Документирование предоставления отпусков

Работникам – при наличии соответствующих оснований – могут предоставляться оплачиваемые и неоплачиваемые отпуска. В соответствии со ст.114 Трудового кодекса РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Продолжительность такого отпуска в общем случае составляет 28 календарных дней. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков, а также даты их начала и окончания (исходя из продолжительности) определяются в соответствии с графиком отпусков.

Как правило, проект графика разрабатывается по структурным подразделениям, а на основе графиков подразделений формируется сводный документ (по предприятию в целом). Проект сводного графика утверждается работодателем с учетом мнения выборного представительного органа работников предприятия (если такой орган функционирует у данного работодателя) не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Оформление графика отпусков выполняется на основе унифицированной формы Т-7.

Сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков всех работников предприятия, имеющих право на предоставление основных и дополнительных отпусков в предстоящем календарном году, отражаются в документе по месяцам. Утвержденный график (см. форму на компакт-диске) обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала.

Решение о предоставлении работнику оплачиваемого отпуска оформляется соответствующим приказом (распоряжением) (см. далее). Основанием для его издания служит график отпусков.

Отпуск без сохранения заработной платы (так называемый «отпуск за свой счет») предоставляется работодателем определенным категориям работников. Уточним, что продолжительность отпуска без сохранения заработной платы, предоставляемого работнику в связи с семейными обстоятельствами и иными уважительными причинами, определяется по соглашению с работодателем.

Перечень случаев (оснований) предоставления отпуска без сохранения заработной платы, помимо Трудового кодекса РФ, определяются иными федеральными законами, а также коллективным договором. Решение о предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы также оформляется соответствующим приказом (распоряжением).

Основанием для его издания служит рассмотренное работодателем письменное заявление работника и документ, подтверждающий его обоснованность – например, наличие льгот, дающих право на предоставление такого отпуска, наступление определенных обстоятельств личного характера и т.п. (Пример заявления представлен на компакт-диске).

Оформление приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска выполняется на основе унифицированной формы Т-6 (Т-6а) (см. на компакт-диске). Указанные формы применяются в целях документирования (оформления и учета) предоставления отпуска одному или, соответственно, нескольким работникам.

Порядок оформления приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска регламентируется Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации. В проекте указываются:

Ø фамилия, имя, отчество работника (работников);

Ø наименование структурного подразделения;

Ø наименование должности (специальности, профессии);

Ø период, за который предоставляется оплачиваемый отпуск;

Ø вид(ы) предоставляемых отпусков, их раздельная и суммарная продолжительность.

Кроме того, заполняются реквизиты «Дата составления», «Номер документа», «Место составления», «Табельный номер», «Основание для составления документа», «Наименование должности».

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня издания, но не позднее чем за две недели до начала отпуска. (Пример приказа представлен на компакт-диске).

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении оплачиваемого отпуска делаются отметки в личной карточке и лицевом счете работника.

Для расчета заработной платы, причитающейся работнику за период оплачиваемого отпуска, оформляется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма Т-60, см. на компакт-диске).

Дата добавления: 2015-07-18