Треования к составлению и оформлению документа.

ДОУ

Треования к составлению и оформлению документа.

Правила оформления управленческих доументов

Документы состоят из отдельных элеметов,которые приято называть реквизитами. Совокупность реквизита документа отражает его форму.Поэтому чтобы документ он должен быть составлен в сооветствии с формой для данной категории документов.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов обязательных для данного вида документов. В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими(дополнительными реквизитами при необходимости).

Часто документы оформляются на бланках двух видов:

1.Бланк служебного лица

2. Общий бланк для всех других документов

Эти бланки имеют установленный комплект постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением.

Они изготавливаются на бумаге форматов А4(210х297мм) А5(148х210мм)

Документы составленные от имени двух или более организаций оформляются на белом фоне без бланка.

Оформление реквизитов документов.

01 Государствнный герб РФ

02 Герб субъекта РФ

03 Эмблема органзации или товарный знак

04 Код организации

05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.

06 Идентификационный номер налогоплательщика/Код причины постановки на учет(ИНН/КПП)

07 Код формы документа

08 Наименования организации

09 Справочные данные об организации

10 Наименования,вид документа

11 Дата документа

12 Регистрационный номер документа

13 Ссылка на реистрационный номер и дату документа

14 Место составления или издание документа

15 Адресат

16 Гриф утверждения документа

17 Резалюция

18 Заголовок к тексту

19 Отметка о контроле

20 Текст документа

21 Отметка о наличие приложения

22 Попись

23 Гриф согласованияя документа

24 Виз согласования документа

25 Оттиск печати

26 Отметка о заверении копии

27 Отметка об исполнителе

28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 Отметка о поступлении документа в организацию

30 Идентификатор электронной копии документа

Треования к документам изготаваливаемых с помощью печатающих устройств

Текст документа рекомендуется печатать на бланка формата А4 через полуторный интервал,и на бланках формата А5 через одинарный интервал.

Тексты документов подготавливаемых к типографствованию печатанью,печатают чрез 2 двойных интервалаю. Составные части сложных документов кроме текста состоящие из нескольких строк,печатаются через одинарный интервал. Составные части реквизитов 15,16,21,23 отделяют друг от друга полуторным-двойными сторчными интервалами.

Реквизиты документа отделят друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

При печатание документов рекомендуется отступатьь след отступы от левой границы текстого поля.Кол-во отступаемых знаков

2. Для начала в тексте

3. Для реквизита 15

4.Для реквизита 16.40 отстпов

5.16,24,56 Для составления таблиц и трафаретных текстов

6.для расшифровки подписи в реквизите 22 34,48

на оформлении на 2-ч и более страницах,последующие стр должны быть пронумерованы,номера проставляют в ередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница или стр и знаков препинания

Допускается печатанье документов с использования оборотной стороны листа,в этом случае нумеруются страницы на лицевой и оборотной сторонах.

При подготовки текстов рекомендуется исполь текст редактор Word(Times new roman,Times new roman cyr, размером 12-14)

Требования к бланкам

Установлены 2 стандартных формата бланков документов: А4 и А5 с размерами полей:

Левая-20

Правая-10мм

Верх-20м

Низ-20мм

При подготовке документа вссе листы имеют одинаковый размер плей.

Бланки документов могут изготавливаться на основе продольного

При продольном расположении реквизитов название организации вид документа и другие еобходимые реквизиты на бланки размещают вдоль верхнего поля и центрируют,на практике такие бланки обычно используются для подготовки нормативных правовых актов.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является бланк с угловым вариантом расположения реквизитов(в левом верхнем углу документа) В этом случае правоя сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов 15,16,17 и др.

Для организации,ее структурног подразделения,должностного лица,отдельных видов документов устанавливаютследующие виды бланков:общий бланк бланк должностного лица бланк конкретного вида документа

ОБЩИЙ БЛАНК МОЖЕТ ВКЛЮЧАТЬ в себя след реквизиты:01,02,03,08,14

Кроме указаных реквизитов на общем бланке допукается наносить граничительные(графические отмеки) для следующих реквизитов:11,12,18.

Бланки конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов,при разработке этих бланков используют следующие реквизиты:01,02,03,08,10,14.

А также ограничительные отметки для расположения реквизита:11,12,18,19

В общих бланках и бланках конкретных видов докуметов реквизит 14 должен оформляться в соответствии с наименованиями объектов административно-территориальных объектов и насленных пунктов. Место составления или издания докуента может не указываться если оно входит в состав наименования организации.

Бланк письма может включать след реквизиты:01-09,а также ограничительныеотметки для расположения реквизитов:11,12,13,15,18,19.

При переписке с иностранными партнерами могут использоваться бланки на русском и одном из инстранных языков

Организация документо-оборота:прием,обработка,регистрация,контроль,хранение докуменов,номенклатура дел.

Документо-оборота-движение от момента созданя документа,до момента окончания работы с ним(сдача в архив)

Основные требования к организации документо-оборота:

1. Движение документов на разных этапах должн быть прямо точным,возвраты на предыдущие ступени должны быть сведены к минимуму,наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документов.

2.Путь движения документа длжен быть кратчайшим

3.Все документы,секретарь в процессе документо-оборота должен направлять исполнителем в соответствии с их документоционными обязанностями. Основа правилно организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия,что повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование опперации при работе с с документами,а также перепоручение своей работы другому работнику.

Распределение труда должно расписываться в должностных инструкциях.

Каждый документ в процесее движеия должен проходить 3 опперации: регистрация,контроль,направление в дело. Каждай опперация должна выполняться 1 раз

Документо-оборот можно представить в виде нескольких потоков циркулирующих в организации.

1 поток поступающих документов(входящая документация):решения,приказы постановления,распоряжение вышестоящих органов и т д

2 поток отправляемых документов(исходящая докуметация): письма,справки(личнные),отчеты,приказы,распоряжения(для подконтрольных организций) и т.д.

3 поток внутренних документов(внутреняя документация):приказы и другая распорядительная документация,протоколы служебные записка,актыыы.

Обработка каждого потока производиться по своей схеме.

ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Они могут поступать в организацию разными путями:

-по почте

-по электронной почте

-факс

-с курьером прибывшим из другой организации

-от сотрудников доставивших корреспонденцию из других мест

и т. д.

Очень важно чтобы документ доставленный в организацию был зарегестрирован и обработан. Обработка производится в след последовательности:

1.прием и первичная обработка входящей документации,заключаетс целостности упаковки и правильности доставки

2.вскрытие упаковки,производится всегда за исключением писем с пометкой "лично" (передаются адресату без вскрытия). После вскрытия упаковки необходимо проверить правильность адресата,кол-во листов и наличие приложений. При отсутствии некоторых частей документа адресат ставиться в известность. В самом документе и в журнале регистрации в графе "приечание" делается соответствющая запись. Если входящий документ подходит по всем требоаниям,упаковку выбрасывают,если в документе нет обратного адреса,не проставлена дата,если полученный документ имеет пометку лично а на упаковке ее не было,то упаковку не уничтожают

3. Растановка отметки о поступлении документа в организацию.(28 реквизит) Проводиться во время вскрытия конверта и проверки вложений. Выполняется специальным автонумератором на котором нанесено нименвание организации и предусмотренна возможость смены даты. Авонумератор автоматически присваивает документу порядковой номер.Сквозная нумерация всех входящих документов ведется в течении некоторого времени(в течении календарного года) При отсутствии автонумератора отметка о поступлении производится в ручную.

На данном этапе производиться разделение документов на а)регистрируемые б) не регистрируемые

К б) относятся:

-сообщения о заседаниях,совещаниях и повесках дня

-графики заявки

-рекламная иформация

-поздравительные письма

-пригласительные билеты

-объяснительные записки

-докуенты с пометкой ЛИЧНО

Этот перечень может конкретизирован с учетом специфики предприятия

4.Предварительное рассмотрение документа-проводится с целью распределить их по адресатам и исполнителям. Обычно все входящие документы адесованы руководителю,но невсе документы нужно предъявлять ему на рассмотрение, а только самые важные,перечень которых обычно определяется руководителем. Работой по предварительному рассмотрению документу как правило занимается секретарь-референд,а при большом документо-потоке это специальная слуба документоционного обеспечения. Чем меньше входящих документов проходит через руководителя,тем лучше органзованна работа на предприятии.

На докуемнтах сразу передаваемых структурным подразделения в правом верхнем углу проставляется условное название подразделения,и фамилия руководителя с инициалами. Причем эта запись обводится овальной рамкой. Передавая документа без рассмотрения руководителя секретарь-референд сам определяет руководителя и сроки которые заносятся в регистрационный журнал. При отборе документов к рассмотрению руководителя секретар также определяет какие дополнительные документы могут понадобиться для рассмотрения вопроса. Руководитель определяет исполнителя и сроки.

5. Регистрация документов-проводится после предварительного рассмотрения(руководителя) в специальном журнале.А затем документы передаются исполнителям под расписку.

6. Контроль за исполнением. В обязанности секретаря входят напоминания о сроках исполнения,решения вопоса о продлении сроках.Документ находится у исполнителя до оканчательного рассмотрения вопроса.

7.Подшивка в дело. После исполнения дкоуента он возвращается секретарю,который делает отметку об исполнении документа и подшивает его в дело.

Обработка исходящих и внутренних документов

Движение этих докуменов включает следующие этапы:

1.Этап составление проекта документа-готовт исполнитель назначеный руководителем. В проекте в основоном отражается содержатеьная часть документа.

2.Соласование проекта.(наиболее важный и длительный этап,заключается в консультации со специалистами и другими соисполнителями,которые в будущем должны будут зовизировать документ)

3. Оформление документа-может выполнить либо непосредственный исплнитель,либо по указанию руководитееля секретарь,заключается в изготовлении докемнта со всеми необходимыми реквизитами. Исходящий документ изготавливается в 2 вариантах: 1 отправлятся по назначению 2 подшивается в дело

4. Визирование документа.

5. Подписание руководителем,который может внести изменения в документ и отправить его на доработку

6.Регистрация документа-заключаеттся в присвоении регисрационного номера,указании его на документе и записи данных о документе в журнале регистрациии исходящих(внтренних)документах,регистрационный номер

Дальнейшие действия по обработке исходящих и внутренних документов различны.

Исходящие документы подлежат отправке. Действия по отправке:

-проверка наличия всех листов и приложений

-вкладывание в конверт и написание адреса отправителя

-сортировка почты по адресатам

-доставка на почту или непосредственно получателю

Второй экземпляр исходящего документа подшиваются в дело

Внутренние документы подлежат исполнению:

-обеспечить контроль за исполнение документа

-подшить исполненный документ в дело

Регистрация и контроль исполения документа

Регистрация это фиксация акта создания или получения документа в журнале регистрации.

На каждом предприятии должны быть журналы регистрации:1)входящих документов 2)исходящих документов 3)внутренних документов 4)коммерческих контрактов 5) документов имеющих гриф КТ(коммерческая тайана) или конфидециально.формы заполнения журналов определяется действующими ГОСТами,при небольшом документо-обороте внутри предприятия регистрация внутренних документов не обязательна,учетной формой таких документов может бытть папка в которую подшит документ.

Важный признак документа это его регистрационный номер.Порядок формироваия регистрационных номеров каждой группы документов устанавливается на конкретном предприятии,но имеет некоторые стандартные правила.Частый рег. номер состоит из порядкового номера по журналу регистрации и номера дела где хранится документ отделенные наклонной чертой 51/01-03

-51 порядковый номер по журналу

-01-03 номер дела где хранится докуемнт

Коммерческие орган являюся 2-стоонним докуменом,поэтому рег.номер этих доументов складывается из их порядковых номеров присвоных их и года заключения котракта 21/42-2013

Регистрационный номер имеет все документы независимо от того подлежат они независимой реситрации в журнале или нет

в журнале регистрации должны быть отражены некоторые сведения о документах предствленнные в отдельных столах(графах)

Учет документов может вестись и в форме картатеки,в этом случае для каждого документа заводиться отдельная карточчка с утверденной формой заполнения в которую вводятся данные. Наиболее удобно такую картатеку оформлять в порядке возврастания сроков исполнения. Для поручения с длительным сроком исполнения должны быть сроки промежуточного контролякоторые также отмечают в рег карточке

Номинклатура дел

Для повышения эффективности поиска документов и организации их хранения все документы на предприятии разбиваются на группы из которых формируются дела

ДЕЛО-это совокупность документов относящихся к определенному вопросу или участку делятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку,дело представляет собой папку скрошеватель,картотеку,журнал и т д в которых размещена отдельная группа документов. Внутри дела документы должны быть расположены в некотором порядке. Например:

1) В хронологической последовательности по мере их появления

2)В логической последовательности

3)В алфавитном порядке

Группировка производится по наиболее важным признакам отражающим состав и содержание документов.

Каждое дело содержит не более 200-250 листов

В практике делопроизводства существует устоявшееся правило группировки документов в дела. Эти правила назывют- ПРИЗНАКАМИ ЗАВЕДЕНИЯ ДЕЛ. Наиболее известные признаки объединения документов это:

-по названиям(справки,приказы)

-за определенный период(за последние 3 месяца)

-по территориальному признаку(переписка с предприятиями находящимися в Приморском крае)

-по одному вопросу

-одного автора(организации)

-по грифу ограничения доступа

Кроме этого дела должны содержать документы с единым сроком хранения

Дела по определенным направлениям работы предприятия в течении некоторого установленного периода могут храниться в структурном подразделении занимающимся соответствующим направлением работы,а по оканчанию этого срока передаются на хранения в архив

Группировка документов в дела производится с помощью номенклатуры дел

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ-это систематизированный список дел,журналов,книг,картатек заводимых на предприятии с указанием сроков их хранения. Составление номенклтуры дел обязательно для всех гос учереждений. А для предприятий другой формы управления по рассмотрению руководства.

Номенклатура составляется с момента регистрации предприятия,утверждается руководителем и уточняется по мере расширения направлений деятельности предприятия. В начале каждого года вводится в действие номенклатура на новый делопроизводственный год.

В течении календарного года могут появиться новые группы дкументов для коорых будут сформированы новые дела. По оканчанию деопроизводственного года в конце номенклатуры делается запись о количестве заведенных дел(томов)

В зависимости от размера предприятия его структуры и объема документации ответственность за составление и обновление номенклатуры дел возлагаются на концелярию или секретаря

Номенклатура дел состоит из разделов(заголовков)которые отражают основные участки деятельности предприятия. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятеьности предприятия документы(приказы,протоколы) затем переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы регистрации.

Дата добавления: 2015-11-04