По прибытии на место проведения проверки, председатель комиссии предъявляет предписание на проверку – заверенную печатью Компании копию соответствующего приказа – и знакомит Директора филиала с планом проведения проверки, который корректирует деятельность филиала в этот период с учетом работы комиссии.
Отсутствие Директора филиала в расположении структурного подразделения – временное или в течение всего запланированного срока проверки – не является основанием для её отмены. Комиссия уполномочена работать в присутствии иных материально-ответственных лиц (МОЛ), курирующих проверяемое направление: руководитель склада, бухгалтер, управляющий сбытом филиала.
Инвентаризация ТМЦ (ОС) начинается с незамедлительного прекращения всех складских операций, за исключением ранее фактически начатых и документально оформленных погрузочных работ покупателям. Одновременно производится распечатка из учетной программы актуальных остатков ТМЦ на момент начала проверки, а также закрытие всех складов филиала.
Комиссия смешанным составом (представители-МОЛ филиала и ГО) приступает к инвентаризации ТМЦ. Пересчет позиций производится по ассортиментному перечню с внесением согласованной членами комиссии точной цифры фактических остатков наименования по каждому виду продукции.
При возникновении неотложной необходимости произведения отгрузки товара покупателям, прибывшим специально для этих целей из других регионов, председатель комиссии самостоятельно принимает решение о возможности такой отгрузки в присутствии членов комиссии.
Итоговый перечень остатков по каждому складу по каждой позиции ТМЦ (ОС) оформляется в виде Инвентаризационной ведомости, которую подписывают все члены комиссии.
Инвентаризационную ведомость согласовывает Директор филиала или иное ответственное лицо, его заменяющее в период проведения проверки, независимо от своего фактического участия в инвентаризации – в качестве административного засвидетельствования факта соблюдения всех норм, правил, требований и условий по предписанию о проведении проверки. Незнание указанных правил ответственным лицом или его игнорирование собственно процесса инвентаризации не является основанием для отказа от подписи, однако допускается составление отдельной претензии по фактам нарушения или необъективности членов комиссии, зафиксированных и подтвержденных свидетелями в ходе проверки.
Инвентаризационная ведомость направляется в соответствующее подразделение ГО председателем комиссии для подведения итогов проверки.
Оформление итогов проверки и инвентаризации
Срок подведения итогов и оформления документов по результатам проведенной проверки не может превышать 5 рабочих дней.
При получении оформленных результатов проверки председатель комиссии направляет Директору филиала Акт результатов проведенной проверки.
В течение 3 рабочих дней с момента получения Акта, при наличии выявленных нарушений или расхождений, Директор филиала (или лицо, уполномоченное для этого Директором филиала) обязан предоставить председателю комиссии письменные объяснения фактов этих нарушений или расхождений.
После получения объяснений председатель комиссии организует совещание функциональных руководителей Компании, на котором доводит полные и окончательные итоги проведенной проверки в данном филиале. В ходе обсуждения вырабатывается коллегиальное решение, сопоставимое с действующим законодательством и локальными нормативными актами.
Решение оформляется приказом Генерального директора по Компании, в котором также прописывается механизм его исполнения и предписания по устранению выявленных недостатков.
Приказ доводится до всех заинтересованных и задействованных в процессе лиц в соответствии с действующими процедурами документооборота.
Контроль за исполнением приказа возлагается на руководителя дирекции, в чьем ведении находится проверенное структурное подразделение.
Приложение 2.13
Положение о представительских расходах
СОДЕРЖАНИЕ
Общие положения
Виды представительских расходов
Финансирование представительских расходов
Порядок использования и учета средств на представительские расходы
Бланк 1. Форма утверждения норм расходования средств
Бланк 2. Форма Сметы представительских расходов
Бланк 3. Форма Акта списания представительских расходов
Данное Положение разработано и утверждено в соответствии с Налоговым Кодексом Российской Федерации в целях регламентирования порядка осуществления надлежащего оформления и списания представительских расходов Общества с ограниченной ответственностью (далее – Компания) и их учета для целей налогообложения.. Общие положения
.1. Настоящее Положение определяет порядок формирования и расходования средств, выделяемых на представительские расходы Компании, порядок проведения представительских мероприятий и предоставление отчетности по ним.
.2. Основной целью проведения представительских мероприятий является либо проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта, либо установление взаимного сотрудничества по основной деятельности Компании.
.3. Представительские расходы – это расходы Компании на официальный прием и (или) обслуживание представителей приглашенных организаций, участвующих в переговорах, в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников региональных структурных подразделений Компании, прибывших на заседания совета директоров, общего совещания, семинара или иного корпоративного мероприятия Компании, независимо от места проведения указанных мероприятий.. Виды представительских расходов
.1. Компания самостоятельно определяет время, место, бюджет и порядок проведения представительских мероприятий.
.2. Расходование средств на проведение представительских мероприятий может производиться по следующим направлениям:
.2.1. расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей приглашенных организаций, участвующих в переговорах, а также официальных лиц Компании, участвующих в переговорах;
.2.2. транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
.2.3. буфетное обслуживание во время переговоров;
.2.4. оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате Компании, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.. Финансирование представительских расходов
.1. Источником формирования представительских расходов являются доходы, полученные Компанией от предпринимательской деятельности.
.2. Представительские расходы по источнику финансирования относятся на расходы Компании, связанные с уставной деятельностью.
.3. Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода не могут превышать 4% от расходов Компании на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
.4. Контроль за соблюдением предельных размеров представительских расходов осуществляется бухгалтерией Компании.. Порядок использования и учета средствна представительские расходы
.1. Принимая решение о проведении официального приема (встречи, совещания, иного представительского мероприятия), Генеральный директор Компании издает приказ о направлении приглашения на деловую встречу, содержащий в обязательном порядке цель прибытия представителей приглашенной организации.
.2. В бухгалтерию Компании представляется программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, количества приглашенных лиц и со стороны Компании, и со стороны приглашенных.
.3. Также в бухгалтерию представляется утвержденная руководителем организации смета представительских расходов (образец в Бланке 2), составленная на основании применяемых в Компании норм расходования средств на отдельные виды представительских расходов (образец в Бланке 1).
.4. После утверждения сметы представительских расходов лицу, ответственному за проведение мероприятия, в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.
.5. В течение трех дней с момента окончания мероприятия ответственный за его проведение составляет отчет о произведенных представительских расходах с приложением к нему первичных расходных документов и вносит в кассу неизрасходованные денежные средства.
.6. Отчет о произведенных представительских расходах представляется в комиссию для проведения проверки правомерности списания представительских расходов.
.7. Расходы, связанные с оборудованием места проведения мероприятий, к представительским расходам не относятся. Приобретенные материальные ценности подлежат приходу и отражаются в бухгалтерском учете Компании.
.8. Порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы устанавливается приказом по Компании.
.9. Состав и суммы расходов, относимых на уменьшение налогооблагаемой базы для исчисления налога на прибыль, определяются в соответствии с действующим налоговым законодательством РФ.
.10. Иные расходы, связанные с проведением представительских мероприятий, осуществляются за счет средств, остающихся в распоряжении Компании после налогообложения.
Бланк 1
ФОРМА УТВЕРЖДЕНИЯ НОРМ РАСХОДОВАНИЯ СРЕДСТВ НА ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ
Общество с ограниченной ответственностью
Приказ
об утверждении норм расходования средств
на представительские расходы
город "_____" ______ 201__ г.
Для формирования полной и достоверной информации о деятельности организации, связанной с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, а также в целях налогообложения прибыли в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса, приказываю:
. Установить на 201__ год следующие нормы расходования средств на представительские расходы:
Вид представительских расходов
Расходы на 1 чел в день
Проведение официального приема (завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие)
До ____ рублей
Транспортное обеспечение: доставка лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно
До ____ рублей
Буфетное обслуживание во время переговоров
До ____ рублей
Оплата услуг приглашенных переводчиков по обеспечению перевода во время проведения мероприятия
До ___ рублей
. Отчет о произведенных представительских расходах представлять в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после проведения мероприятия.
Генеральный директор _______ / _____
Бланк 2
ФОРМА СМЕТЫ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ
«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
________ / __________
«_____» _____20___ г.
Смета
представительских расходов на проведение
официального мероприятия
Сроки проведения: с "___" ____ 201__ г. по "__"______ 201__ г.
Место проведения: _______________________________________.
Приглашенные лица в количестве ________________ человек.
Участники со стороны организации в количестве _________ человек.
Источник финансирования:___________________ счет № _________.
Вид представительских расходов
Сумма, руб.
Проведение официального приема (завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие)
Транспортное обеспечение: доставка лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно
Буфетное обслуживание во время переговоров
Оплата услуг приглашенных переводчиков по обеспечению перевода во время проведения представительского мероприятия
Бланк 3
ФОРМА АКТА СПИСАНИЯ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ
«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
________ / __________
«_____» _____20___ г.
Акт
на списание представительских расходов
Комиссия в составе _______________________________________________, назначенная приказом № _________ от "___" ____ 20__г., составила настоящий
акт о списании представительских расходов в сумме: _____________ (____________________ _____________________________________).
(сумма цифрами и прописью)
Сведения об официальном мероприятии:
. Приглашенная организация - _______________________________.
. Цель встречи - ___________________________________________.
. Сроки проведения - с "__" ________ 20__г. по "____" ______ 20__г.
. Место проведения - ________________________________________.
. Количество приглашенных лиц - ____________.
. Количество участников со стороны организации - ____________.
Члены комиссии:
_____________ ______________ __________________ ________________
Приложение 2.14
ПОРЯДОК КОНТРОЛЯ
ЗА ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНОЙ
Регламент инициирования, ведения и исполнения
протоколов, приказов и проектов решений
через секретариат генерального директора
. Общие положения
.1. Данный Порядок устанавливает правила инициирования, подготовки, ведения и исполнения формализованных протоколов, приказов, проектов решений и распоряжений (далее по тексту – распорядительные документы) в головном офисе компании.
.2. Цель внедрения данного документа – упорядочение и систематизация управленческих процессов, повышение ответственности инициаторов и исполнителей за разрабатываемые и реализуемые бизнес-инициативы в компании.
. Инициализация и подготовка документов для обеспечения результата по поставленной управленческой задаче
.1. Подготовка проектов документов осуществляется структурными подразделениями, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос.
.2. В структурном подразделении назначается менеджер, курирующий и сопровождающий конкретный вопрос (задачу), которую необходимо довести до конкретного результата (далее по тексту – менеджер).
.4. С целью обеспечения планового результата по указанной задаче менеджер может инициировать развитие управления задачей путем использования материальных и иных ресурсов компании, для чего необходимо содействие высших управляющих органов компании и их решений в виде: приказа, распоряжения, решения, протокола совещания, проч. – обязательных к исполнению всеми сотрудниками компании.
.5. При необходимости межструктурной координации и функционального взаимодействия внутри компании менеджер назначает через секретариат совещание для обсуждения аспектов задачи, с указанием задействованных в процессе сотрудников компании из смежных подразделений, чьё мнение необходимо для выработки управленческого решения.
.6. Секретариат (референт, офис-менеджер или иное лицо, ответственное в данный период за координацию и администрирование внутри-офисных процессов) обеспечивает проведение совещания в указанные сроки с участием всех приглашенных сотрудников и требуемого уровня технического оснащения
.7. Менеджер готовит повестку вопросов для рассмотрения.
. Проведение совещания
.1. Ведение совещания (по-шаговое озвучивание основных вопросов для рассмотрения) возлагается на менеджера, инициировавшего его проведение.
.2. На обсуждение каждого вопроса отводится количество времени, достаточного для выработки единого приемлемого решения с механизмом его исполнения.
.3. Менеджер фиксирует принятые решения в протоколе совещания.
.4. Если совещание является повторным (регулярным) или дублирующим по одной и той же задаче (теме), то началом процесса является оглашение пунктов протокола прошлого совещания с ходом (промежуточными, конечными результатами) его исполнения.
. Подготовка протокола
.1. По итогам совещания – не позднее окончания рабочего дня, следующего за днём проведения совещания – менеджер представляет в секретариат для утверждения генеральным директором формализованный протокол проведенного совещания, исполненный по форме «Задача – Ответственный – Срок исполнения», в котором прописаны все принятые в ходе обсуждения вопросы.
.2. Во избежание противоречий с основными ответственными исполнителями из смежных подразделений по указанным в протоколе задачам, а также в целях соотнесения личных рабочих планов с новыми межструктурными задачами по степени приоритетности, менеджер предварительно (до передачи на утверждение генеральному директору) обязан устно согласовать со всеми ответственными исполнителями формулировки и сроки исполнения задач, указанных в протоколе.
.3. Протокол письменно согласовывается руководителем подразделения, к которому относится менеджер (по форме: «Согласовано» - дата, подпись). Без данного согласования документ не может быть принят секретариатом к передаче на утверждение генеральному директору.
.4. Генеральный директор утверждает распорядительный документ, который с даты подписания, если нигде не определено иначе, имеет статус внутреннего законодательного акта и является обязательным к исполнению для всех сотрудников компании.
.5. Секретариат генерального директора обеспечивает ознакомление всех задействованных в распорядительном документе сотрудников в соответствии с действующими в компании на данный момент регламентом (электронно, либо через бумажный носитель).
. Подготовка приказа, распоряжения или проекта решения
.1. Приказом оформляются значимые для компании организационно-административные действия, имеющие законченную подготовительную основу и констатирующие факт.
.2. При отсутствии необходимости предварительных консультаций с сотрудниками из смежных подразделений компании, менеджер исполняет все действия по подготовке документа (приказа, распоряжения, решения) в том же порядке, предусмотренном с п. 4.2 настоящего документа.
.3. Контроль исполнения приказов и распоряжений так же является регламентирующим предметом настоящего Порядка.
. Контроль исполнения распорядительных документов
.1. Функциональный контроль за исполнением распорядительных документов возлагается на инициатора (менеджера), если иное не предусмотрено данным документом.
.2. Административный контроль за исполнением распорядительных документов возлагается на секретариат.
.3. С целью оперативного управления задачами секретариат заносит контрольные точки исполнения по распорядительным документам в текущий план исполнения значимых процессов по компании и осуществляет контрольный анализ исполнения задач, составляя сводный отчет по выполнению принятых решений для руководства компании на регулярной основе, не реже одного раза в неделю.
.4. Электронная копия данного отчета направляется менеджеру, инициировавшему движение по задаче с целью обеспечения оперативного обмена информацией и взаимодействия между подразделениями.
.5. Ход и общая динамика исполнения текущих задач и утвержденных решений является предметом анализа и принятия административно-дисциплинарных решений на уровне генерального директора, в соответствии с действующими Правилами Внутреннего трудового распорядка, если иное не делегировано генеральным директором своим заместителям или прочим руководителям функциональных направлений компании.
[1] Данные определены исходя из статистики работы с субподрядчиками за 2 года.
Дата добавления: 2015-08-28; просмотров: 18 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая лекция | | | следующая лекция ==> |