Разработка концепции выставки

К началу разработки «Плана мероприятий по подготовке и про­ведению выставки» желательно иметь концепцию выставки - об­щий руководящий материал, содержащий результаты исследований рынка, общую идею выставки, ее' цели и задачи, особенности тематики, принципы группирования экспозиций, условия, в которых будет осуществляться реализация проек­та. Концепция разрабатывается инициаторами выставки по итогам предварительной проработки вопросов о возможности ее проведения, рассмотренным выше. Оформляется концепция в про­извольной форме и утверждается оргкомитетом выставки. Структура и содержание концепции определяются конкретными условиями. Некоторые типовые рекомендации по составу ее разделов в следующей последовательности:

·обоснование состоятельности проекта для рынка;

·описание рынка - статистика, инновационный цикл и др.

·программа государственной поддержки;

·потенциальные стратегические партнеры;

·выводы анализа конкурентной среды;

·зона охвата, значение, время и место проведения выставки;

·уникальные стороны проекта;

·тематико-экспозиционный план выставки, принципы организации экспозиций, и целевых групп экспонентов;

·структура экспонентов выставк;и

·мероприятия деловой программы

·культурные программы и сопутствующие мероприятия;

·конкурсные и презентационные программы;

·• инфраструктурное обеспечение.

Состав разделов концепции у разных разработчиков мо­ же т быть полнее, детальнее или наоборот, укрупненными и короче.

Рабочий план подготовки и проведения выставки. Основные этапы работ

Основной рабочий план в большинстве организаций называют планом меро­приятий по подготовке и проведению выставки. Прежде всего, план - это задание исполнителям. Утвержденный план становится доку­ментом для контроля хода исполнения и координации действий исполнителей и соисполнителей. Еще один важный фактор - плано­вый период подготовки и про ведения выставки. Плановый период в зависимости от типа выставочного мероприятия и статуса вы­ставки может составлять от двух месяцев. Рассмотрим типовой план мероприятий, состоящий из 30 этапов, представленный ниже.

Этапы типового плана по подготовке и проведению выставки

1) Подготовка распорядительного документа о подготовке 'вы­ставки и доведение его до исполнителей.

2) Создание организационного комитета, рабочей группы и ди­рекции выставки; проведение первого (организационного) за­седания.

3)Разработка графиков и инструкции по реализации плана ме­роприятий по подготовке и проведению выставки и доведе­ние их до исполнителей.

4)Разработка сметы затрат на подготовку и про ведение выстав­ки, финансового плана по доходной части и утверждение бюджета выставки.

5)Разработка концепции выставки,· тематического (или экспо­зиционного) плана и утверждение их оргкомитетом.

6)Разработка информационно-рекламных материалов (инфор­мационного письма, персональных приглашений и т.п.), до­говорной коммерческой документации.

7)Решение вопроса об экспозиционных площа­дях выставки.

8) Рассылка информационного письма и заявочно-договорной документации потенциальным участникам.

9) Подготовка рекламной кампании выставки в СМИ.

10)Регистрация поступающих заявок участников, контроль и учет денежных перечислений, комплектование выставки по разделам, согласование планировок с экспонентами и Т-П.

11)Разработка художественного проекта выставки.

12)Разработка техно-рабочего проекта выставки со специфика­циями, схемами энергоснабжения и освещения.

13)Разработка мероприятий по технической, пожарной, крими­нальной и другим видам безопасности.

14)Подготовка и издание официального каталога выставки.

15)Издание и вывоз из типографии тиражей рекламных про­спектов, буклетов, приглашений, входных билетов и тому подобных материалов.

16)Решение вопросов материально-технического обеспечения работ по выставке и проводимых меро­приятий.

17)Организация изготовления в производстве или приобре­тения у поставщиков необходимого оборудования и эле­ментов художественного оформления, технических средств рекламы.

18)Сборка и монтаж несущего оборудования, каркасов, боксов, витрин, строительство индивидуальных стендов.

19)Подготовка группы сопровождения почетных гостей, кон­сультантов, экскурсоводов, гидов-переводчиков и другого персонала.

20)Разработка и утверждение оргкомитетом программы мероприятий и графика протокольных встреч, списков почетных гостей и организаций, приглашаемых по­сетить выставку, рассылка приглашений.

21)Оповещение населения об открытии выставки в средствах массовой информации и организация продажи входных билетов.

22)Организация заезда участников, встреча, учет и размещение в гостиницах, выдача пропусков.

23)Координация завоза экспонатов, помощь в растаможивания грузов и размещении экспонатов.

24)Сдача выставки приемной комиссии и подписание актов сдачи-приемки работ.

25)Организация и проведение пресс-конференции для журна­листов СМИ, радио и телевидения.

26)Открытие выставки, организация режима ее работы, инст­руктаж персонала стендов.

27)Проведение мероприятий утвержденной программы работы выставки и организация информационного обслуживания участников и посетителей выставки.

28)Организация работы конкурсных и экспертных групп, на­градных комиссий, изучение экспозиций участников вы­ставки, отбор экспонатов и фирм, представляемых к награ­ждению, подготовка наградной документации.

29)Официальное закрытие выставки, заключительное заседание оргкомитета, награждение участников выставки.

30)Демонтаж выставки, приведение в порядок выставочных помещений и сдача их владельцу.

Организация работ в послевыставочный период обычно планиру­ется отдельно. Сюда входят:

,1. Предварительное подведение итогов выставки и подготовка oтчета.

2. Окончательные расчеты с подрядчиками, субподрядчиками.

3. Списание затрат, оформление итоговых документов, анализ расходов и доходов, оценка успеха и эффективности мероприятия.

4. Оценка результатов выставки в целом и подготовка приказа по итогам ее проведения.

Перечисленные направления и этапы работ являются основ­ным, но не исчерпывающими всего многообразия задач, которые возникают в ходе подготовки и проведения выставки.

По выставкам, тиражи ­ руемым фотоспособом, должен быть предусмотрен этап фоторабот: по выставкам, тиражируемым полиграфическим способом этапы художественно - технического редактирования и издания.

Дата добавления: 2015-08-21