Загальний порядок розробки номенклатури справ

Наприкінці кожного календарного року номенклатура справ підлягає уточненню.Уточненная номенклатура справ вводять у дію з початку чергового календарного року.

Номенклатура справ розробляється обличчям, відповідальних ведення діловодства. У випадку розробка номенклатури справпредусматривает:[3]

- вивчення керівних (організаційно-розпорядчих, нормативно-методичних та інших) документів, визначальних переліки документів, які виникають у діяльності підприємств (організацій, установ), й терміни їхньої зберігання;

- вивчення особливостей, властивих організації діловодства підприємства, а необхідних випадках — його структурних підрозділів (самостійних ділянок документування), приймаючи до уваги утримання її діяльності, обсяг, інтенсивність і склад документообігу, організаційну структуру і штатну чисельність, розподіл повноважень із працювати з документами між посадовими особами та т. п.;

- попереднє визначення заголовків справ, їх послідовне впорядкування (відповідно до функціональним призначенням документів, які підлягають приміщенню на відповідні справи);

- попереднє визначення термінів зберігання справ, присвоєння їм індексів;

- уточнення заголовків справ, включення резервних індексів, виділені на справ,заводимих за тими або іншим суб'єктам причин протягом календарного року;

- впорядкування і оформлення проекту номенклатури справ;

- погодження проекту номенклатури справ за зацікавленими сторонами, у необхідних випадках — його уточнення і дооформление;

- затвердження номенклатури справ керівником підприємства.

Розробку проекту номенклатури справ доцільно виробляти з урахуванням форми встановленого зразка. Зразки форм номенклатури справ структурного підрозділи і зведеної номенклатури справ представлені на малюнках 1 і 2.

При визначенні переліків документів, які виникають у діяльності підприємств (організацій, установ), і термінів їх збереження слід керуватися:

- установчими документами підприємства;

документів, які виникають у діяльності підприємств, з термінів зберігання;

- номенклатурами справ за попередні 3-5 років;

- описами справ постійного насилля і тимчасового (понад 10 років) зберігання;

- документами із планування роботи і звітності про його результати.

Необхідні дані з перелічених (та інших відповідних) документів фіксуються як виписок, довідок тощо. п. й надалі використовуються під час проекту номенклатури справ. У цьому особливу увагу варто привернути до себе зміст Переліку типових документів, які виникають у діяльності організацій, з термінів їххранения1.

УУказаниях щодо застосування Переліку останній розглядається як «...основного нормативного документа щодо термінів зберігання... управлінських типових документів,...для підготовки номенклатур справ». Перелік побудований за функціональному ознакою і і двох частин.

Перша їх — «Документи, які утворюються в управлінської діяльності». Вона містить 12 розділів, у межах яких перераховані документи, які стосуються різним функціональним групам (видам документації), зокрема: документації, що відбиваєорганизационно-распорядительние функцій управління; документації із планування діяльності; документації з ціноутворення, фінансуванню, кредитування й оподаткуванню діяльності; документації за звітом і обліку результатів діяльності; документації з організації економічних, науково-технічних і міждержавних культурних зв'язків; документації по інформаційного обслуговування; документації з організації праці та трудовим відносинам; документації з кадрів (персоналу); документації по матеріально-технічного забезпечення; документації поадминистративно-хозяйственному обслуговування; документації по соціально-побутовому розвитку; документації з питань діяльності профспілкових органів (організацій).

Документи у складі Переліку перебувають у порядку спаду значимості, у логічній послідовності. Терміни зберігання, вказаних уПеречне, є єдиними для відповідних документів, незалежно від форми власності організацій. Під час вивчення особливостей, властивих організації діловодства підприємства (структурних підрозділів, і навіть самостійних ділянок документування), приймаються до уваги:

- зміст діяльності підприємства (структурного підрозділи тощо. п.) і специфіка її документування;

- відомостей про обсязі, інтенсивності та професійно-кваліфікаційний склад документообігу;

- відомостей про організаційну структуру і штатної чисельності підприємства;

- інформацію про розподілі повноважень із працювати з документами між посадовими особами підприємства.

При переформування номенклатури справ (після закінчення календарного року), ще, вивчаються документи, які утворилися у діяльності підприємства за попередній період, — зокрема, їх функціональне призначення, види, склад парламенту й зміст. За підсумками відомостей виробляється попереднє визначення заголовків справ України та їх наступне об'єднання в розділи документа.

Зазначимо у зв'язку, що у номенклатуру справ мають стояти заголовки справ для угруповання документів, відбивають все документовані ділянки (питання, напрями) діяльності підприємства. Заголовки справ підрозділів (органів), діючих на тимчасової основі, також входять у номенклатуру справ. У той самий час у номенклатуру справ не включаються періодичних видань та інших види документів, проти яких немає такого необхідності. Визначення зразкових формулювань заголовків справ виробляється відповідно до нижченаведеним загальними правилами.

1. Заголовок справи має чітко, в узагальненої формі відбивати основний зміст справи, і навіть складпомещаемих до нього документів, їх функціональну і видову приналежність.

2. Заголовок справи має складатися з елементів, наявних у наступному послідовності:

- назва виду справи (листування, журнал тощо. буд.) чи різновиду документів (протоколи, накази тощо. буд.);

- назва підприємства чи структурного підрозділи (відомостей про автора (>разработчике) документа);

- назва підприємства (організації, установи), якому адресовані чи то з якого будуть отримані документи,помещаемие до справи (адресат (одержувач) чи кореспондент (відправник) документа);

- стислий зміст документів,помещаемих до справи;

- назва місцевості (території), з якою пов'язано зміст документів,помещаемих до справи;

- дата (період), до яких належать документи,помещаемие до справи, відомості, що вказують накопийность документів.

Для конкретизації заголовків справ доцільно скористатися нижченаведеними рекомендаціями.

1. У заголовки справ, містять документи з одного, та заодно які пов'язані послідовністю виконання, включається термін «документи», тож під кінець заголовка — в дужках — вказуються основні різновиду документів, які підлягають приміщенню до справи, а саме: плани, списки, доповіді тощо. буд. Наприклад: «Документи проведення тематичних семінарів з організації архівного справи для підприємства (плани, списки, доповіді, переліки рекомендованої навчально-методичної літератури та ін.)». Термін «документи», ще, може застосовуватися у заголовках справ, містять документи, є додатками до якогось документа. Наприклад: «Документи до протоколів випробуваньстендового устаткування».

2. У заголовки справ, містять листування, включається термін «листування», після якого вказується, з хто, і з якого питання його ведуть. Причому у заголовках справ, містять листування за однорідними кореспондентами, найменування останніх не перераховуються — натомість вказується їх загальну видове назва. Наприклад: «Листування з філіями підприємства з питанням щорічного планування і звітності».

Натомість, в заголовках справ, містять листування за різнорідними кореспондентами, останні теж перераховуються — натомість зазначається лише предмет листування. Наприклад: «Листування з питань адаптації персоналу».

Найменування конкретного кореспондента вказується в заголовку справи лише тому випадку, якщо листування (документи, складові її йпомещаемие на даний справа) ведеться тільки з ним. Наприклад: «Листування із ВАТ «Прогрес» з питань обміну комерційної інформацією».

3. У заголовки справ, містять документи, які стосуються певним адміністративно-територіальних одиниць (місцевостям, населених пунктів тощо. п.), включаються найменування відповідних одиниць (місцевостей). У цьому:

- якщо зміст справи стосується кількох однорідних адміністративно-територіальних одиниць, то заголовку справи не перераховуються їх конкретні назви — натомість вказується їх загальну видове назва. Наприклад: «Документи т організації взаємодії роботи глав муніципалітетів протидії тероризму»;

- якщо зміст справи стосується лише однієї адміністративно-територіальної одиниці (місцевості, назви населеного пункту), то заголовку справи вказується її (його) назва. Наприклад: «Факти з комплектування автоматизованими засобами навчання навчально-тренувальних центрів МНС Сибірського федерального округу».

4. У заголовки справ, містять документи з плануванню й (чи) звітності, включаються інформацію про періоді (кварталі, півріччі, рік), на (за) який складено плани (звіти). Наприклад: «Річні і квартальні плани роботиМГУП «>Синегорская районна поліклініка».

5. У заголовки справ, виділені на однорідних (зі свого функціональному призначенню, очах і ін.) документів, найменування документів (групи документів) включається у множині. Наприклад: «Накази про заохочення співробітників».

Якщо передбачається, що справа — наприклад, у зв'язку з значним обсягом документів, які підлягають приміщенню до нього, — складатиметься з кількох томів (частин), то спочатку складається загальний заголовок справи, та був — за необхідності — заголовки кожного томи (частини), тим чи іншим чиномуточняющее зміст загального заголовка справи. Наприклад: «Службові записки, заяви працівників із виробничим питанням за 2005 рік» (загальний заголовок), «Том 2. Службові записки, заяви працівників із виробничим питанням за 2-ї квартал 2005 року» (заголовок томи).

Заголовки справ можуть уточнюватися у процесі формування та оформлення справ. У цьому заборонена включення до заголовки справ неконкретних, обтічних формулювань, наприклад: «різні матеріали», «загальна листування» тощо. буд. Слід також сказати уникати в заголовках справ вступних слів і складних оборотів.

Коли для справ сформульовані заголовки, необхідно зробити їх впорядкування. Робити це потрібно в однією з двох способів:

- для формування номенклатури справ підприємства у цілому у початок документа виносяться заголовки справ, містять організаційно-розпорядчу документацію, та був, у порядку зменшення значимості відповідних документів (зокрема організаційних, договірних,планово-отчетних та інших.), — заголовки інших справ, у своїй об'єднання справ у складі розділів і присвоєння останнім назв здійснюється з урахуванням функціональної і видовий взаємозв'язку документів мають у складі цих справ; для формування номенклатури справ з урахуванням номенклатур справ структурних підрозділів у ролі назв розділів зведеної номенклатури справ використовуються назви структурних підрозділів, наявні відповідно до штатний розклад, а зміст розділів утворюють номенклатури справ цих підрозділів.

Попереднє визначення термінів зберігання справ здійснюється з метою забезпечення регулярного контролю над дотриманням та необхідність своєчасного зміни режиму зберігання справ (документів), наприклад, з тимчасового на постійний — за наявності те що відповідних підстав. Визначення термінів зберігання виготовляють підставі відомостей з типового (відомчого) переліку документів, які виникають під час підприємств, а відсутність такого — по типовий (з приблизною) номенклатурі справ, чи за узгодженням із органами Федеральної архівної служби РФ.

Присвоєння справам індексів здійснюється з метою безпомилкової і оперативної ідентифікації справ України та включених до складу документів. Індекс справи є виконане арабськими цифрами умовне позначення, наприклад, що складається з умовного номери структурного підрозділи (розділу) з додаванням (через дефіс) порядкового номери відповідного справи в самісінький межах номенклатури справ цього структурного підрозділи (цього розділу). Приміром, бухгалтерії (й відповідній поділу у складі зведеної номенклатури справ) присвоєно умовний номер 05, а відкриває цей розділ річний бухгалтерський звіт. Отже, у складі зведеної номенклатури справи із річним бухгалтерським звітом нададуть заслужений індекс 05-01.

Справи з питань (напрямам) діяльності підприємства, недозволеним протягомистекающего календарного року, ставляться до категорії про перехідних справ. Такі от справи входять у склад номенклатури справ майбутнього календарного року з тим самим індексом.

По виконанні перелічених дій виробляється перевірка складеного проекту номенклатури справ щодо її відповідності своєму функціональному призначенню. Для цього він виробляється:

- уточнення складу справ у складі кожного розділу і з номенклатурі справ у цілому;

- уточнення заголовків справ, їх індексів;

- включення до номенклатуру резервних індексів, виділені на справ, потреба у формуванні які з тих або іншим суб'єктам причин виникає необхідність протягом календарного року (наприклад, для формування для підприємства нових ділянок роботи, потребують документування);» уточнення термінів зберігання справ.

В усіх життєвих необхідних випадках до проекту номенклатури справ вносяться відповідні уточнення. Складений остаточному вигляді проект номенклатури справ підлягає оформленню (відповідно до встановленими зразками). Оформлення включає розробку форми документи й її заповнення. Зокрема, графи у складі табличній частини номенклатури справ заповнюються так:» в графі 1 вказуються індекси кожного справи, зокрема справ тимчасових органів підприємства, і навіть передбачені для справ,заводимих протягом календарного року (звані резервні індекси;

- в графі 2 вказуються заголовки справ;

- в графі 3 («Кількість справ (одиниць зберігання)») під час оформлення проекту номенклатури справ ніяких записів не робиться. Відповідні відомості у цій графі вказуються після закінчення календарногогода2;

- в графі 4 вказуються термін зберігання справи, і навіть номери статей з відповідного переліку, виходячи з яких встановлений термінхранения3;

- в графі 5 («Примітка») під час оформлення проекту номенклатури справ ніяких записів не робиться. Надалі — протягом усього термін дії номенклатури справ — у цій графі вказуються: позначки («в електронному вигляді») — про справи, які з електронних документів і майже баз даних;

- назви переліків документів, використаних щодо термінів зберігання справ;

- позначки про закладі справ, про перехідних справах, і навіть виділення справ до знищення;

- дані про осіб, відповідальних за формування справ;

- позначки про передачу справ іншими підприємствами (організаціям, установам) продовжити роботи із нею.

Повністю оформлений проект документа підписується його розробником, і навіть організатором цієї роботи — наприклад, керівником відповідного структурного підрозділи. Потім проект номенклатури справ іде узгодження. У цьому внутрішнє узгодження здійснюється з:

- керівником архіву підприємства;

- керівником експертної комісії (ЕК) підприємства — лише проектів зведених номенклатур справ;

- службою ДОП (діловодством) — лише проектів номенклатур справ структурних підрозділів.

Зовнішнє погодження проекту зведеної номенклатури справ здійснюється зекспертно-проверочной комісією того архівного установи, у якому справи (документи) підприємства передаються на постійне зберігання. За підсумками узгодження у необхідних випадках виробляється уточнення ідооформление проекту номенклатури справ, після що він наново підписується керівником відповідного структурного підрозділи (проект зведеної номенклатури справ стверджується керівником підприємства).

Дата добавления: 2015-07-14