Оформлення термінів зберігання справ

Важливе значення підвищення ефективності з приблизною номенклатури справ у ролі методичного посібники з класифікації і систематизації документів під час упорядкування індивідуальних номенклатур справ має встановлення термінів зберігання документів мають уноменклатурах справ. Особливо це актуально сучасних господарських комерційним структурам у зв'язку з появою великих нових комплексів документації, не колишньої до цього часу зверненні, і необхідністю забезпечення їхніх схоронності. Приблизна номенклатура є цьому плані найважливішимориентирующим методичним посібником для укладачів індивідуальних номенклатур справ.

Терміни зберігання справ, включених в приблизну номенклатуру справ, визначаються виходячи з їхньої наукової і з практичної цінності відповідно до діючими типовими і галузевими (відомчими) переліками документів, і навіть переліками документів, які підлягають передачі на державне зберігання. Прикладом типового переліку, що необхідно використовувати щодо термінів зберігання ЕВР уноменклатурах є Перелік типових управлінських документів, які виникають у діяльності організацій, з термінів зберігання.

Для документів, не передбачених діючими переліками, терміни зберігання встановлюються виходячи з вивчення у взаємозв'язку із загальним комплексом документів за узгодженням із відповідним органом управління архівним справою.

Допускається узгодження термінів зберігання справ Росії ізЭПК архівних установ у випадках, коли узгодження його з центральними архівними органами утруднено (територіальна віддаленість тощо.). Причому у з приблизною номенклатурі справ робиться примітка «Термін збереження встановленоЭПК (назва архівного установи), протокол від 00.00.00».

Задля більшої єдності визначення термінів зберігання справ розробки зразкових номенклатур справ рекомендується вести облік знову встановлені строки зберігання.

Під час розробки зразкових номенклатур справ перевіряються і уточнюються терміни зберігання справ, встановлені конкретними індивідуальними номенклатурами.

Постійний термін зберігання мають справи, відбивають основних напрямів діяльності організації.

Тимчасові терміни зберігання можуть обумовлюватися примітками, за якими справа має зберігатися протягом за встановлений термін (закінчення терміну договору, після закінчення розрахунків, після завершення ревізії тощо.). Крім постійного насилля і тимчасового термінів зберігання декому справ практичного значення застосовуються також терміни «доминования потреби» (>ДМН) і «до заміни новими». Такі документи, переважно надіслані з представників вищих організацій до відома, і навіть інструкції, методики чи копії документів зберігаються доминования практичної потреби чи до заміни новими. ПозначкаДМН означає, що документи мають лише практичного значення і термін їхньої зберігання визначається організацією, але може бути меншим один рік. Термін «до заміни новими» зазвичай проставляється на нормативні документи, надісланих з вищестоящої організації та мають для даної конкретної організації правовстановлюючий характер.

Для деяких категорій справ уноменклатурах до певного терміну зберігання додається позначка «>ЭПК», що означає, що коли частина документів справи може матинаучно-историческое значення і можна залишати на постійне зберігання. У разі після закінчення за встановлений термін повинно бути додатковаполистная експертиза цінності справ.

У зразковихноменклатурах справ позначка «>ЭПК» робиться у випадках, коли він передбачена типовим чи відомчим переліком документів, чи у випадках, коли важко визначити конкретний термін зберігання справи, що містить різнорідні документи. Доцільно провести додаткову експертизу цінності категорії справ, містять оцінку «>ЭПК» перед включенням до номенклатуру із єдиною метою можливого переформування справ України та встановлення конкретних термінів зберігання. Можна, наприклад, продовжити терміни зберігання справ, мають практичного значення, документи ж, маютьнаучно-историческое значення, залишити на постійне зберігання.Отметку «>ЭПК» в зразковихноменклатурах слід вживати тільки в необхідних випадках, як від неї не можна відмовитися.

Закріплена позначка «>ЭПК» переноситься з з приблизною номенклатури справ у індивідуальну номенклатуру під час встановлення у ній термінів зберігання справ. Самовільна зняття цієї позначки заборонена.

Терміни зберігання справ, встановлюються в з приблизною номенклатурі справ їхнього застосування в індивідуальнихноменклатурах справ всіх однотипних організацій чи організацій системи, пов'язаних між собоюсоподчинением. За необхідності зміни у них термінів зберігання справ, слід узгодити ці зміни з архівом.

ГЛАВА 2. РОЗРОБКАНОМЕНКЛАТУРЫ СПРАВСТРУКТУРНОГОПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ІСВОДНОЙНОМЕНКЛАТУРЫ СПРАВ

Дата добавления: 2015-07-14