Сортировка и обработка списков

При работе с Microsoft Excel Вам, возможно, придётся сортировать и обрабатывать списки данных. Данные хранятся в виде списка, заголовки столбцов которого определяют поля, а строки содержат записи. В каждом поле содержится информация определённого типа, например, фамилии, имена и т.д., а запись состоит из описания элемента списка. На иллюстрации каждая запись содержит сведения о названии товара, код модели, стоимость, ежемесячный и квартальный сбыт и полный приход от его продажи. Совокупность данных в виде таблицы полей и записей называется списком или базой данных. В Microsoft Excel понятия список и база данных взаимозаменяемы.

При работе со списками (базами данных) часто приходится искать определённую информацию, а также сортировать данные по определённому признаку. Например, если требуется составить отчёт о числе сотрудников административной службы, то из общёго списка сотрудников следует выбрать только административных работников. Microsoft Excel имеет 2 мощных инструмента для поиска и вывода на экран специфических данных из общего списка – это фильтрация и сортировка.

В этой лабораторной работе Вы научитесь пользоваться Автофильтром и сортировать данные по разным признакам, называемым ключами.

Фильтрация списков

При работе с абзацами данных важно иметь возможность быстро находить нужную информацию. Допустим, у Вас имеется список телефонных номеров или таблица ассортимента товаров, а Вам требуется выбрать номера одной АТС или все коды моделей факсов. С помощью имён в полях списка Вы можете автоматически отфильтровать и вывести на экран только нужные Вам данные. Включить режим автоматической фильтрации можно, выделив некоторую ячейку списка, а затем выбрав команду Автофильтр. Когда выделена одна из ячеек списка на рабочем столе, Microsoft Excel выполняет фильтрацию всего списка в целом. Далее с помощью имён полей следует определить условия, по которым будет выполняться фильтрация списка. Выбрав необходимые данные, Вы можете отключить Автофильтр, выбрав эту же команду.

В следующих упражнениях с помощью команды Автофильтр Вы подготовите список к фильтрации, выберите критерий отбора и отфильтруете список. Вы научитесь применять критерий Первые 10 для выбора 10 наиболее прибыльных видов товара.

Подготовьте данные к фильтрации

1. Наберите следующую таблицу. Назовите этот лист Полный ассортимент. Столбец Цена получается путем 30% надбавки к столбцу Стоимость, а столбец Сумма есть произведение столбцов Цена и Количество.

Ассор-тимент

Информация о товарах

Товар

Модель№

Название

Стои-мость

Цена

Коли-чество

Сумма

Ксерокс

С100 GLS

Персональный

827тыс.р

1076тыс.р

606650тыс.р

Ксерокс

С110 GLS

Персональный

993тыс.р

1291тыс.р

815849тыс.р

Ксерокс

С200 GLS

Персональный Плюс

1430тыс.р

1858тыс.р

813957тыс.р

Ксерокс

С210 GLS

Персональный Плюс

1716тыс.р

2231тыс.р

1438749тыс.р

Ксерокс

С300 GLS

Деловой

2470тыс.р

3211тыс.р

1403207тыс.р

Ксерокс

С310 GLS

Деловой

2965тыс.р

3855тыс.р

2058511тыс.р

Ксерокс

С400 GLS

Профессио-нальный

4270тыс.р

5551тыс.р

2270173тыс.р

Ксерокс

С410 GLS

Профессиональный

5124тыс.р

6661тыс.р

2630917тыс.р

Ксерокс

С420 GLS

Профессио-нальный

6415тыс.р

8340тыс.р

2485171тыс.р

Ксерокс

С500 GLS

Профессио-нальный Плюс

7378тыс.р

9591тыс.р

3145937тыс.р

Факс

F100 G

Персональный

1608тыс.р

2090тыс.р

1185227тыс.р

Факс

F150 G

Персональный

1840тыс.р

2392тыс.р

1004640тыс.р

Факс

F200 G

Персональный Плюс

1730тыс.р

2248тыс.р

1425495тыс.р

Факс

F250 G

Персональный Плюс

2076тыс.р

2698тыс.р

1165691тыс.р

Факс

F300 G

Деловой

2551тыс.р

3316тыс.р

984767тыс.р

Факс

F350 G

Деловой

2761тыс.р

3589тыс.р

1568331тыс.р

Факс

F400 G

Профессио-нальный

3513тыс.р

4567тыс.р

1479591тыс.р

Факс

F450 G

Профессио-нальный

3815тыс.р

4960тыс.р

1433427тыс.р

Факс

F500 G

Профессио-нальный Плюс

4878тыс.р

6342тыс.р

1338129тыс.р

Факс

F550 G

Профессио-нальный Плюс

5614тыс.р

7298тыс.р

788221тыс.р

2. Выделите ячейку С9.

Если выделить любую ячейку списка, Microsoft Excel автоматически обнаружит список на Вашем рабочем листе.

3. В меню Данные выберите команду Фильтр - Автофильтр. В заголовках каждого столбца данных появятся кнопки фильтра со стрелочками вниз.

Примечание. В некоторых базах данных при этом появляется диалоговое окно, спрашивающее, хотите ли Вы использовать верхнюю строку в качестве заголовка. В диалоге щёлкните на кнопке OK.

4. Щёлкните на стрелке фильтра в ячейке Е9. Это заголовок Название. В появившемся окне списка критериев необходимо выбрать нужный критерий (ключ) фильтрации.

Критерии фильтрации находятся в списке в алфавитном порядке. В дополнение к ним имеются ещё 5 ключей: Все, Первые 10, Условие, Пустые, Непустые. Эти ключи позволяют найти в списке: 10 записей, ведущих отбор по выбранному показателю; записи, удовлетворяющие заданному пользователем условию; записи, не содержащие никакой информации в данном поле; записи, ячейки выделенного поля которых не пусты.

Когда Вы выбираете критерий фильтрации, все записи, не удовлетворяющие этому критерию, становятся невидимыми.

В следующем упражнении Вы выберете в списке оргтехники только товары, в названия которых входит слово Персональный.

Составьте список персональной оргтехники

В качестве ключа фильтрации в ячейке Е9 выделите слово Персональный.

В списке останутся названия факсов и ксероксов, включающие слово Персональный. Все остальные записи таблицы не удалены, а лишь временно скрыты. Порядковые номера строк в списке теперь не являются последовательными.

Составьте список персональных ксероксов

1. Щёлкните на кнопке со стрелкой в ячейке С9.

2. Выделите в списке ключ Ксерокс. Список персональных ксероксов станет видимым на Вашем рабочем листе.

Чтобы снова вывести на экран полный список, нужно щёлкнуть на любой кнопке со стрелкой фильтра, и в списке критериев фильтрации выделить строку Все. Или в меню Данные выбрать команду Фильтр - Показать всё.

Восстановите список

В меню Данные выберите команду Фильтр – Отобразить всё. Теперь на рабочем листе снова находится полный список товаров.

Составьте список десяти наиболее доходных видов товаров

1. В поле Сумма установите критерий фильтрации Первые 10. Появится диалоговое окно Наложение условия по списку.

2. Убедитесь, что параметры окна в группе Вывести установлены так: 10, наибольших, элементов списка, и щёлкните на кнопке OK. На рабочем листе останется список товаров, значения в поле Сумма которых составляет 10 наибольших в полном списке величин.

3. Восстановите полный список, выбрав команду Фильтр – Отобразить всё в меню Данные.

Как задать свои критерии поиска данных

Иногда требуется найти информацию, удовлетворяющую критериям, не входящим в список Автофильтра. Например, если Вам нужно найти категории товаров, доход от продажи которых не превышает 100 млн. рублей, то в списке ключей фильтрации поля Сумма выберите строку Условие и в появившемся диалоговом окне Пользовательский автофильтр наберите <=100000 (это означает, что в список будут включены записи, содержимое поля Суммы которых меньше или равно 100000 тыс. р.). Для выбора условия можно использовать операторы, такие как: равно (=), больше чем (>) или меньше чем (<), а также операторы нестрогих неравенств.

В следующем упражнении Вы составите список ксероксов и факсов с названиями Профессиональный и Профессиональный Плюс.

Найдите товары с названиями «Профессиональный» и «Профессиональный Плюс»

1. Щёлкните на стрелке фильтра поля Название (ячейка Е9). В списке ключей выберите Условие. Откроется диалоговое окно Пользовательский автофильтр.

2. Убедитесь, что в группе Название в верхнем поле операторов находится слово равно.

3. Щёлкните на стрелке соседнего поля и выделите строку Профессиональный.

4. Включите опцию ИЛИ.

5. Щёлкните на стрелке нижнего поля операторов и выделите равно.

6. Щёлкните на стрелке нижнего поля критериев и выделите строку Профессиональный Плюс.

7. Щёлкните на кнопке OK.

Выключите Автофильтр

В меню Данные выберите команду Фильтр – Автофильтр. Стрелки фильтра будут удалены из заголовков списка, и в списке снова появятся все записи.

Дата добавления: 2015-09-04