Контрольный вопросник

Контрольный вопросник (чек-лист) - заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволя­ют аудитору непосредственно в ходе аудиторской проверки получать информацию, достаточную для оценки состояния объекта аудита.

Контрольный вопросник - своеобразная «шпаргалка» аудито­ра.

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА КОНТРОЛЬНОГО ВОПРОСНИКА

Объект проверки	Проверяемое подразделение	Критерии проверки	Должность и Ф.И.О. собеседника	Пометки аудитора
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

Вопросы, включаемые в контрольный вопросник, должны представлять возможность развернутых ответов. Вопросы должны строиться таким образом, чтобы ответы на них давали аудитору верное представление о проверяемом объекте.

Внимание! Аудитору следует избегать общих, недоста­точно конкретных вопросов.

Пример неправильного вопроса:

• Подготовлен ли данный производственный участок к аварий­
ным ситуациям?

Пример правильных вопросов:

• По какому экологическому аспекту данный участок отнесен к категории опасных объектов?

• Какие точки контроля на участке являются критическими?

Требования ИСО 9001 п. 4.2.3. Управление документацией Должна быть установлена документи­рованная процедура, предусматриваю­щая: а) утверждение документов, подтвер­ждающее их адекватность перед вы­пуском; в) анализ обновления документов; c) обеспечение идентификации изме­ нений и статуса пересмотра докумен­ тов до их использования; d) наличие документов на местах их ис­пользования; e) обеспечение идентификации внеш­них документов; g) предотвращение непреднамеренно­го использования устаревших доку­ментов и применения их для каких-либо целей.

п. 4.2.4. Управление записями Записи должны быть установлены и поддерживаться для доказательства со­ответствия требованиям и эффектив­ности функционирования СМК. Записи должны быть четкими, легко идентифицируемыми и доступными. Должна быть установлена документи­рованная процедура управления иден­тификацией, хранением, защитой, поиском, сроками хранения и уничто­жением записей.

• Кто осуществляет контроль (мониторинг) данных точек?

• Где фиксируются данные контроля (мониторинга)?

• Каким образом анализируются данные контроля (мониторин­га)?

• Имеется ли на участке план по предотвращению аварий, лока­лизации и ликвидации их последствий?

• Назначены ли официально лица, ответственные за реализа­цию мероприятий данного плана?

• Соответствует ли квалификация работников установленным требованиям?

• Кто, когда и каким образом проводит учебно-тренировочные занятия с работниками участка? [5]

• Обеспечены ли работники участка соответствующими рабо­чими инструкциями?

ПРИМЕР ВОЗМОЖНЫХ ВОПРОСОВ ПРИ ПРОВЕРКЕ

СОБЛЮДЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ ИСО 9001 К УПРАВЛЕНИЮ

ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ

Вопросы аудитора

- Предусмотрена ли проверка докумен­тов СМК до их утверждения? Если да, то кто это проводит?

- Предусмотрены ли анализ и актуали­зация документов СМК? Если да, то когда и кто это осуществляет?

- Фиксируется ли статус пересмотрен­ных документов?

- Каким образом обеспечена доступ­
ность документов для их пользовате-

I лей?

i - Какими средствами обеспечивается

; управление документацией?

- Имеется ли Перечень внешних доку-
! ментов, используемых в СМК?

^: - Имеется ли Перечень внутренних I ссьшочных документов, используемых

в документах СМК?! - Как предотвращается использование: устаревших документов СМК?

I - Каким образом определяется состав I обязательных записей? Где он фикси-I руется?

i - Кто и когда разрабатывает формы для J записей?

j - Определены ли ответственные за ве­дение записей?: - Являются ли записи четкими и понят-I ными для пользователей?

- Каким образом осуществляются хра-
| нение и защита записей?

| - Устанавливается ли срок хранения за­писей?

- Как осуществляется уничтожение за­
писей?

54

ПРИМЕР ПРОЦЕССООРИЕНТИРОВАННЫХ ВОПРОСОВ АУДИТОРА

- Определены ли потребитель и поставщик процесса?

- Установлены ли документированные требования к входам и выходам процесса?

- Каким образом обеспечивается управляемость процесса?

- Достаточно ли полномочий и ресурсов у руководителя процес­са для эффективных управленческих воздействий?

- Обеспечивает ли инфраструктура организации соответствие процесса установленным требованиям?

- Обеспечивают ли производственные условия соответствие
процесса установленным требованиям?

- Имеются ли свидетельства оценивания улучшения процесса?

- Имеются ли свидетельства принятых мер по претензиям по­требителя процесса?

- Проводится ли систематический анализ результативности и улучшения процесса?

- Каковы данные такого анализа?

В отличие от работы с опросным листом, работа с контрольным вопросником дает аудитору возможность:

• разъяснять собеседнику в случае необходимости поставлен­ные вопросы,

• уточнять ответы собеседника путем дополнительных вопро­сов,

• запросить подтверждения положительных ответов,

• задать один и тот же вопрос нескольким собеседникам с целью повышения объективности полученной информации,

• использовать полученные ответы для последующего анализа.
Заполненный и подписанный аудитором (и при необходимости

его собеседником) контрольный вопросник, как и опросный лист, мо­жет рассматриваться в качестве официального документа аудиторской проверки.

Внимание! Контрольный вопросник - методический инструмент аудитора, особенно значимый на начальном этапе его работы. Использование контрольного вопросника не должно ограничивать объем действий по ауди­торской проверке, который может изменять­ся в зависимости от информации, собранной в ходе аудиторской проверки.

Контрольные вопросники необходимо систематически обнов­лять, поскольку после внедрения систем менеджмента и проведения не­скольких плановых внутренних проверок в соответствии с требованиями ИСО 9001 (ИСО 14001), последующие проверки переста­ют выявлять слабые места. Задаваемые аудиторами вопросы становятся рутинными. Сотрудники проверяемых подразделений заранее знают, какие вопросы им будут задавать. Такую ситуацию У. Фрей называет «феноменом усталости от аудита» [6].

---

Дата добавления: 2015-08-18