Составление номенклатуры дел

6.1.1. Дело - отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или документируемому участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, с указанием сроков их хранения, составленный и оформленный по установленной форме.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения (в том числе до списания с баланса, до ликвидации учреждения), подлежащих передаче на архивное хранение.

Сводная номенклатура дел учреждения Банка России состоит из номенклатур дел его структурных подразделений (далее – сводная номенклатура дел).

6.1.2. Номенклатура дел разрабатывается на основе анализа состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения и учреждения Банка России в целом. При разработке номенклатуры дел используют положения о структурных подразделениях, положение об учреждении Банка России, организационную структуру, нормативные и распорядительные акты Банка России, характеризующие задачи и функции учреждения Банка России, планы и отчеты учреждения по его основным и вспомогательным видам деятельности.

В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел, отражающие все документируемые направления работы и вопросы деятельности учреждения Банка России (в том числе с учетом документов в электронной форме в соответствии с подпунктом 6.2.9 пункта 6.2 настоящей Инструкции), определенные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе нормативными актами Банка России, а также распорядительными актами Банка России и учреждения Банка России.

Протоколы, документы коллегиальных органов включаются в номенклатуру дел структурных подразделений, в которых работают секретари коллегиальных органов.

Формирующиеся в подразделении, занимающемся вопросами лицензирования деятельности кредитных организаций (далее – подразделение лицензирования), юридические дела кредитных организаций (их филиалов) (далее – юридические дела), передающиеся на хранение в подразделение безопасности и защиты информации, включаются в номенклатуру дел подразделения лицензирования.

6.1.3. Сроки хранения дел, включенных в номенклатуру дел (в том числе с учетом документов в электронной форме в соответствии с подпунктом 6.2.9 пункта 6.2 настоящей Инструкции), определяются на основе действующего Перечня документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения (далее – Перечень документов). Для определения сроков хранения документов, отсутствующих в Перечне документов, допускается, по согласованию со службой ДОУ, использовать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Типовой перечень).

6.1.4. Номенклатуры дел учреждения Банка России и его структурных подразделений на новый календарный год разрабатываются в IV квартале текущего года и вводятся в действие с 1 января нового календарного года.

6.1.5. В течение календарного года в номенклатуры дел структурных подразделений, по решению их руководителей, могут вноситься изменения, предварительно согласованные со службой ДОУ.

При использовании в учреждении Банка России САДД ТУ изменения, внесенные в номенклатуру дел, вносятся также в САДД ТУ.

6.1.6. Вновь созданные или реорганизованные структурные подразделения должны представить свои номенклатуры дел на согласование в службу ДОУ не позднее 3 месяцев после даты создания или реорганизации. Указанные номенклатуры дел помещаются в конец сводной номенклатуры дел.

6.1.7. При составлении сводной номенклатуры дел вначале располагается номенклатура дел секретариатов руководителей учреждения Банка России (если они не входят в состав службы ДОУ), затем – номенклатура дел службы ДОУ и далее – номенклатуры дел других структурных подразделений в соответствии с присвоенными индексами.

6.1.8. К сводной номенклатуре дел службой ДОУ на чистом листе оформляется титульный лист по форме приложения 17 к настоящей Инструкции, а также итоговая запись, заполняемая по итогам года на основании суммарных данных, полученных от структурных подразделений.

6.1.9. Сводная номенклатура дел составляется в необходимом количестве экземпляров, подписывается руководителем службы ДОУ, визируется работником службы ДОУ, ответственным за архив (далее – ответственный за архив), после чего утверждается руководителем учреждения Банка России. При использовании в учреждении Банка России САДД ТУ утвержденная сводная номенклатура дел вводится в САДД ТУ.

6.1.10. Главное управление (национальный банк) Банка России не реже одного раза в 5 лет направляет сводную номенклатуру дел в Административный департамент для сведения.

6.1.11. Сводная номенклатура дел подлежит рассмотрению и одобрению экспертной комиссией (далее – ЭК). Номенклатура дел учреждения Банка России, являющегося источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации, не реже одного раза в пять лет представляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК).

Дата добавления: 2015-11-26