Информационные w> технологии ч бухгалтерскою учета, 8 страница

Планирование инфраструктуры предприятия	Анализ выполнения планов	Финансовый анализ	Анализ оборотных средств	Учет фактических затрат
Оценка ресурсов, баланс мощностей	Анализ себестои­мости	Маркетин­говый анализ	Анализ качества и рекламаций	Сводная и консоли­дированная

Рис. 3.7. Состав функциональных модулей системы «Галактика»

Состав модулей системы БОСС:

■ учет кадров;

■ учет труда и заработной платы;

■ учет операций на расчетных счетах;

■ учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами,

■ учет основных средств;

■ учет движения материальных ценностей и складской учет,

■ сводный бухгалтерский учет;

■ экономический анализ и расчет плановых показателей,

■ административное управление и контроль исполнения доку­ментов.

С позиции организации бухгалтерского учета крупные и сред­ние предприятия отличаются:

■ большим штатом работников бухгалтерии и планово-финан­совых служб;

■ узкой специализацией каждого работника на своем участке;

■ разнообразным потоком первичных и отчетных документов и четко отработанной технологией их обработки.

С позиции методологии бухгалтерского учета эти предприятия характеризуются:

■ сквозным аналитическим учетом затрат;

■ детальным количественно-суммовым учетом;

■ связью с планированием и финансовым анализом.

Поэтому подсистема бухгалтерского учета должна обеспечивать-

■ автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтере - кого учета в соответствии с российскими и международными стандартами, анализа финансово-хозяйственной деятельнос­ти предприятия, планирования, а также внутреннего аудита,

■ получение оперативной, постоянно меняющейся информа­ции о текущем состоянии дел на предприятии, основной ак­цент при этом должен быть сделан на получении оператив­ных аналитических отчетов и связан по использованию вло­женных финансовых ресурсов;

■ возможность консолидированного управления и получения консолидированных финансовых отчетов. Крупные и сред­ние предприятия могут иметь филиалы или отдаленные скла­ды, поэтому актуальным является наличие в такой системе удаленных рабочих мест с возможностью осуществлять об­мен данными для оперативного управления из центра

На крупном и среднем предприятии обработка учетной инфор­мации с помощью бухгалтерской информационной системы ведет- cm н^а трех уровнях, соответствующих первичному, бухгалтерскому ддеансовому и управленческому учету (рис. 3.8). На каждом уров­ни соответствии с методологией сбора, регистрации и обработки «четной информации создаются АРМ экономистов бухгалтеров, финансистов и аналитиков, взаимодействующих между собой.

учет (финансовое управление предприятием)

Сводная финансовая отчетность

Бухгалтерский финансовый учет

Рве. 3.8. Состав функциональных подсистем бухгалтерской информационной системы крупного и среднего промышленного предприятия

На уровне первичного учета с помощью АРМ работников, ве­дущих первичный учет, выполняется сбор, регистрация, накопле­ние и частичная обработка первичной информации, возникающей в производственно-хозяйственных подразделениях предприятия Полученные на каждом участке результирующие данные посту, пают по каналам связи на уровень бухгалтерского финансового учета. На этом уровне данные первичных документов и информа­ция, полученная с уровня первичного учета, регистрируются и группируются в системе синтетических и аналитических счетов Для этого сведения об остатках хозяйственных средств и их ис­точников, а также данные текущих хозяйственных операций отра­жаются в различных учетных регистрах. АРМ этого уровня форми­руют результирующие данные, отражающие все хозяйственные операции предприятия в стоимостной оценке, в виде участков бух­галтерских проводок. С помощью учета на основе данных аналити­ческого и синтетического учета формируются Главная книга, бух­галтерский баланс и другие формы финансовой отчетности.

Информация первичного учета и сводная финансовая отчет­ность поступают на уровень управленческого учета, где использу­ется работниками финансового управления предприятия, включая бухгалтерию, финансовый, планово-экономический отделы и дру­гие аналогичные подразделения.

АРМ этого уровня позволяют формировать аналитическую ин­формацию для принятия решений, а также предоставлять руко­водству оперативную информацию.

■■■ 3.4. Состав и структура бухгалтерских информационных систем для малых предприятий

В отличие от крупных и средних предприятий, на малых пред приятиях основное внимание уделяется автоматизации сводного финансового учета и получению сводной финансовой отчетное' ти, причем существует несколько подходов к автоматизации бух галтерского учета. Это связано с тем, что небольшие предприятия с простой структурой управления не требуют автоматизирован ного ведения первичного и управленческого учета.

При первом подходе создается система, относящаяся к класс} «мини-бухгалтерия». Как правило, бухгалтерский учет в этой сис теме ведется одним бухгалтером (например, «1С: Бухгалтерия 7.7»);новной функциональной задачей такой бухгалтерской инфор- щионной системы является своевременное получение бухгалтер­ий финансовой отчетности.

Программа «1С: Бухгалтерия 7.7» предназначена для ведения хгалтерского учета на малых предприятиях. Эта программа по- оляет вести учет бухгалтерских операций типа «Проводка—Глав- я книга—Баланс», а также обеспечивает оформление таких до- ментов, как платежные поручения, реестр чеков, довереннос-, счета и т. д.

Программа «1С: Бухгалтерия» имеет много достоинств, поэто- j и пользуется спросом у предприятий. Она ориентирована на швычную ручную работу бухгалтера (журнально-ордерную си- ■ему), при этом значительно упрощая ее, и рассчитана на пользо- ггеля-непрофессионала. Меню программы составлено в удобной эрме.

При втором подходе состав функциональных задач системы уширяется за счет выделения участков учета. Численность бух- лтерии может достигать 3—5 человек. Предпочтение отдается ггегрированным бухгалтерским системам.

Работа программы заключается в объединении сводных прово- >к синтетических счетов отдельных участков бухгалтерского уче- i в единой книге учета хозяйственных операций, на основе кото- >й автоматически формируются баланс и бухгалтерская отчет- эсть.

С этой целью после окончания расчетов по отдельным участ­ил учета автоматически составляются проводки по синтетичес­ки счетам, которые вначале заносятся в локальную книгу учета 1ераций, а затем в сводную. Имеется возможность корректиро- 1ть план счетов, типовые проводки, различные справочники, за- >женные в программу.

При третьем подходе достигается автоматизация финансового управленческого учета. В такой системе в случае значительных 5ъемов обрабатываемой информации применяется многопользо- [тельский режим. Несколько компьютеров объединяются в ло- >льную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как от­ельное рабочее место бухгалтера. В этом случае используется ком- кекс бухгалтерских АРМ. Причем по уровню автоматизации сис-!мы управления предприятия такая бухгалтерская информаци- яная система будет относиться к комплексной системе автома- 1зации (например, «БЭСТ-ОФИС»).

Программный комплекс «БЭСТ-ОФИС» ориентирован на малые предприятия (не более 3—5 пользователей) и обеспечивает веде­ние оперативного, бухгалтерского и управленческого учета. В ос­нове построения этого комплекса лежит современная методоло­гия управления ERP (Enterprise Resource Planning), в соответствии с которой структурными блоками «БЭСТ-ОФИС» являются пла­нирование, оперативный и бухгалтерский учет и информацион­но-аналитическая система, предоставляющая информацию для управления предприятием (принятия решений) и анализа хозяй­ственных процессов. Таким образом, в этом комплексе охватыва­ется весь цикл управления предприятием.

Бухгалтерский учет в системе «БЭСТ-ОФИС» ведется на осно­вании первичных документов, зарегистрированных при оператив­ном учете. Проводки по документам можно формировать двумя способами — либо автоматически, с применением механизма ти­повых операций, либо вручную. В программе поддерживается мно­гоуровневый синтетический и аналитический учет и формируют­ся внутренние, внешние и налоговые отчеты.

В рамках управленческого учета в комплексе «БЭСТ-ОФИС» реализованы функции финансового и оперативного планирования, контроля исполнения планов, а также анализа плановых и факти­ческих данных. Система «БЭСТ-ОФИС» состоит из нескольких функциональных подсистем (рис. 3.9).

Рис. 3.9. Состав функциональных подсистем «БЭСТ-ОФИС»

.цриятии будут рассмотрены в следующих главах книги

fg/Ш 3.5. Особенности бухгалтерских

информационных систем в торговле

Организация и методология ведения бухгалтерского учета име­ет специфические особенности в зависимости от сферы функци­онирования предприятия. Специфика может проявляться на всех 'дооннях учета: первичном (оперативном), финансовом, управлен- Л^еском. Наиболее ярко выраженными специфическими особен- |«Юстями обладают предприятия оптовой и розничной торговли, панковские организации, предприятия связи и телекоммуникаций, бюджетные организации, предприятия общепита и др. Особенно- |сти ведения бухгалтерского учета предопределяют специфические требования и функциональные задачи, реализуемые в бухгалтер­ских информационных системах.

.* Остановимся подробнее на особенностях бухгалтерских инфор­мационных систем для торговых организаций, поскольку они наи­более многочисленны.

Выбор подхода, а соответственно и бухгалтерской информаци­ей системы зависит от типа предприятия и его размеров Под- нее особенности автоматизации учетных работ на малом пред-

> Отечественный рынок программного обеспечения начинался с |>азработки чисто бухгалтерских систем. В ряде программных про­дуктов тех лет были встроены элементы, позволяющие автомати­зировать только самые простые торговые операции. Однако с раз­витием частного торгового бизнеса функций, заложенных в про­граммах, становилось явно недостаточно. Поэтому в середине 90-х Годов XX века компьютерные компании начинают создавать уз­коспециализированные программы, позволяющие автоматизиро­вать все этапы работы торгового предприятия! Сегодня российским потребительским рынком востребованы Ьсе классы торговых программ от относительно простых и деше­вых до интегрированных комплексов, способных поддерживать йе только учетные, но и аналитико-управленческие функции Среди торговых предприятий все четче просматривается тенден­ция к комплексной автоматизации всего рабочего процесса, вклю­чая автоматизацию бухгалтерии, торгового зала и склада одно- Временно

Системы комплексной автоматизации управления для предп_Р11 ятий оптово-розничной торговли должны обеспечивать:

■ анализ торгово-закупочной деятельности предприятия и р_е. комендации по оптимизации схемы управления данным предприятием;

■ решение задач управления на полном цикле движения това­ра (заказ—закупка—транспортировка—складирование-р_е. ализация—учет движения товара—анализ продаж—заказ)

■ решение перспективных и текущих задач, стоящих перед каждым подразделением предприятия.

Важнейшее назначение торговой системы — торговый учет, в котором большую роль играет выписка сопроводительных доку­ментов. Существенно, что система должна функционировать в реальном режиме времени, контролируя состояние складов, дви­жение товаров, расчеты с контрагентами. Не менее важный мо­мент — интеграция с другими программными продуктами, обес­печение работы специализированного торгового оборудования (контрольно-кассовых машин, электронных весов и т. п.). Необхо­димое требование к торговой системе — возможность автомати­зации удаленных складов и филиалов.

Выделим комплексные системы автоматизации торговых пред­приятий, заслужившие доверие пользователей и дипломированные на различных конкурсах программного обеспечения в области бу­хучета и финансов. К ним относятся:

■ программный продукт «Парус Предприятие — Реализация и склад» (корпорация «Парус»);

■ «Торговля + Склад + Бухгалтерия» (фирма «1С»);

» серия систем «БЭСТ» (фирма «Интеллект-сервис»);

■ контур отраслевых решений «Розничная торговля» системы «Галактика» (корпорация «Галактика»).

Корпорация «Парус» — одна из российских компьютерных фирм, поставляющих программные комплексы для полномасштабной авто­матизации торговых предприятий. Программный продукт «Парус Предприятие — Реализация и склад» полностью решает эту задачу- Детальный учет всех этапов движения товара позволяет:

■ оперативно получать информацию об остатке товара на скла­де и соответственно своевременно производить необходи­мые закупки;

• анализировать динамику продаж товаров от разных постав­щиков;

своевременно снижать цены на скоропортящиеся товары (например, торты, йогурты);

следить за тем, чтобы на прилавках не было товаров, срок годности которых уже истек (эта проблема особенно акту­альна для супермаркетов, где в торговом зале ежедневно вы­ставляются тысячи наименований);

■ избежать несоответствия между товаром и товарными до­кументами;

■ частично решить проблему краж;

■ жестко контролировать взаиморасчеты с контрагентами;

» уменьшить время обслуживания клиентов, что существен­но повышает пропускную способность магазина, а значит, и товарооборот;

■ переложить рутинный труд рядовых работников на «плечи» машин, с тем чтобы человек выполнял более интеллектуаль­ную работу, как правило, аналитическо-управленческого ха­рактера;

■ рационально исчислять налоги и существенно увеличивать товарооборот предприятия без значительного расширения штата.

Для комплексной автоматизации предприятий, основным видом ости которых является оптовая торговля, фирма «1С» раз- тала конфигурацию программ «Торговля + Склад + Бухгалте-». Предполагается, что в состав предприятия (компании) мо- входить несколько юридических лиц, имеющих самостоятель- й баланс, но при этом использующих общие торговые ресурсы. В системе выделяются функциональные подсистемы: оператив- й учет и бухгалтерский учет (рис. 3.10).

Подсистема оперативного учета дает возможность резервиро- ь товар в момент выписки счета, контролировать состояние вза- орасчетов и складских остатков на момент оформления расход- й накладной и регистрации приходной накладной. В подсистеме «Бухгалтерский учет» предусмотрена возмож- ють раздельного ведения управленческого и финансового уче- в торговой деятельности компании.

Оперативный учет

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете отражение операций, регистрируемых >перативном учете и связанных с движением товаров, выполня- ся один раз в конце месяца, после того, как введены документы 'Совершенным торговым операциям. Движение товаров при этом ражается в свернутом виде с той степенью детализации, кото­рая необходима для получения бухгалтерской и налоговой отчет­ности. Расчеты с контрагентами (по кассе и расчетным счетам) отражаются в момент совершения этих операций. Формирование бухгалтерских проводок по хозяйственным неторговым операци­ям происходит непосредственно в момент их регистрации.

Бухгалтерский и оперативный учет в торговой фирме

Бухгалтерский учет

Учет и управление торговыми операциями

Учет товаров на складах Учет реализации Партионный учет Резервирование Списание по средней Списание по LJFO Списание по FIFO Продажа наборов Взаиморасчеты Учет кредитов

Общие функции

Операции по банку Кассовые операции счета, доверенности Счета-фактуры Книга продаж Книга покупок

Банк и касса Основные средства Нематериальные активы Материалы

Производство продукции Валютные операции Дебиторы, кредиторы Подотчетные лица Расчеты по зарплате Расчеты с бюджетом

Рис. 3.10. Состав подсистем и функций «Торговля + Склад + Бухгалтерия»

фирмы «1С»

В системе реализована стандартная методология бухгалтерского финансового учета для хозрасчетных организаций и формирова­ния бухгалтерской и налоговой отчетности.

В конфигурации программ «Торговля + Склад + Бухгалтерия» решена задача совмещения эффективной системы оперативного учета и управления торговыми операциями с корректным и мето­дически правильным отражением торговых операций в бухгалтер­ском учете.

Эта конфигурация представляет собой отдельный продукт и требует для работы наличия двух функциональных подсистем «Бухгалтерский учет» и «Оперативный учет»
t

j Компания «Интеллект-Сервис», одна из производителей про­граммных систем для торговли и склада, предлагает для решения задач автоматизации учета в торговле программы серии «БЭСТ»: ^ЭСТ-ПРО», «БЭСТ-2», «БЭСТ-4», «БЭСТ-МАГАЗИН», «БЭСТ-Ф», «5ЭСТ-МАРКЕТИНГ».

Комплексная бухгалтерская, складская и торговая система «БЭСТ-4» выпущена зимой 1997 г. и является наиболее мощным Представителем этой серии. Система ориентирована на оптово- розничную торговлю, располагает гибкой настройкой на специ­фику конкретного предприятия, обладает удобным интерфейсом, состоит из нескольких функциональных подсистем (рис. 3.11).

Склад товаров и готовой продукции

АРМ главного бухгалтера

Расчетные и валютные счета

it

Основные средства и НМА

Зарплата

Сводный баланс

Система «клиент-банк»

Рис. 3.11. Состав функциональных подсистем «БЭСТ-4»

В части учета товарных запасов система располагает набором возможностей:

■ сортовой и партионной схемами учета;

■ калькуляцией закупочной себестоимости товара с учетом различных издержек, пошлин и сборов;

■ возможностью расчета фактической себестоимости запасов по методикам ФИФО, ЛИФО и средних цен при сортовой модели учета, а также по ценам партий и методом средних цен — при партионной;

■ поддержкой дополнительных единиц измерения для пересче­та количества запасов;

■ оперативным обменом информацией со складами, располо­женными за пределами центрального офиса.

Для управления ценообразованием программа обеспечивает ведение любого числа прайс-листов в рублях и валюте, включая настройку цен по формулам пользователя.

Для фирм, профилирующихся на оптовой торговле, предусмот­рено:

■ резервирование товаров по заказам клиентов;

■ выставление счетов на оплату;

■ контроль платежей и отгрузки товаров в разрезе номенкла­туры по каждому заказу.

В системе «БЭСТ-4» реализована интеграция с различными видами кассовых аппаратов («Электроника-92», «Штрих-М850Ф», «АМС-100Ф», «Элвес01-03Ф», «ЭКР4110», «Самсунг-250», IPCPOS, «Аккорд-КФ» и др.) и различным торговым оборудованием, в час­тности электронными весами, сканерами штрих-кодов и термо­принтерами.

Схема применения системы «БЭСТ-4» для автоматизации уче­та в оптовой и розничной торговле представлена на рис. 3.12.

Контур отраслевых решений «Розничная торговля» системы «Галактика» ориентирован на широкий круг предприятий опто­во-розничной торговли и обеспечивает учет товаров при их реа­лизации через розничную торговую сеть.

Система «Галактика» позволяет предприятию:

■ автоматизировать управление договорами;

■ вести учет схем транспортировки товара;

■ осуществлять партионный и мультивалютный учет;

■ управлять экспортно-импортными операциями;

■ проводить мониторинг неудовлетворенного спроса;

Дирекция

Директор, старший менеджер {оперативный контроль и анализ данных)

Бухгалтерия

Главный бухгалтер, бухгалтер (комплексный бухучет на предприятии; формирование сводной отчетности; составление баланса и налоговых форм)

Отдел продаж

Менеджер

(прием заказов, выписка счетов, ведете прайс-листов и т. д.; контроль взаиморасчетов с покупателями)

Удаленный склад

Электронные

Термолринтер для печати этикеток

Кладовщик (прием, маркировка и отгрузка товара; перед ача документов в бухгалтерский комплекс)

Склад

Товаровед, кладовщик

(весь комплекс

складских операций, в том числе: прием и маркировка товаров, выдача в торговый зал и отгрузка товаров, оперативный контроль наличия и движения товаров)

Торговый зал

Касси р-контролер (отпуск товаров покупателям с автоматической или ручной идентификацией товаров)

Рис. 3.12. Схема применения системы «БЭСТ-4» для автоматизации учета в оптовой и розничной торговле

Сканер

для считывании

илрих-ю

Менеджер

(передача на касси номенклатуры н стоимости товаров; снятие с касс "™Р«Мвча в бухгалтерский комплекс товарного отчета (количественно-суммовой учет)

■ определять дефициты, неликвиды, сверхнормативы;

■ вести расчет себестоимости товара и поддерживать сложные схемы его резервирования;

■ формировать наряды-заказы на отгрузку товара как на внут­ренний рынок, так и на экспорт;

■ работать с различными кассовыми аппаратами, электронны­ми весами и штрих-кодовыми сканерами.

Контур «Розничная торговля» взаимосвязан с контурами «Бух­галтерский учет» и «Логистика» (рис. 3.13}, поэтому эти контуры должны входить в комплект при его покупке.

Рис. 3.13. Взаимодействие контура «Розничная торговля» с другими модулями

системы «Галактика»

Рассмотрим подробнее автоматизацию учета розничных про­даж на примере магазина, в котором более одной секции и более одного кассового аппарата. Возможны следующие схемы органи­зации оперативного учета:

1. В каждой секции установлен кассовый аппарат. Продавец, отпуская товары, одновременно выбивает чек на кассовом аппа­рате (рис. 3.14).

Рис. 3.14. Схема прилавочного магазина

2. В магазине самообслуживания на выходе из торгового зала установлены кассовые аппараты. Кассир выбивает чеки при предъявлении ему выбранного в торговом зале товара (рис. 3.15).

3. Кассовые аппараты установлены в торговом зале. Покупатель, Выбрав товар, называет кассиру номер секции и наименование товара. Кассир выбивает чек на кассовом аппарате. Продавец в секции отоваривает чек, предъявленный покупателем.

При организации автоматизированного оперативного учета в Первых двух случаях можно применять любые электронные или интеллектуальные кассовые аппараты. Для таких схем можно ре­комендовать использование вспомогательной техники: сканеров Мя считывания штрих-кода, электронных весов и др.

В третьем случае обязательно использование интеллектуальных аппаратов с возможностью поиска и запроса цены товара по его Номенклатурному номеру.

Полный количественно-суммовой учет на предприятиях р_0з. ничной торговли обеспечивают информационные системы, кото­рые позволяют производить:

■ регистрацию номенклатуры проданного товара;

■ подсчет стоимости товара в зависимости от веса и количества'» расчет суммарной стоимости покупок и сдачу покупателю-

■ подведение частных итогов;

■ возврат, аннулирование и повторение выбора товара;

■ расчет процента надбавки/скидки;

■ исправление ошибок оператора;

Рис. 3.15. Схема супермаркета

■ считывание штрих-кода и пластиковых карт.

маркировка товара; выдача * торговый зал и отгрузи со склаак другие складские операции; веление складской документации)

£^_еречисленным схемам организации оперативного учета соот- вуют схемы взаимосвязи персональных компьютеров, кассо-, аддаратов, сканеров штриховых кодов и электронных весов. Внедрение информационных систем (особенно на крупном приятии} достаточно сложный процесс, требующий немалых «сялий и от руководства предприятия, и от специалистов. Однако йде этом появляется возможность получать достоверную картину торговой деятельности предприятия и производить единый анализ на основе информации, поступающей из всех подразделений. Это, усвою очередь, позволяет руководству предприятия вести обосно­ванное стратегическое и оперативное планирование основных на­правлений деятельности, обеспечивающее высокую конкуренто- 0особность и успех на рынке.

3.6. Электронная коммерция и интернет-технологии

^'Современные информационные технологии способны и на боль- je. Так, широкое внедрение средств телекоммуникаций привело Появлению новых интернет-технологий в бизнесе и коммерции.)гернет-торговля составляет часть электронной коммерции. Co­se веб-витрин, интернет-магазинов и торговых систем — пер- зные направления информационных систем торговли.. Интернет-торговля представляет собой процесс покупки и шфодажи товаров, услуг, в котором весь цикл коммерческого или Шйнансового взаимоотношения либо его часть осуществляется Шкектронным образом с применением интернет-технологий. Ин- 'Териет-торговля составляет часть электронной коммерции.

Дата добавления: 2015-11-04