Работа с конфиденциальными документами

РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Конфиденциальные документы -это документы, которые содержат в себе сведения, составляющие коммерческую тайну.

Коммерческая тайна связана с коммерческой деятельностью. Слово "коммерция" происходит от латинского "commеrcum" и в переводе означает "торговля"
Защищаемые секреты коммерческой деятельности получили название коммерческой тайны.

Сведения, относящиеся к Коммерческой тайне (КТ) предприятия условно делят на две группы:

- научно техническая информация (сведения о конструкциях машин и оборудования, чертежи, схемы, используемые материалы; рецептуры; методы и способы производства; новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования; программное обеспечение ПЭВМ);

- деловая информация (сведения о финансовой деятельности предприятия, сведения о размере прибыли, себестоимости произведённой продукции и др.; планы развития предприятия, планы и объёмы реализации продукции; анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта; планы рекламной деятельности; списки клиентов, представителей, посредников, конкурентов и т.п.).

Состав и объём сведений, составляющих КТ предприятия, сроки конфиденциальности, порядок доступа и защиты, а также правила её использования определяются руководителем.

Правила отнесения информации к Коммерческой Тайне

Для ограничения доступа к информации КТ руководитель издаёт специальный приказ о введении "Перечня сведения, содержащих КТ предприятия" и мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с данной группой документов. Сотрудники должны под расписку знакомиться с приказом и приложениями к нему". Например:

________________________________________________________________________

Приложение к приказу директора АО от 12.11.2004 № ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ, составляющих КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ АО "СТАРТ"
1.	Размер кредитов, которые взяла или собирается взять фирма
2.	Объём производства продукции (в месяц, квартал, год)
3.	Наименование фирм-партнёров
4.	Размер прибыли, получаемой за месяц, квартал, год
5.	Распределение прибыли
6.	Цели, задачи и тактика переговоров с деловыми партнёрами
7.	Условия коммерческих контрактов, платежей, услуг.
8.	Степень заинтересованности в приобретении товара или услуг.
9.	Заработная плата сотрудников предприятия
10.	Характер и репутация сотрудников предприятия
11.	Регионы сбыта продукции
12.	Направления маркетинговых исследований предприятия
Директор А.С.Крылов МП

_______________________________________________________________

В случае необходимости этот Перечень может быть продолжен и также заверен подписью руководителя с проставлением новой даты.

Ведение делопроизводства

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учёт, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами КТ является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия, для которого эти функции будут дополнительными.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проставляют гриф конфиденциальности в правом верхнем углу листа с указанием номера экземпляра, например:

КТ
Экз. № 1

или

Конфиденциально
Экз. № 1

Такие грифы не являются грифами секретности, а лишь показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость её сохранения должна быть отражена в контракте.

На документе с грифом КТ, ниже реквизита "подпись" и "фамилия исполнителя", указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них, например:

Составлен в двух экз.:

экз. № 1 - в адрес;

экз. № 2 - в дело № 01-07.

На обороте листа документа, имеющего гриф КТ, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:

РАЗРЕШАЮ:

1. Стрелкову Н.Г.

2. Ковалёву В.И.

Подпись руководителя

Дата

Печатание документов с грифом КТ производится централизованно, в специально отведённом помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учёт.

Черновики и варианты документа уничтожаются этим лицом подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: "Черновик
(и варианты) уничтожены. Подпись. Дата.»

Все поступающие (входящие) документы с грифом КТ принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарём, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае недостачи в конвертах документов с грифом КТ составляется акт в двух экземплярах, один из которых
направляется отправителю.

Документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в "журнале регистрации документов с грифом КТ". Все листы этого журнала нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе, указывается количество листов (цифрами и прописью):

Номер, (индекс) документа

Дата регистрации

Дата и индекс док-та (для входящих)

Откуда поступил или куда направлен

Краткое содержание (заголовок)

К-во листов

Кол-во экземп- ляроа

Испол- нитель

Приме- чание

При значительном объёме документов могут быть заведены журналы отдельно документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов.

Документы, имеющие гриф КТ, формируются в отдельное дело (или дела). На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нём, а в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифов КТ. Другие работники не должны иметь доступ к этому сейфу.

Выдача и возврат документов с грифом КТ следует своевременно отражать в журнале:

Журнал учёта выдачи документов с грифом КТ:

Индекс докумен-та	Дата выда-чи	Краткое содержание (заголовок)	К-во экз.	К-во лист.	Кому выдано (Ф.И.О.)	Подпись за полученный документ	Отметка о возврате (подпись и дата)	Приме- чание

При получении документа от секретаря работник должен сверить индекс полученного документа с индексом в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Полученные документы подлежат возврату секретарю в тот же день. С разрешения руководителя отдельные документы могут находиться у исполнителя более длительное время при наличии сейфа на рабочем месте.

При возврате документа секретарь сверяет № документа и в присутствии работника ставит в графе "Отметка о возврате" свою подпись и дату возврата документа.

Передача документа другим сотрудникам, имеющим на это право, производится только через секретаря с обязательной записью в журнале.

Запрещается перемещение документов с грифом КТ из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в "Журнале регистрации документов с грифом КТ".

Документы этой группы запрещено выносить из офиса.

На предприятии должен быть строгий порядок размножения документов с грифом КТ. Они должны копироваться с разрешения руководства. Все копии документов КТ берутся на учёт в специальном журнале. Количество экземпляров должно быть ограничено, причём каждый экз. готовится для определённого адресата или исполнителя. Размножение док-та производится только в присутствии человека, ответственного за документ. Все бракованные копии немедленно уничтожаются в установленном порядке.

Все дела с грифом КТ, журналы учёта обязательно вносятся в Номенклатуру дел.

По окончании года специально созданная комиссия выполняет следующие работы:

- проверяет наличие всех документов с грифом КТ;

- отбирает документы с грифом КТ для архивного хранения;

- отбирает документы этой группы для уничтожения.

В случае утери документов с грифом КТ немедленно ставится в известность руководитель, и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования назначается комиссия.

На утерянные документы после того, как розыск и не принёс положительного результата, составляется акт. В "Журнале регистрации документов с грифом КТ" вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ", производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приёма-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При увольнении работника, имевшего доступ к документам с грифом КТ,

обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен в трудовом контракте.

Дата добавления: 2015-09-28