Цели и задачи контроля

Контроль за исполнением документов, решений и заданий яв­ляется неотъемлемой функцией управления и важным элементом процесса документационного обеспечения управления.

Цель контроля - содействие своевременному и качественному исполнению решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения. Не менее важным является получе­ние информации об уровне исполнительской дисциплины, необ­ходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Различают два направления контрольной деятельности:

- контроль за исполнением документов по существу поставлен­ных в них вопросов;

- контроль за сроками исполнения документов.

Контроль по существу поставленных вопросов осуществляет руководитель предприятия, организации, структурного подразде­ления или специалист, занимающийся указанными проблемами. Руководители подразделений и специалисты (исполнители) несут ответственность за правильность и своевременность решения во­просов.

Контроль за сроками исполнения документов - это важней­шая функция службы ДОУ, которая закрепляется в инструкции П° делопроизводству.

Задачами контроля исполнения являются:

- постановка документа на контроль;

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов;

- снятие их с контроля;

- направление исполненного документа в дело;

- учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения до­кументов;

- информирование руководителей о результатах обобщения данных в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Централизация или децентрализация ведения контрольных

операций зависит от размера учреждения, организации или пред­приятия, организации службы ДОУ, объема документооборота.

В достаточно крупных учреждениях и организациях контроль за исполнением документов осуществляют специальные структур­ные подразделения или группы, которые входят в состав службы документационного обеспечения (инспекции по контролю, бюро контроля, группы контроля и т. п.), или специально назначенные для этого сотрудники службы (например, инспектор по контролю). Кроме того, контроль должен вестись в структурных подразде­лениях секретарями или лицами, ответственными за делопроиз­водство.

В небольших организациях, фирмах ведение контроля за ис­полнением документов входит в обязанности секретариата или секретаря руководителя.

В соответствии с Государственной системой документацион­ного обеспечения управления на контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т. е. принятия дополнительного реше­ния, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного Документа. Поручения, содержащиеся в документах или устных Распоряжениях руководителя, могут быть сложными, включаю­щими в себя разные задания с разными сроками их выполнения. ° этом случае контроль ведется отдельно за каждым заданием или пунктом.

8.2. СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или ин­дивидуальными.

Сроки исполнения некоторых категорий документов установлены законодательными и нормативными актами, например сроки исполнения обращений граждан, сроки рассмотрения и исполне­ния ряда документов органами управления в негосударственных коммерческих организациях и т. д.

Типовые сроки имеет ряд документов, перечень которых при­веден в приложении к Государственной системе документационного обеспечения управления. В их число входят письма предприятий и организаций, акты приемки, телеграммы и др.

Документы, поступающие от вышестоящих органов власти и управления, как правило, содержат сроки выполнения указанных в них действий.

В организациях составляются перечни документов с типовыми сроками исполнения, которые являются приложением к инструк­ции по делопроизводству. Если перечень составляется как само­стоятельный документ, он должен быть подписан руководителем службы ДОУ (или должностным лицом, выполняющим его обязан­ности) и утвержден руководителем предприятия, организации.

Индивидуальные сроки исполнения могут содержаться в тек­сте документа (например, приказа) или в резолюции руководите­ля. Руководитель имеет право изменить типовой срок исполне­ния документа, если конкретная управленческая ситуация этого требует. Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа. Тогда устанавливают ус­ловный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.

Если документ имеет длительный срок исполнения, контро­лируют исполнение промежуточных этапов. Срок исполнения каждого этапа фиксируется в контрольной форме.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших от других организаций - с момента поступления, отправленных (исходящих) и внутренних - с даты их подписания или утверждения. Контроль ведется с момента постановки документа на контроль.

Изменение сроков исполнения документов может производить­ся только по указанию руководителя, который их установил.

Дата добавления: 2015-07-14