Другие методы управления потоком работ

Команда приняла также следующие решения:

• Все бланки, папки-скоросшиватели и технические требования заказчиков должны находиться на столах представителей по обслуживанию потребителей на строго установленных местах. Это позволит им легко и быстро находить все необходимое для работы и способствовать внедрению принципа FIFO.

• Поступившие заказы должны доставляться к столам представителей по обслужи­ванию потребителей на специальной тележке для перевозки почты и выклады­ваться на определенные места.

• Для хранения офисных принадлежностей разного типа в системе канбан должен применяться супермаркет.

• Команде, занимающейся оформлением заказов, следует ежедневно по утрам проводить вводные совещания длительностью 5—7 мин, чтобы определить, кто из сотрудников перегружен и нуждается в помощи. Проведение таких совещаний именно в начале дня гарантирует, что все работники понимают стоящие перед ними задачи и все необходимые изменения станут известны с утра, а не в конце рабочего дня.

• Следует перепланировать рабочее помещение так, чтобы все три представителя по обслуживанию потребителей находились в одной, не разделенной барьерами или перегородками рабочей зоне (U-образной ячейке).

• Для уточнения содержания и сокращения времени цикла оформления заказов сле­дует подготовить технологическую карту выполнения этой работы, составленную из стандартизованных операций, и стандартизовать схему выполнения работы.

• Стандартизованная схема выполнения работы должна быть вывешена на стенде.

• Технологическая карта оформления заказа, составленная из стандартизованных операций, должна стать основой для непрерывного совершенствования этой работы.

Этап 6. Фаза II. Карта будущего состояния. Обеспечение непрерывности потока

• Следует отправлять клиентам благодарственные письма по электронной почте непосредственно в ходе обработки заказов, что гарантирует их своевременное получение заказчиками. Хотя пока еще не отпадает необходимость отправки писем обычной почтой, в будущем имеется возможность не использовать ее, если клиенты откажутся от бумажных копий заказов и сопроводительных благодар­ственных писем.

Команда завершила фазу обеспечения непрерывности потока ценности состав­лением карты его будущего состояния и насыщения ее всеми характеристиками производственного участка, выработанными на этой фазе (рис. 58).

Д. Теппинг, Т. Шукер. Бережливый офис. Управление потоками создания ценности

Дата добавления: 2015-12-07