Студопедия
Случайная страница | ТОМ-1 | ТОМ-2 | ТОМ-3
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Етикет ділових паперів

Читайте также:
  1. Види цінних паперів
  2. Г) цінних паперів.
  3. Кредитний ринок та ринок цінних паперів як основні складові фінансового ринку.
  4. Маркування та етикетування
  5. Поняття, значення та ознаки цінних паперів
  6. Характеристика окремих видів цінних паперів

 

Ділова доку­ментація відображає характер суспільних відносин у виробничій, управлінській та інших сферах життя суспільства. Тому питання мовного етикету в ді­ловодстві набуває принципового, а не приватного, суб’єк­тивного, часткового значення. Найголовнішим виявом етикету є переконливість документа. Вичерпна перекон­ливість ділового папера досягається тоді, коли укладаче­ві його вдалося якнайповніше і якнайточніше висловити розуміння ним громадських, а не лише вузьковідомчих чи особистих інтересів.

Використання форм третьої особи. Особисті стосунки відсуваються на задній план насамперед тому, що переважна біль­шість ділових паперів оформляється від третьої, а не від першої особи (така форма звертання, як Шановний… або Глибокошановний… зустрічається лише в деяких га­рантійних листах, а також у листах, які містять прохан­ня, звертання або пропозицію й адресовані конкретній особі чи особам). Використання форми третьої особи як­раз і посилює громадський характер ділового документа.

Проте повністю відмовитись від будь-яких виявів форм ввічливості в діловому папері означало б відмови­тися від узвичаєних у суспільстві традицій. Цим і пояс­нюється така вимога: “Дав­но пора перебороти скептицизм стосовно до словесних “форм ввічливості” і ввести в ділове писемне мовлення аспект змісту, присвячений мовному етикету” (П.Веселов).

Мовний етикет не вичерпується списком стандартних словесних зворотів, покликаних висловлювати ввічли­вість; він повинен пронизувати діловий папір увесь, від адреси до підписів, включаючи й спосіб викладу тексту.

Так, наприклад, лист-відмову можна розпочати пря­мо з констатації відмови, а можна, перш ніж сформулю­вати відмову, пояснити, чим вона викликана. Якщо перед відмовою є переконливе логічне пояснення, а також діло­ва порада, як вийти з ситуації, що склалась, або до кого слід звернутись адресатові, то тоді відмова не справить такого різкого враження й дасть можливість продовжу­вати ділові стосунки.

Питання мовного етикету набуває особливої актуаль­ності й гостроти під час складання рекламацій, листів-претензій та інших листів-вимог. Саме в цьому виді ділової кореспонденції укладачеві листа доводиться особливо ре­тельно вишукувати належну форму для викладу думки. Часто стриманий тон викладу заміню­ється відвертими, неприхованими виявами роздратування, злої насмішки і навіть грубощів. А за нормами етики службова особа, якій доручено укладання такого важливого документа, повинна в мак­симально стриманій формі висловити громадські інтере­си свого підприємства. Адже лист, укладений в різкому тоні, викличе відповідь у такому ж різкому й нетерпимо­му тоні, що знижує ефективність ділового писемного спіл­кування і створює нервові, напружені стосунки між підприємствами.

 

Великі можливості для вираження етичної оцінки дій іншої сторони приховані в такій дієслівній категорії, як активний і пасивний звороти. Порівняйте такі конст­рукції:

· Ви не виконуєте мого розпоряджен­ня по здійсненню поточного ремонту мережі зовнішньо­го освітлення.

· Моє розпорядження про здійснен­ня поточного ремонту в мережі зовнішнього освітлення не виконується.

У першому випадку невиконання приписується як про­вина цілком конкретній особі. У другому увага концент­рується на факті невиконання, конкретний винуватець не називається.

У тих випадках, коли треба підкреслити, що факт звершення дії має більше значення, ніж вказівка на осо­бу діяча, використовується пасивна форма. Наприклад:

Оплата гарантується …

Лист надіслано …

Ваша телеграма одержана …

Строки виконання робіт зриваються …

Вашу пропозицію схвалено … тощо.

Активна форма звичайно надає викладу динамізму і вживається в тих випадках, коли необхідно вказати на конкретну особу як джерело дій:

Завод не гарантує якос­ті виробів після 6-ти місяців з моменту відвантаження …

Головне управління не заперечує проти того, щоб …

 

Великі можливості в цьому плані містить відокрем­лення. Вдало застосоване відокремлення може знизити напруженість викладу, наприклад:

· Ваше прохання не мо­же бути задоволене.

· На жаль, Ваше прохання не мо­же бути задоволене з таких-то причин.

За допомогою відокремленого звороту можна вказати на зв’язок із попереднім листуванням, продемонстрував­ши цим свою добру обізнаність із питанням, що розгляда­ється, наприклад: Як Вам уже відомо, ми…

Відокремлений дієприслівниковий зворот може також виступити в цій ролі, порівняйте: Уважно розглянувши поданий на затвердження проект, бюро вважає…

Користуючись дієприслівниковим зворотом, можна сформулювати причини, які були підставою для прийнят­тя певного рішення (зворотом звичайно розпочинають речення), наприклад: Враховуючи... Вважаючи... Беручи до уваги... Керуючись... тощо.

 

Під час написання ділового листа слід пам’ятати, що очі­куваний результат може бути лише підказаний, але аж ніяк не нав’язаний адресатові. Тому не слід викладати прохання у формі жорсткої вимоги, яка припускає лише одне розв’язання проблеми.

У таких випадках доречніше просити не Вашого позитивного рішення, а просто розгляду висловленого прохання й винесення певного рішення.

Таке ж негативне враження справляє й надмірна ввічливість (вона обтяжує мову документа, а часом на­дає йому фальшивого звучання), особливо якщо враху­вати, що сучасній вітчизняній діловій кореспонденції ско­ріше властива сухість, ніж захоплення надмірною ввіч­ливістю.

Стриманий тон виявляється ще й у тому, що оцінка певної ситуації не висловлюється прямо (до того ж су­б’єктивно), а дається в опосередкованій формі — через констатацію фактів, які мали місце (або повинні були мати місце).

Думка, що її не висловлено в прямій формі, повинна випливати з самої логіки фактів; це надає ще більшої си­ли й переконливості документу. Тут зовсім недоречне іронізування, вияви грубощів, багатослівні дорікання тощо. Ось як, наприклад, може бути сформульоване роз­порядження (зверніть увагу: це також своєрідна конста­тація певного факту):

¨ Ви повинні бути присутні на нараді.

¨ Ваша присутність на параді обов’язкова.

¨ Ваша присутність на нараді необхідна.

¨ Ваша присутність на цій нараді необхідна.

¨ Ваша присутність на цій нараді просто необхідна.

Перше речення звучить як категоричний наказ і мож­ливе лише в стосунку до підлеглих.

Друге речення, маючи той самий зміст, звучить більш стримано, хоч і не менш категорично.

Третє речення має дещо послаблену категоричність.

У четвертому реченні необхідність підкреслюється не безапеляційним повинні, а займенником на цій, який ви­діляє, наголошує те, якою важливою є саме ця нарада.

Останнє речення має відтінок розмовного мовлення, проте звучить значно ввічливіше, ніж усі попередні речен­ня. Воно свідчить про те, що обидві сторони добре зна­ють одна одну, зокрема знають і те, що лише щось над­звичайне може перешкодити цій людині прийти на на­раду.

Звичайно у листах-відповідях завжди вказується но­мер і дата отримання й тема того листа, на який дається відповідь. Включення теми листа ще й до його тексту (у формі розгорнутого речення) означає, що інша сторона надає винятково великого значення цьому питанню.

Етикет виявляється і в практиці підписання ділових паперів. Так, він вимагає дотримання службового рівня при підписанні листів-відповідей: відповідь на лист, під­писаний директором, має бути підписана також директо­ром, а не його заступником; проте відповідь на лист, підписаний заступником, може підписати й директор.

Етикет вимагає також неухильного дотримання прак­тики одного чи кількох підписів, залежно від документа.

Лист, який містить відмову, доречно закінчити слова­ми 3 повагою або 3 глибокою пошаною.

Займенник Ваш і всі його варіанти (Ви, Вас, Вами, на Вас, Вам) повинні писатися з великої літери.

Проте етикет не вимагає у листі-відповіді дотримува­тися тієї ж неправильної, вузьковідомчої лексики й тер­мінології, яка була в отриманому листі. Як зазначають дослідники, намагання не образити іншу сторону, “поправляючи” її, є однією з причин засміченості, невпоряд­кованості словника сучасної ділової кореспонденції.

Ситуацій, в яких виявляється службовий етикет, так багато, що неможливо їх усі передбачити й дати готові рекомендації. Тільки внутрішній такт і об’єктивність в оцінці ситуації можуть підказати найдоцільніший, най­ефективніший спосіб висловлення, який сприятиме нала­годженню ділових контактів між організаціями, підпри­ємствами, установами.

Орієнтовні елементи мовного етикету, що виражають у листах подяку, вибачення, прохання:

Подяка

Наперед вдячні за…

Дякуємо Вам за згоду продовжити…

Висловлюємо щиру подяку…

Дозвольте висловити щиру вдячність…

Дозвольте подякувати Вам…

Прийміть нашу щиру подяку…

З Вашого боку було дуже люб’язно…

Ми дуже зобов’язані…

Хочу висловити Вам вдячність за те…

Велике спасибі Вам…


Дата добавления: 2015-08-18; просмотров: 794 | Нарушение авторских прав


Читайте в этой же книге: Підстилі | Науковий стиль | Офіційно-діловий стиль | Мова та стиль наукової праці | Синтаксис наукової мови | Культура наукової мови | Класифікація документів | Формуляр документа | Оформлення документа | Способи викладу матеріалу в документі |
<== предыдущая страница | следующая страница ==>
Загальні вимоги до мови документа| Прохання

mybiblioteka.su - 2015-2024 год. (0.009 сек.)