Студопедия
Случайная страница | ТОМ-1 | ТОМ-2 | ТОМ-3
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Загальні вимоги до мови документа

Читайте также:
  1. I. Загальні положення
  2. I. Загальні положення
  3. I. Загальні положення
  4. I. Загальні положення
  5. II. ВЕДЕННЯ ДОКУМЕНТАЦІЇ ВЧИТЕЛЯМИ ІНДИВІДУАЛЬНОГО НАВЧАННЯ
  6. II. ВИМОГИ БЕЗПЕКИ ПЕРЕД ПОЧАТКОМ РОБОТИ
  7. III Этап (составление итогового документа).

 

Об’єктивність змісту документа виявляється у фор­мах вираження в ньому громадських інтересів. Ці форми повинні строго відповідати нормам державного адміні­стративного права. Найважливіші, найвідповідальніші документи завжди є предметом колегіального, колектив­ного розгляду. Службові папери оформляються пере­важно від імені юридичної особи: установи або її структурного підрозділу; тому особистий момент в оцінці фак­тів, подій, виробничих ситуацій повинен бути зведений до мінімуму. Як відомо, більшість службових документів пишеться не від першої, а від третьої особи (при цьому, як правило, займенники замінюються іменниками: Інсти­тут просить… Міністерство не заперечує… Заводові по­трібні... Можлива й інша, теж беззайменникова конструк­ція: Просимо (Прошу)... та ін.).

Переважаюча форма оцінки ситуації у таких доку­ментах — це констатація дій підприємства, установи, організації, уже здійснених чи здійснюваних. Повна об’єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб’єктивно-оцінних моментів у викладі (зокрема у доборі лексики, синтаксичній будо­ві та ін.).

Проте не слід “впадати” і в іншу крайність — у повне знеособлення усіх типів ділових документів (на­самперед це стосується ділового листа). Таким чином, об’єктивність забезпечується точно знайденими пропорці­ями для кожного виду документів.

Логічна послідовність викладу особливо уви­разнюється в тих видах ділових паперів, де зовсім ви­ключаються (або якнайретельніше уникаються) суб’єк­тивні (експресивні, емоційні) елементи: вияви роздра­тування, незадоволення; привнесення особистого став­лення до справи чи до особи в текст документа тощо.

Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв’я­зок усіх компонентів документа, чітко виявлені причинно-наслідкові зв’язки між повідомлюваними фактами (ці зв’язки можуть виражатися як у межах одного ре­чення, так і в межах усього документа, повним його тек­стом). Крім причинно-наслідкових зв'язків, логічна по­слідовність ділового документа може реалізуватися й ін­шими типами зв'язків: це протиставлення (воно найчас­тіше виражається словами проте, однак), виявлення й логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, по­тім), мети (з цією метою, для цього, тому), результатив­ності (отже, таким чином, в результаті, загалом); це кон­кретизація якогось місця в документі (наприклад, зокре­ма, як-от).

Логічна послідовність викладу досягається також за рахунок чіткого членування тексту документа на окремі пункти. Зовнішніми проявами такого членування є нумерація, буквені позначення, абзац та ін. Слід мати на увазі, що членуванню підлягає лише такий текст доку­мента, з якого можна виділити певну кількість абсолютно співмірних компонентів, у іншому випадку логічність ви­кладу порушується. Членування тексту має ще один типовий вияв — це виділення головного, основного, най­важливішого серед тих фактів, що повідомляються. Дося­гається таке членування порядком розміщення частин тексту, точним поділом на абзаци, вмінням так організувати виклад, щоб другорядне не перешкоджало у спри­йманні основного, найважливішого.

Повнота інформації полягає у тому, що всі необхід­ні для правильного зрозуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропущено, нічого не треба домислювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей, щоб думка і її словесне вираження якомога щільніше збіга­лися, поєднувалися.

Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання, що розгляда­ється.

Ясність викладу, точність опису це дві тісно пов’язані між собою вимоги до тексту документа. Між ними існує такий зв’язок: чим глибше працівник проникає в сутність справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про неї висловлюється і тим ясні­шою вона буде для всіх тих, хто знайомиться з цим доку­ментом. Ясність забезпечується насамперед точним до­бором потрібного слова, правильним користуванням тер­мінами, униканням вузьковідомчих професіоналізмів тощо. Велике значення має також чітке й точне формулю­вання прохань, пропозицій, наказів, вдале виділення й наголошення основної думки та ін. Тут особливо виразно проявляється принцип доцільності, який полягає у вибо­рі серед близьких між собою слів і словосполучень най­доцільнішого в цій конкретній ситуації.

Свобода від суперечностей чине найваж­ливіша вимога серед таких, як повнота, простота, точ­ність, ясність тощо. Суперечності в діловому папері ви­являються ось у чому: обрані автором документа слова можуть належати до різних сфер мовлення (книжні сло­ва, професіоналізми, розмовні слова, сурогатні творення), що утруднює сприймання тексту; суперечність може виявитись і в тому, що зміст не від­повідає синтаксичній формі (наприклад, прохання викла­дається в такій категоричній формі, що це вже не про­хання, а скоріше наказ); ще гірше, коли це суперечність смислового плану (наведені в тексті аргументи супере­чать один одному або взаємо виключаються).

Переконливість викладу забезпечується обґрун­туванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних. Переконливим робить документ і вміння розмістити доказовий матеріал: якщо він увесь входить до основного тексту, то такий документ перетворюється на таблицю або зведення статистичних даних.

Діловий папір повинен бути коротким, у ньому мусять знайти своє відображення лише основні, найважливіші положення й аргументи; все інше оформляється окремим додатком. Не слід забувати й того, що психологічні дока­зи — поряд з логічними — мають неабияку силу переко­нання: часом вони надають діловому документу більшої переконливості, ніж кошториси, таблиці, довгі статистич­ні виклади, які розпорошують увагу одержувача доку­мента (це насамперед стосується ділового листування).

Потреба в переконливості іноді враховується, але втілюється на практиці в аж надто поверхові й недоско­налі словесні формули. Так, зокрема, не надають ділово­му листу особливої переконливості повторювані безліч разів прислівники типу дуже, наполегливо, негайно, ще раз, переконливо та ін. Навпаки, переходячи з листа в лист, ці слова втрачають свою первісну функцію — бути прискорювачами дій; вони стають узвичаєними, а отже, і позбавленими сили переконання, доказовості. То­му треба чітко регламентувати їх вживання; лише тоді може бути збережена їх ефективність.

Переконливість є надзвичайно важливою рисою діло­вих паперів: так, наприклад, переконливо, аргументова­но, доказово укладений діловий лист може пришвидшити прийняття правильного рішення, створити умови для укладання договору, змінити строки виконання зобов’я­зань та ін.

Отже, переконливість надає життєвості будь-якому діловому паперу, і тому вона повинна постійно бути в по­лі зору того, хто укладає документ.

Лаконічність викладу досягається попереднім обдумуванням змісту документа, складанням його плану (або продумуванням усіх послідовних етапів викладу змісту), добором аргументів. Лаконічним вважається та­кий документ, в якому немає зайвих або “порожніх” слів, повторень, розтягненої, багатослівної аргументації, плу­танини в деталях тощо. Досягнути цього можна, зокрема, шляхом заміни складних речень простими, а також униканням дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, вживанням загальноприйнятих скорочень, умовних по­значок і символів. Так, зокрема, лаконічністю характери­зуються стандартні звороти, до того ж вони потребують мінімального напруження уваги під час сприймання їх у тек­сті документа й цим прискорюють процес читання. Як уже зазначалося, лаконізм досягається за рахунок пра­вильного добору і розміщення аргументів (кожен аспект думки має бути чітко аргументований мінімальною кіль­кістю даних).

Крім того, стислість і чіткість викладу створюється й за рахунок правильного компонування документа: кожен аспект питання, викладеного в ньому, повинен займати певне місце в його логічній структурі й не збігатися з іншим аспектом. Недотримання цієї умови призводить до розтягнутості, довгих вступів, складних мотивувань, по­вторення вже сказаного раніше. Бажано, щоб кожен ас­пект змісту виділявся в окремий невеликий абзац (він може містити одне чи кілька речень, які виражають за­кінчену думку).

Типізація мовних засобів, стандартизація мови ділових паперів — одна знайактуальніших проблем діловодства сьогоднішнього дня.

Доцільним є для кожного конкретного виду документа розробити певну схему побудови тексту й ввес­ти її в інструкцію, узаконивши тим самим типізовані мов­ні засоби як оптимальний варіант. Це мають бути готові, перевірені багаторічною практикою, широко відомі сло­весні формули, здатні точно й недвозначно відобразити певну виробничу ситуацію. Такі стандартизовані зворо­ти легко й швидко сприймаються, документи такого типу прості в обробці, зберіганні й відшукуванні в разі по­треби.

Читання документа — це процес по­шуку потрібної інформації. Він здійснюється за ключовими словами й типізованими зворотами. Ключо­ві слова дозволяють насамперед визначити вид докумен­та (це слова, вміщені у формулярі: Наказ, Постанова, Довідка); вони можуть міститися і в самому тексті доку­мента (наприклад: гарантуємо — у гарантійному листі; надсилаємо — у супровідному листі тощо.).

Пошук, реферування, сортування ділових паперів значно полегшуються завдяки наявності цих формальних ознак.

Таким чином, стандартизація мови службових доку­ментів дає можливість скоротити кількість зайвої інфор­мації, а цим самим підвищити загальну культуру діло­водства.

Традиції ділового мовлення, наявні в різ­них сферах ділового спілкування, також мають важливе значення. Слід культивувати і всіляко підтримувати ті з них, які допомагають висловити думку якомога чіткіше, послідовніше, повніше й, по можливості, коротше. І на­впаки — слід всіляко уникати тих традицій, які тяжіють до вчорашнього дня в діловому мовленні: вони ускладню­ють сприймання документа і до того ж не відповідають нормам сучасної української літературної мови.

Нормативність мовних засобів ділового стилю — обов’язкова вимога до нього. Мова ділових документів повинна насамперед відпо­відати нормам сучасної української літературної мови, які безпосе­редньо не пов’язані з особливостями того чи іншого стилю, тих чи інших конкретних, вузькоспецифічних умов спіл­кування.

Вимога зрозумілості мови ділового документа якраз і означає вживання засобів літературної мови — загаль­новідомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних тер­мінів літературної мови в тому значенні, яке закріплене за ними словником, усталених, загальноприйнятих тощо.

У підготовці документа слід враховувати, що мова не є пасивним фіксатором його змісту, вона виконує активну стимулюючу й регулюючу роль у діяльності орга­нів управління. А це значить, що добір відповідних мовних конструкцій безпосередньо впливає на дієвість ди­рективної і розпорядчої документації: точно дібраних (й далеко не однакових) мовних засобів вимагають доку­менти, в яких викладається прохання, запит, формулю­ються претензії, висловлюється подяка, оголошується догана та ін. Людина, що укладає їх, повинна добре воло­діти українською літературною мовою, її законами й нор­мами, щоб кожного разу дібрати найдоцільніший і най­переконливіший мовний засіб.


Дата добавления: 2015-08-18; просмотров: 199 | Нарушение авторских прав


Читайте в этой же книге: Комунікативні якості літературного мовлення | Підстилі | Науковий стиль | Офіційно-діловий стиль | Мова та стиль наукової праці | Синтаксис наукової мови | Культура наукової мови | Класифікація документів | Формуляр документа | Оформлення документа |
<== предыдущая страница | следующая страница ==>
Способи викладу матеріалу в документі| Етикет ділових паперів

mybiblioteka.su - 2015-2024 год. (0.008 сек.)