Личная карточка работника

Организация кадрового учета

Кадровый учет

Кадровый учет (учет персонала) – выполняемая в соответствии с определенными правилами совокупность действий по фиксации, систематизации, накоплению и обновлению сведений о численности и квалификации работников, а также их персональных данных, необходимых в связи с трудовыми отношениями.

Основные задачи, для решения которых могут использоваться данные кадрового учета, представлены в боксе 3.

Основные задачи, для решения которых могут использоваться данные кадрового учета.

1. Анализ фактического квалификационного и численного состава работников.

2. Прогнозирование изменений в квалификационном и численном составе работников.

3. Определение потребностей предприятия в персонале определенной численности и квалификации.

4. Обоснование решений по развитию карьеры: переводу работников на другую работу, повышение квалификации работников, увольнению.

5. Обоснование решений по предоставлению отдельным категориям работников компенсации, льгот, назначение пенсий (иных социальных пособий).

6. Обоснование решений по применению к работникам мер дисциплинарного воздействия (поощрений и наказаний).

7. Планирование кадровой работы.

8. Подготовка отчетности по вопросам кадровой работы.

9. Оценка эффективности кадровой работы.

10. Выдача соответствующих сведений по запросам (заявлениям).

Уточним, что на предприятии ведется индивидуальный и сводный учет персонала. Для ведения индивидуального учета применяются унифицированные формы (личные карточки работников, учетные карточки работников), а также трудовые книжки. Кроме того, на работников предприятия (всех или отдельных их категорий) могут вестись личные дела. Основным документом сводного учета является журнал (книга) учета.

Личная карточка работника

Основной документ индивидуального учета персонала предприятия – личная карточка работника. Ведение личной карточки работника предусмотрено постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Указанным постановлением введена в действие унифицированная форма личной карточки работника – так называемая форма № Т-2, а также установлены правила ее заполнения. На рассмотрении этих правил мы и остановимся далее.

Прежде всего, производится первичное оформление личной карточки работника. Эта процедура включает:

1) регистрацию личной карточки в соответствующем журнале (книге);

2) прием от работников документов, содержащих сведения, подлежащие внесению в личную карточку;

3) внесение соответствующих сведений в личную карточку;

4) ознакомление работника под подпись с внесенными в личную карточку сведениями.

Первичное оформление личной карточки работника, как правило, производится через пять дней после издания приказа (распоряжения) о приеме этого работника на работу. Регистрация личной карточки включает:

1. внесение регистрационной записи в журнал (книгу);

2. приостановку и заполнение регистрационного штампа на лицевой стороне первого листа документа.

После этого проверяется наличие необходимых документов, полнота и правильность содержащихся в них сведений. Отсутствующие документы (сведения) следует запросить у работника. Отметим, что в правилах содержится перечень документов, на основе которых соответствующие сведения вносятся в личную карточку (см. бокс 4).

Примерный перечень документов, на основе которых соответствующие сведения вносятся в личную карточку:

1) приказ (распоряжение) о приеме на работу;

2) паспорт (иной документ, удостоверяющий личность);

3) трудовая книжка (иной документ, подтверждающий трудовой стаж);

4) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

5) документ воинского учета – для военнообязанных лиц, подлежащих призыву на военную службу;

6) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных значений – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством РФ может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов. Кроме того, в правилах упоминаются «сведения, сообщенные о себе работником». Такие сведения могут быть сообщены работником в документированной форме – например, в личном листке по учету кадров, письменном заявлении, анкете, резюме и т.п. Работник самостоятельно вносит сведения бланк документа, после чего удостоверяет их правильности и полноту подписью.

Затем эти сведения вносятся в личную карточку (иную учетную документацию). В процессе трудовой деятельности работник, по мере необходимости, вносит в дополнение к личному листку по учету кадров новые (уточненные) сведения. После проверки эти сведения также вносятся в личную карточку (см. бокс 5), иную учетную документацию. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся новые (уточненные)сведения, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Основание для внесения новых (уточненных) сведений служат надлежащим образом оформленные документы.

Основные правила заполнения личной карточки (форматы № Т–2)

Дата добавления: 2015-07-18