Replies to enquiry. Відповіді на запити

Replies to enquiry. Відповіді на запити

Scenario 1. (Positive)

Enquiry →reply (thanks, offer) ←order → confirmation

Scenario 2. (Negative)

Enquiry →reply (thanks, refuse) ← thank-you letter

Scenario 1	Scenario 2
1. Thanks.	1. Thanks
2 Offers. We offer our products \ services, inform about prices, give detailed answer to the all asked questions, ask qualifying questions if don’t understand something.	2. Refuse We regret about our refuse, explain why we refuse, can give advice where to get the same product or service, offer other variants of product or service.
3. Order Placing an order after all the details are discussed. There should be no questions	3. Thank-you letter An act of politeness. We thank for the attention and advice, say our hope to work in future.
4. Confirmation \ quotation Here we confirm placing the order, prices, dates etc. Can be considered like proforma-invoice.

Корисні фрази та приклади вживання:

Thanks

We thank you for your enquiry dated … \ for your letter of (date)	Дякуємо за Ваш запит \ лист від…
We acknowledge with thanks receipt of your enquiry	Із задоволенням отримуємо Ваш запит
Many thanks for sending us an order \ an enquiry \ a letter \ an e-mail	Щиро дякуємо за те, що надіслали нам замовлення \ запит \ листа \ електронного листа.
Thank you very much for the order \ an enquiry \ a letter \ an e-mail received this morning.	Щиро дякуємо за замовлення \ запит \ листа \ електронного листа, отримане\ий нами сьогодні вранці
We were very glad \ grateful \ happy to receive your enquiry.	Ми дуже раді отримати ваше \ вашого замовлення \ запит \ листа \ електронного листа.

Opening phrases

We have received your letter	Ми отримали вашого листа
We have given proper attention to your letter	Ваш лист було пильно розглянуто
In reply to your letter of (date) we would like to …	У відповідь на ваш лист від…, ми б хотіли
Referring to your letter of (date) we would like to …	Посилаючись на ваш лист від…, ми б хотіли би
We have received your letter of… and have pleasure in giving you full information on…	Ми отримали вашого листа від…та із задоволенням надаємо вам детальну інформацію про..

Offers

We have please in offering you…	Ми раді запропонувати вам
This offer is made subject to an immediate reply	Ця пропозиція підлягає негайній відповіді \ негайному підтвердженню.
This offer is valid \ is open until (date)	Ця пропозиція діє до…
We hold this offer open for your acceptance until (date)	Ми тримаємо цю пропозицію відкритою для вас до…
We are obliged for your enquiry of (date) and have pleasure in offering as follows	Ми дякуємо за ваш запит та із задоволення пропонуємо наступне
Payment is to be made…	Оплата повинна бути здійснена…

Refuse and apology letters

We are sorry \ we regret to inform you that	Нам шкода повідомити Вас про те, що
Unfortunately we cannot provide you with	Нажаль ми не зможемо забезпечити Вас..
Please accept our apologies for	Будь-ласка прийміть наші вибачення
We have to inform you of our being unable to meet your request	Ми змушені повідомити Вас, що не зможемо виконати ваше прохання
We much regret to say	Ми дуже засмучені кажучи…
We apologize for the delay in answering your letter.	Ми вибачаємося за затримку у відповіді на Ваш лист
Unfortunately we lack currently \ at this moment the required number of…	Нажаль зараз \ в цей момент ми не маємо достатню кількість номерів
We regret to say that... are not currently available \ are not available at this moment.	Нажаль зараз \ в цей момент …. не має в наявності

Confirmations

Herewith we confirm	Цим ми підтверджуємо
In confirmation of your order of (date) this is to inform you	У підтвердження вашого замовлення від… повідомляємо що
We confirm with thanks the..	Із вдячністю підтверджуємо ваше замовлення
This letter serves as a confirmation of placing an order	Цей лист є підтвердженням розміщення замовлення
Enclosed \ attached please find the invoice	Рахунок прикріплено у додатку

Tasks:

1. You are Customers office manager in a hotel; you have received an inquiry about booking 2 single rooms for April, 2^nd – April, 7^th. These rooms are available for these days. Please write a reply as an offer, including all the details – services and prices. Don’t forget to clarify key information – names, date and time of flight, special conditions. The clients must give their answer up to this evening.

2. You are Customers office manager in a hotel; you have received an inquiry about booking 1 double room for April, 2^nd – April, 7^th. These rooms are not available for these days, as the hotel is fully booked. Please write a reply as a regret letter.

Don’t forget to help your customers – advise them something, say your hope for future work.

3. You are Customers office manager in a hotel; you have received an inquiry about booking 10 single rooms, 10 double rooms and 5 luxury suites for April, 2^nd – April, 12^th. These rooms are party available for these days. Please write a reply as regret, but offer the rooms you have. Advise something for the rest of rooms.

4. You are Customers office manager in a hotel; Mr. Ali Banddean and Ms. Nelli Gaudo from Spain have placed an order at your hotel for 2 singles within May, 1^st – May, 10^th. They want to pay in advance. Send them a confirmation including quotation.

Дата добавления: 2015-10-21