантийных обязательств организации Поиск наиболее рациональных для организации путей размещения рекламы в СМИ Поиск наиболее эффективных для организации путей размещения рекламы в Интернете Поиск эффективных для организации путей оформления наружной рекламы Как организовать эффективный вариант «Direct marketing» Как уменьшить очереди в приемных пунктах организации Поиск путей рациональной организации системы заказов на дому Как можно увеличить число приемных пунктов Поиск рациональных путей повышения производительности труда работников организации Как сократить время движения информации в системе управления организацией Поиск возможностей публикации скрытой рекламы в организации Поиск наиболее эффективных вариантов публикации рекламных объявлений Как попасть в рейтинги, публикуемые в прессе Поиск наиболее приемлемых для организации путей создания оптимального рекламного сайта Как наилучшим образом разместить баннерную рекламу организации Как наилучшим образом разместить рекламу организации в поисковых системах Как организовать почтовую рассылку информации об организации Как сократить время оформления заказов Как организовать наиболее эффективное для организации распространение листовок и буклетов Как оптимизировать время ожиданияприема заказа Поиск наиболее приемлемых вариантов аренды мест для новых пунктов приема Как приобрести место для новых пунктов приема Как наилучшим образом организовать прием заказов через Интернет Как организовать устраивающий организацию прием заказов по телефону Поиск наиболее приемлемых путей повышения квалификации рабочих Поиск путей снижения дублирования персоналом управленческих операций Как оптимизировать число работ, закрепленных за одним человеком
34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51.	Поиск наиболее приемлемой для организации современной информационной технологии Поиск наиболее рационального способа получения хостинга на чужом сервере Как приобрести и поддерживать свой сервер Как эффективно организовать рассылку информации об организации по традиционной почте Как эффективно организовать рассылку по E-Mail информации об организации Поиск наиболее рационального для организации распространения листовок на улицах Как разместить буклеты организации в крупных магазинах Поиск возможностей предоставления клиенту дополнительного сервиса в пунктах приема Поиск приемлемого для организации способа получения базы адресов физических лиц Поиск подходящего для организации способа получения базы адресов E-Mail Поиск наиболее действенной системы скидок на продукцию (работы, услуги) организации Как организовать гибкую систему скидок при объемных заказах Как повысить эффективность использования системы дисконтных карт Как сократить транспортные расходы Как уменьшить затраты на транспортные средства Как сократить издержки на перемещение груза Поиск путей снижения стоимости перевозки единицы груза Как сократить транспортные маршруты

- слабо структурируемые,

- неструктурируемые.

Хорошо структурируемые – это проблемы, зависимости между элементами которых можно характеризовать численно или символами.

Для установления зависимостей между элементами проблемы могут использоваться такие количественные методы анализа как линейное, нелинейное, динамическое программирование, теория игр, теория массового обслуживания и др. Широко применяется моделирование.

Слабо структурируемые – сложные проблемы, между элементами которых преобладает качественная связь, хотя могут иметь место и количественные зависимости.

Неструктурируемые проблемы – это такие, в которых как сами элементы, так и связи между ними могут быть выражены только качественно; т.е. известны лишь общие описания, количественные же зависимости неизвестны. Для описания такой проблемы, как правило, используются эвристические методы, базирующиеся на интуиции, логике, опыте.

Что касается цели, то она может быть задана заранее или сформирована под воздействием обстоятельств или ситуации, и определяться как искомые результаты (табл. 2).

Табл. 2

Поле целей

№ п.п.

Цели для конкретной организации

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.   23. 24. 25. 26. 27.

Повысить число привлекаемых клиентов Повысить эффективность и качество работы с клиентами Упростить систему приема заказов Сократить время на выполнение заказа Расширить спектр предоставляемых организацией услуг Повысить привлекательность гарантийных обязательств организации Уменьшить очереди в приемных пунктах организации Совершенствовать работу по организации системы заказов на дому Увеличить число приемных пунктов Повысить производительность труда работников организации Уменьшить время движения информации в системе управления организацией Сократить время оформления заказов Оптимизировать время ожиданияприема заказа Активизировать работу по аренде мест для новых пунктов приема Активизировать работу по приобретению мест для новых пунктов приема Совершенствовать работу по организации приема заказов через Интернет Совершенствовать работу по организации приема заказов по телефону Повысить квалификацию рабочих Снизить дублирование операций персоналом Уменьшить число работ, закрепленных за одним человеком Совершенствовать работу по информатизации организации Совершенствовать работу по предоставлению клиенту дополнительного сервиса в пунктах приема Уменьшить затраты на транспортные средства Сократить издержки на перемещение груза Сократить транспортные расходы Снизить стоимость перевозки единицы груза Сократить транспортные маршруты

Исходя из цели и имеющихся ресурсов, требуется найти наиболее приемлемый путь перевода данной реальной системы в некое желаемое состояние, характеризующееся уже другими величинами того же набора показателей. Достичь желаемого состояния можно различными путями, конфигурация которых будет определяться ограниченностью ресурсов. Причем самый короткий путь, в частности, например, по времени не обязательно наилучший, так как, кроме временных ограничений, есть ограничения и по другим видам ресурсов и т.п.

Следовательно, траектория пути будет определяться поставленной целью, реальным и желаемым состояниями системы, имеющимися ресурсами и теми затратами на достижение цели, которые будут приемлемы для данной организации в конкретной ситуации с учетом воздействия внешней и внутренней среды. Таким путем достижения цели (способом ее достижения) является задача (табл. 3).

Табл. 3

Поле задач

№ п.п.

Задачи для конкретной организации

1.   2.   3. 4. 5.   6.   7. 8. 9.   10. 11.   12. 13.

Сформировать программу по повышению эффективности и качества работы с клиентами Минимизировать время движения информации в системе управления организацией Разработать программу повышения квалификации рабочих Сформировать программу снижения затрат на транспортные средства Сформировать программу повышения производительности труда работников Разработать комплекс мероприятий по сокращению транспортных расходов Оптимизировать стоимость перевозки единицы груза Учет временных затрат на выполнение заказа Подбор приемлемой для организации современной информационной технологии Разработать проект сокращения транспортных маршрутов Разработать систему мероприятий по ликвидации дублирования персоналом управленческих операций Оптимизировать издержки, связанные с перемещением груза Оптимизировать число работ, закрепленных по должностной инструкции за одним исполнителем

Для решения поставленных задач, их декомпозиции и прослеживания взаимосвязей можно использовать «деревья» проблем, целей, задач. Дерево представляет собой открытый сетевой граф, вершиной которого является наиболее укрупненный элемент. Последующие элементы графа детализируют элементы более высокого иерархического уровня. Элементы более низкого иерархического уровня не могут быть противоречивыми по отношению к элементу более высокого уровня.

Степень детализации графа определяется заданием. Чем более декомпозирована проблема, цель, задача, чем более объективно установлены логические связи – иерархия (соподчинение) элементов дерева, тем меньше неопределенность поиска решения, а, следовательно, и большая вероятность эффективной реализации задачи, достижения поставленной цели.

Для построения «деревьев» можно использовать несколько методов:

1. Метод, основанный на личном опыте лица разрабатывающего управленческого решения;

2. Метод выталкивания («поплавка»);

3. Метод группировки.

При использовании метода группировки проблемы, цели или задачи, включенные в соответствующие поля (таблицы 1,2,3), можно сгруппировать (классифицировать) в пределах этого поля по двум-трем и более признакам и, таким образом, получить сходные по этим признакам наборы проблем, целей, задач. Поскольку размерности этих наборов меньше размерности исходного поля, то установить взаимосвязи между отдельными элементами (проблемами, целями, задачами) такого набора более просто. Построенные на основе такой локальной классификации ветви деревьев уже не представляет труда объединить («сшить») в единое дерево.

При построении дерева методом выталкивания, все элементы сформированного поля(таблицы 1,2,3) нужно пронумеровать, пользуясь натуральным рядом чисел. Затем необходимо установить связь каждого элемента с каждым элементом этого же поля(таблицы 4,5,6), то есть получить пары соподчиненности элементов соответствующих полей (проблем, целей, задач).

Таким образом, будет получен полный набор возможных пар соподчиненности элементов, а также установлены начальное и соподчиненное ему событие. Из этого набора пар выбираем такую пару, начальное событие которой не является соподчиненным ни в одной из пар этого набора. Выбранная таким образом пара будет вершиной строящегося дерева. Установленное правило соподчиненности как бы «выталкивает» наиболее интегрированное событие на соответствующий уровень дерева. Затем, используя правило увязки элементов сетевой модели, каковой является и строящееся дерево проблем (целей, задач), увязываем пары соподчиненных элементов в дерево. Правило увязки элементов сводится к следующему: последний номер пары должен соответствовать первому номеру следующей за ним. Таким образом, все сформированные пары элементов будут увязаны в единое дерево проблем (целей, задач) (рисунки 1,2,3).

В процессе построения дерева возможно нарушение строгости иерархии элементов: появление петель, разрывы связей и т.п. В этом случае необходимо выделить проблемные фрагменты дерева и провести повторную оценку с точки зрения логики установления соподчиненности элементов. Таким образом, невязки в построении дерева будут ликвидированы.

Табл. 4

Установление связей соподчинения элементов поля проблем

Пары соподчиненностей	Пары соподчиненностей
Начальное событие	Конечное событие
		1 → 2 1 → 3 1 → 4 1 → 43 2 → 5 2 → 6 2 → 7 2 →47 3 → 8 3 →9 3 →10 3 →11 4 →12 4 →13 4 →14 5 → 15 5→ 16 8 → 17 8 → 18 8 → 19 9 → 20 9 → 21 9 →22 11 → 23 11 → 25 12 → 24 12 → 26 13 → 29 13 → 30 14 → 27 14 → 28 15 → 31 15 → 32 15 → 33 16 → 34 20 → 35 20 → 36 23 → 37 23 → 38 25 → 39 25 → 40 26 → 41 37 → 42 38 → 43 43 → 45 43 → 46 47 → 48 47 → 49 49 → 50 49 → 51

Табл. 5

Установление связей соподчинения элементов поля целей

Пары соподчиненностей	Пары соподчиненностей
Начальное событие	Конечное событие
		1 → 2 1 → 3 1 → 4 2 → 5 2 → 6 2 → 25 3 → 7 3 → 8 3 → 9 4 →10 4 →11 7 → 12 7 → 13 8 → 16 8 → 17 9 → 14 9 → 15 10 → 18 10 → 19 10 → 20 11 → 21 13 → 22 24 → 26 24 → 27 25 → 23 25 → 24

Табл. 6

Установление связей соподчинения элементов поля задач

Пары соподчиненностей	Пары соподчиненностей
Начальное событие	Конечное событие
		1 → 6 1 → 8 2 → 9 5 → 3 5 → 11 5 → 13 6 → 4 6 → 12 8 → 2 8 → 5 12 →7 12 →10

Рис. 1. Графическая интерпретация увязки пар соподчиненностей проблем

Рис. 2. Графическая интерпретация увязки пар соподчиненностей целей

Рис. 3. Графическая интерпретация увязки пар соподчиненностей задач

Если при построении дерева возникнет ситуация, при которой на верхнем иерархическом уровне окажется несколько начальных событий, то все эти события должны быть объединены одним общим интегрированным событием.

Кроме указанных методов построения деревьев можно использовать также смешанный метод, включив и органично соединив элементы двух рассмотренных ранее.

Таким образом, на основе анализа состояния проработанности выбранной темы должны быть построены три дерева: проблем, целей и задач (рисунки 4,5,6), которые в определенной степени должны быть увязаны между собой.

Далее можно ограничиться выбором одной из задач, представленной в дереве задач для ее дальнейшего решения, желательно, чтобы это была конкретная задача, находящаяся на нижнем иерархическом уровне дерева.

Дата добавления: 2015-07-10