Положение о кадровой службе

Нормативное закрепление правового статуса и видов работ кадровой службы в целом и каждого ее работника принято проводить через разработку таких организационных документов, как положение о службе и должностные инструкции. Эти документы повсеместно считаются нормативными актами длительного действия.

Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения или структурного подразделения. В положении о кадровой службе закрепляют статус службы, ее место в системе управления, внутреннюю организацию, задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе ее деятельности. Состав разделов положения соответствует назначению документа: "Общие положения", "Основные задачи", "Функции", "Права и обязанности", "Руководство", "Взаимоотношения с другими структурными подразделениями (связи)".

"Общие положения" начинают с пункта, устанавливающего точное название кадровой службы, ее место в организационной структуре, степень самостоятельности, наименование должности руководителя, которому она подчиняется, порядок определения численности и штатов службы. Самостоятельным считается структурное подразделение, находящееся в непосредственном подчинении руководителя организации.

В этот раздел включают описание организационной структуры службы: перечисление внутренних звеньев или подразделений службы. Если служба не имеет структурных подразделений, то перечисляются выделенные участки. Этот пункт устанавливает не порядок подчиненности, а распределение общих функций по отдельным звеньям или участкам.

Отдельным пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба руководствуется в своей работе.

При изложении этого пункта обычно придерживаются следующего порядка:

¾ перечисляют законодательные акты, постановления высших органов государственной власти и управления, нормативно-правовые акты;

¾ нормативно-методические документы общего действия;

¾ организационные документы организации (коллективный договор или соглашение, правила внутреннего трудового распорядка и др.);

¾ распорядительные документы организации (приказы руководителя, распоряжения его заместителей);

¾ инструкции по делопроизводству, оформлению документов и др.

Заканчивают этот пункт словами: "и настоящим положением".

В раздел можно включить дополнительные пункты, например право доступа к документам кадровой службы (помимо ее сотрудников) высших должностных лиц организации и их конкретный состав (председатель совета директоров, президент, генеральный директор, исполнительный директор, руководитель службы безопасности и др.).

В заключительном пункте оговариваются наличие и назначение печати, условия ее хранения, а также приводится ее описание.

Второй и третий разделы положения формулируют общую цель и основные задачи кадровой службы. Как уже отмечалось, цели и задачи должны отражать реальные, в условиях конкретной организации, направления деятельности кадровой службы.

Основной раздел положения содержит всестороннюю характеристику деятельности службы и называется "Функции". Их описание должно быть грамматически истилистически четким (не допускающим двоякого толкования или искажения смысла). Важно включать в этот раздел описание всех функций, выполняемых кадровой службой. Состав функций кадровой службы должен разрабатываться исходя из общей цели и задач, то есть этот раздел положения основывается на предыдущих разделах, увязывается с ними по содержанию.

При наличии в службе структурных подразделений в раздел "Функции" вводятся соответствующие их на званиям подразделы, а описание функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляются виды или участки работы, выполняемой каждым структурным подразделением кадровой службы.

При этом необходимо тщательно продумать разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, чтобы избежать дублирования и параллелизма в работе, не допустить "утраты" или пропуска какой-то из функций, невключения ее в положение. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме. Представляется чрезвычайно важной и точность формулировок функций. Например, если функция сформулирована следующим образом: "Разработка, оформление, обеспечение использования и хранения штатного расписания организации", то совершенно очевидно, что кадровая служба выполняет эту работу самостоятельно. Но нередко встречается распределение функций на предприятии (или в организации), когда штатное расписание составляется другими службами, а кадровая служба только использует этот документ для учета вакансий, анализа загрузки работников и др.

В минимальный состав типовых функций кадровой службы обычно входят те функции, которые нашли отражение в нормативно-методических документах, однако функции кадровой службы могут быть и значительно шире.

В разделе "Права и обязанности" кадровая служба наделяется правами, необходимыми для осуществления возложенных на нее задач и функций. Для разграничения прав службы и ее руководителя в разделе устанавливают персональные права руководителя службы. В их числе обычно право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, визировать документы, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т. д.

Раздел "Взаимоотношения. Связи" отражает наличие и характер взаимосвязей кадровой службы с другими структурными подразделениями, возникающими в ходе выполнения ее задач и функций, их взаимные обязательства. Как правило, в этом разделе фиксируется характер отношений со структурными подразделениями. Кроме взаимодействия со всеми структурными подразделениями по кадровым вопросам, обычно наличествует тесное взаимодействие кадровой службы с юрисконсультом (юридической службой), хозяйственным управлением, бухгалтерией, техническим отделом и др.

Помимо тесных связей внутри организации, кадровые службы имеют контакты с территориальными организациями и учреждениями: с городскими (региональными, областными и др.) военкоматами; отделами социального обеспечения; территориальными службам занятости, миграционными службами и др. Наличие всех этих связей тоже фиксируется в положении.

Таким образом, вопрос о функциях кадровой службы в каждом конкретном случае решается руководством организации и кадровой службы и закрепляете в положении. Основополагающими при разработке положении являются действующее законодательство современные государственные нормативно-методические документы. Можно использовать и типовые положения, но эти разработки включают, как правило стереотипный набор функций службы, которые в действительности имеют существенные отличия. "Заимствование" типовых положений, их использование качестве индивидуальных нерационально, так как при этом они во многих случаях будут не организационным, а формальным документом. Типовые положения предназначены для того, чтобы либо закрепить типовые функции кадровой службы на предприятиях определенных категорий, либо служить методическим пособием. Индивидуальные положения разрабатываю для определения задач и закрепления функций службы, исходя из конкретных условий ее деятельности.

Чрезвычайно важно при разработке положения кроме перечисленных использовать также и документы определяющие деятельность и структуру конкретного учреждения (организации, предприятия, фирмы) прежде всего устав и учредительный договор. В этих документах установлены основные принципы управления: внутренняя организационная структура, распре деление функций и обязанностей руководителей.

Требования к оформлению положения и его формуляр унифицированы. Положение оформляют с использованием тех же реквизитов, которые содержатся в бланках внутренних документов организации. К этим реквизитам относятся: наименование организации, наименование документа (положение), место для даты и место издания документа (географический пункт).

Справа над текстом располагают гриф утверждения который оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Рымов К.Ю. Рымов

24.11.2001

Гриф утверждения заверяется печатью организации[27].

Разрабатывает положение о службе кадров ее руководитель, он же подписывает этот документ.

Текст положения, как уже отмечалось, включает несколько разделов, которые нумеруются арабскими цифрами, так же как и каждый пункт раздела.

Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении кадровой службы, кардинальных изменениях ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также при внедрении новой технологии обработки и подготовки документов, так как во всех этих случаях происходит перераспределение функций между структурными подразделениями службы или ее работниками.

Дата добавления: 2015-07-18