Обслуживание посетителей выставки

Выставка — это то место, где персонал фирмы может либо завязать новые контакты, либо разрушить дальнейшие связи с теми партнерами и покупателями, которые у фирмы уже были. Посетители выставки помимо своей воли постоянно оценивают манеру поведения сотрудников на стенде. Устойчивое мнение клиентов наполовину формируется первые три-четыре секунды общения с персоналом по внешнему виду, одежде, манере держаться, тембру голоса.

При любой плотности потока посетитель выставки должен увидеть стенд экспонента и в три секунды решить - нужно ли ему остановиться?

Еще за три секунды посетитель выставки должен понять: что том сверкает за витринами стенде, что привлекло его внимание?

Нужно помнить, что посетители приходят на выставку, как зри-юли на представление. Их ожидания зрелища достаточно велики, и именно поэтому они жертвуют своим временем. До 50% посетителей хотят не просто увидеть новые товары и услуги, а посмотреть что-то впечатляющее. На специализированные выставки и ярмарки до 76% посетителей приходят, имея четкую программу посещения: получить информацию, найти продавца или поставщика, провести переговоры, заключить сделки и т.п.

Специфика организации стенда и демонстрации экспонатов требует от стендистов специальных знаний и навыков. Любое оборудование на стенде, а радиотехническая аппаратура особенно, должны всегда находиться в рабочем состоянии и быть в любой момент готовыми к демонстрации. Здесь стендисту часто приходится совмещать функции демонстратора, эксплуатационщика и ремонтника.

В период работы выставки перед началом рабочего дня стендист первым делом проверяет состояние экспонатов, подготавливает свое рабочее место, знакомится со списком приглашенных на встречу гостей и предстоящими задачами по работе с ними. Обязательно готовит блокнот для оперативных записей результатов будущих бесед.

Встречая гостей непринужденно, стендист всегда должен выглядеть гостеприимным, доброжелательным и быть в хорошем настроении, чтобы оно передавалось собеседникам.

В то же время он не должен навязывать себя посетителям, быть назойливым, мешать им осматривать стенд самостоятельно, по крайней мере, пока не увидит, что в нем нуждаются.

При рекламе и пропаганде технических новшеств, изобретений рекомендуем квалифицировать посетителей по принципу использования ими полученной с выставки информации рабочем месте или в трудовой деятельности. Всего их шесть типов.

Искатели развлечений. Оказавшись на выставке без конкретных целей, они ищут легковесных зрелищ или сувениров. Рабочая обстановка и информация на стендах их мало интересует. Это отпускники и транзитные пассажиры, пенсионеры, школьники. У всех просто нет среды, где бы они могли использовать полученную формацию. Максимум возможного влияния на них — воспитательный эффект.

Накопители. Это лица, обучающиеся по проблемам или отраслям знания, близким по профилю посещаемой выставке. В данный момент или ближайшее время они не могут использовать полученную на выставке информацию. Но они воспринимают ее заинтересованно и сознательно собирают ее впрок, на будущее. Но это происходит на значительном временном интервале после посещения выставки.

Ретрансляторы. Это целая категория людей, у которых суть повседневной работы — сбор информации и предоставление ее надлежаще обработанном виде сотрудникам и руководителям своего предприятия или продажа определенному заказчику. Это сотрудники консалтинговых фирм и информационные работники предприятий. Как посетители выставок они ценны не тем, что сами могут использовать полученную на выставке информацию, а способностью активно расширять круг лиц, ознакомленных с нею и, тем самым увеличивать число лиц, принимающих решение по материалам выставок. Кроме того, своевременно полученные через информационного работника материалы с выставки или личное приглашение коллег на конкретный стенд часто побуждают очень занятых специалистов и руководителей предприятий целенаправленно поспешить на выставку для решения каких-то конкретных задач.

Модификаторы. Это посетители выставки, которые в силу личных особенностей постоянно находятся в состоянии творческого поиска и обработки поступающей к ним информации. Они не просто аккумулируют и как ретранслятор переносят информацию с выставки в сферу своего повседневного труда, но и сами активно использует ее в своей непосредственной трудовой деятельности. По роду занятий это конструкторы, технологи, инженеры, техники и рабочие-рационализаторы. Они постоянно выискивают, преобразуют.и приспосабливают новую информацию под свои производственные нужды, то есть используют ее не в чистом, а в модифицированном виде.

Синтезаторы. Это редкий тип посетителя, в чем-то родственный модификатору. Как и модификатор, он постоянно находится а творческом поиске, но под влиянием информации с выставки он, в отличие от последнего, генерирует принципиально новые научные идеи и технические решения. Это изобретатели, первооткрыватели, естествоиспытатели и ученые-теоретики. Для них важна не прагматическая, а фундаментальная информация. Они обычно хорошие оценщики чужих идей и честны в их заимствовании, вплоть до указания в своих работах использованных источников и пунктуального цитирования. Кроме того, они обычно имеют постоянную аудиторию слушателей и, как правило, являются хорошими популяризатор рами. Стендист должен высоко ценить и максимально использовать возможность появления посетителей подобного типа.

Операторы. Это посетители выставки, в принципе отличающиеся от всех предыдущих. Они рассматривают выставку не как информационный массив, а как информационную модель некоторого объекта для сравнения ее с другими. Это руководители проектов, организаций, ведомств с правом принимать решения. Для них информация с выставки является ключом для принятия управленческих решений по реальному управляемому ими объекту.

И если задача стендиста — найти инвестора для внедрения изобретения, новой технологии; найти предприятие, готовое приобрести лицензию на производство нового оборудования, выявление посетителей типа «оператор» — это главная цель всех его усилий на научно-технической выставке.

До 60—70% рабочего времени у стендиста уходит на ответы по конкретным вопросам и на пояснения в развитие ответов, на раздачу проспектов и других рекламных материалов, на учет встреч или конкретных лиц, с которыми удалось установить деловой перспективный контакт.

Стендист должен научиться различать посетителей по профессиональным признакам и непроизвольным реакциям, чтобы иметь возможность быстро и максимально удовлетворить их интересы, чтобы выиграть время для других посетителей. Это особенно важно при значительных плотностях потоков посетителей.

Однако нельзя вдаваться в крайности. Слишком ограниченное время обслуживания может вызвать нежелательную реакцию у заинтересованного посетителя, и в то же время нельзя слишком увлекаться только одним из них, чтобы не потерять массу других, важных в техническом или коммерческом плане. Поэтому важно научиться вовремя и корректно заканчивать беседу с посетителем и умело переходить к обслуживанию следующего.

По поручению начальника раздела или старшего в экспозиции стендист может принять участие во встрече почетных гостей. Ему может быть поручено: ознакомить группу с какой-то продукцией, продемонстрировать образцы машин и приборов в действии, ответить на вопросы или занять гостей до начала протокольной части встречи. Он может быть приглашен и для участия в официальной части мероприятия, где ему, как правило, поручается в краткой, но исчерпывающей форме сделать сообщение по какому-либо вопросу, не вдаваясь в технические подробности, если гости на этом не настаивают.

Правда, сегодня ситуация существенно изменилась. Так, на стендах малых предприятий все чаще стендисты выполняют и коммерческие функции: ведут переговоры о продаже или сотрудничестве, оформляют договоры и контракты, протоколы о намерениях, составляют счета-фактуры, выписывают накладные, ведут учет сделкам. Поэтому стендисту теперь приходится осваивать и коммерческое дело и самому нести ответственность за сохранение коммерческой тайны.

Кроме того, стендист по своим экспонатам участвует в рекламной работе на стенде. План его рекламной работы составляется заблаговременно. В нем указывается содержание мероприятий, сроки проведения и ответственные исполнители, порядок обеспечения экспозиции рекламными материалами. В рекламной работе у стендиста две функции:

а) личное участие живым словом и раздачей рекламных материалов среди посетителей, гостей и участников выставки;

б) помощь пресс-центру в подготовке материалов, распространяемых в печати, в пресс-релизах, по радио и телевидению во время проведения рекламной кампании, дней России или, других мероприятий.

Сегодня неотъемлемой частью современных экспозиций стали аудиовизуальные и другие технические средства. Часто такие технические средства приходится обслуживать стендисту. Поэтому он должен уметь обращаться с диапроектором, оптической или лазерной указкой, полиэкранной установкой для демонстрации слайд-фильма и другими подручными средствами рекламы.

Стендисту может быть поручено выступление с докладом на семинаре, симпозиуме, проводимом в рамках выставки. В нем стендист знакомит специалистов и ученых с достижениями науки и техники в России по соответствующей тематике. На встречах с зарубежной общественностью тематика его выступлений расширяется за счет социально-экономических аспектов и вклада России в развитие мировой культуры.

Дата добавления: 2015-08-21