Пример описания информационных потоков и бизнес-процессов типовой асоэи

В рамках индивидуального задания по разработке проекта АСОЭИ предусмотрено обоснование выбора прикладного программного и информационного обеспечения. Ниже приведен пример разработки моделей бизнес-процессов и информационных потоков для описания функционирования типовой АСОЭИ среднего производственно-коммерческого предприятия (АРМ специалиста) в рамках выполнения индивидуальных заданий по курсам «Компьютерные информационные технологии» (части 4.5, 4.6, 5, 6 перечня вопросов индивидуального задания). Пример может быть использован для выполнения индивидуальных заданий по курсам «Основы автоматизированных систем управления предприятием», «Основы проектирования АРМ», «Системы поддержки принятия решений», «Экономическая эффективность информационных систем» и др. Приведенный пример описывает информационные потоки и бизнес-процессы типовой АСОЭИ с помощью методов построения диаграмм в пакете BPWin.

Предположим, типовая АСОЭИ среднего производственно-коммерческого предприятия состоит из пяти подсистем:

1. Подсистема управления закупками включает в себя требования по автоматизации деятельности отдела снабжения и предполагает наличие автоматизированного рабочего места менеджера по закупкам.

2 Подсистема контроля поставок включает в себя требования по автоматизации деятельности отдела поставок и предполагает наличие автоматизированного рабочего места в отделе поставок.

3. Подсистема управления продажами включает в себя требования по автоматизации деятельности отдела продаж и предполагает наличие автоматизированного рабочего места менеджера по продажам.

4. Подсистема управления складом и производством включает в себя требования по автоматизации деятельности планово-экономического отдела, оперативных отделов, участков производства и предполагает наличие автоматизированных рабочих мест в подразделениях склада и ПЭО.

5. Подсистема управления бухгалтерией включает в себя требования по автоматизации деятельности бухгалтерии и предполагает наличие автоматизированных рабочих мест в бухгалтерии.

Взаимосвязь между подсистемами организована через корпоративную СУБД. Все подсистемы включают в себя широкие справочные возможности для обеспечения руководства и отделов следующей информацией:

1) информацией о товаре (количество, цена, срок годности, приход, расход, дефектура);

2) информацией о взаиморасчётах с покупателями и поставщиками;

3) информацией об исполнении контрактов и договоров;

4) информацией о продажах отделом продаж.

Подсистема "Управление закупками". Автоматизация работы отдела снабжения включает в себя оперативное управление закупками товара. Спецификация списков для годовой заявки и контрактов ведется в терминах номенклатуры отдела снабжения. Номенклатура учета поступления товаров (материалов) состоит из уже поступавшего и ещё не закупленного, но планируемого товара. Источником информации для формирования товарных групп является каталоги производителей.

Основные функции подсистемы:

1. Ведение справочника номенклатуры отдела снабжения, включая поддержку связанных с ним справочников товарных групп и производителей;

2. Формирование списка по товарным группам для годовой заявки;

3. Формирование спецификации к контрактам — на основе сводной годовой заявки, движения и текущего наличия товаров и номенклатуры готовится список анализа планируемой потребности;

4. Регистрация контрактов поставок (договора) и регистрация их в АСОЭИ.

5. Регистрация распоряжения на закупку и передача вместе со счётом в бухгалтерию на оплату.

Подсистема "Управление поставками". Основные операции управления поставками выполняют отдел поставок и юридическая служба. Автоматизация работы отдела поставок включает в себя управление доставкой товара и контроль исполнения контрактов. Контроль исполнения и оплаты контрактов основывается на сопоставлении стоимостных данных контракта, данных оплаты (предоплаты) поставок. Результаты контроля представляются в виде справок, сводок и отчетов.

Основные операции подсистемы:

1. Регистрация документов к контракту — информация из паспорта импортной сделки, из подтверждения о переводе денег, из мемориального ордера, таможенной декларации регистрируется в подсистеме.

2. Оформление отчёта о дополнительных расходах — отчёт о дополнительных расходах оформляется при получении груза через таможню. Выбирается контракт и вводятся место прибытия груза, дата извещения о прибытии, дата получения, сумма поставки, и перечисляются суммы дополнительных расходов со ссылками на основание оплаты.

3. Регистрация оплаты по каждому контракту после поступления данных о проведении оплаты из бухгалтерии.

4. Регистрация прихода товара — по каждому контракту вводится номер и дата приемного акта, дата поступления товара, а также стоимость поступившего товара.

5. Регистрация претензий поставщику — по каждому контракту, к которому относится претензия, вводятся номер и дата претензии (приёмного акта, акта экспертизы, акта приёмки по количеству и качеству и т.д.), сумма и краткая информация о составе претензии.

6. Регистрация результата рассмотрения претензии.

7. Справки и отчёты по исполнению контрактов:

· по поставщику (что оплачено, что поставлено, претензии);

· по дополнительным расходам,

· выборки из картотеки по различным критериям (нарушение плана поставок, расхождения оплаты и поставок и т. д.).

Подсистема "Управление продажами". Автоматизация работы отдела продаж включает в себя подготовку предложений, регистрацию покупателей, регистрацию договоров с покупателями, выписку счетов.

Основные операции подсистемы

1. Формирование предложений — прайс-лист формируется из остатков товара по следующим признакам: срок годности, скорость расхода товара, производитель товара.

2. Подготовка счета покупателю — подготовка счета производится на основании заявки покупателя. При оформлении счета вводятся номер и дата счета, срок оплаты, выбирается покупатель. Для выбора покупателя используется справочник покупателей. В случае нового покупателя необходимо предварительное согласование занесения его реквизитов в справочник покупателей. Если покупатель разовый, то его реквизиты вводятся непосредственно в счёт.

В строках счета указываются товар, процент наценки на товар, налог на добавленную стоимость и общая сумма к оплате. Выбор товара для включения в счет производится из прайс-листа, предъявляемого системой. Автоматически на основании счёта формируются требования на товар в отделы. После согласования требований на складе выписываются заготовки расходных накладных, по которым резервируется товар.

3. Регистрация договора с покупателем — согласованный и подписанный с покупателем договор регистрируется (вводится в систему).

4. Регистрация отметки об оплате счёта — регистрация происходит при поступлении уведомления об оплате.

5. Справки по продажам:

· по покупателю (что оплачено, что поставлено);

· по менеджерам (эффективность работы);

· выборки о продажах по различным критериям.

Подсистема "Управление складом и производством"

Основные операции учёта товаров:

1. Оформление приемного акта в отделе снабжения при поступлении товара от поставщика — данные о поставщике, дата прихода товара, номер приемного акта; вводится или корректируется информация о пришедшем товаре (материале) по сериям (изготовитель, наименование, единица измерения, серия, срок годности, количество в серии, количество на анализ).

2. Оформление передачи товара в оперативные отделы и на производство — передаче подлежат товары (материалы) одного приемного акта (передача сопровождается оформлением накладной, а полученная готовая продукция — актом выхода готовой продукции);

3. Предметно-количественный и стоимостный учет наличия, прихода и расхода товара в оперативном отделе производится на основе регистрации данных прихода и расхода товара отдела в системе с оформлением соответствующих документов.

Основные операции учёта товара в оперативном отделе:

1. Оформление поступления товара — поступление товара из отдела снабжения оформляется утверждением накладной передачи или приёмного акта.

2. Поступление товара от внешнего учреждения оформляется приходной накладной.

3. Оформление отпуска товара — отпуск товара из отдела снабжения сопровождается подготовкой расходной накладной (копия накладной передается из отдела экспедиции вместе с транспортными квитанциями в участок выписки счетов покупателю для оформления счета).

4. Предметно-количественный и стоимостный учет наличия, прихода и расхода товара на участках производства производится на основе регистрации данных прихода товара на участок, затрат товара на производство продукции (сырье), поступления выхода производства (готовая продукция), расхода товара в автоматизированной системе с оформлением соответствующих документов.

Основные операции учёта товара на участках производства:

1. Оформление акта производства — по завершении процесса производства продукции оформляется заготовка акта производства продукции, в которой отражаются затраты сырья, издержки производства, расход на анализ, результаты анализа и выход готовой продукции.

2. Оформление отпуска товара — акт производства продукции утверждается тем подразделением, которому предназначена готовая продукция.

Все остальные случаи отпуска товара из отдела проводятся оформлением накладной по той же технологии оформления, как и для отдела снабжения.

Основные операции контроля цен:

1. Установка цен на поступивший товар — сотрудник бюро цен просматривает на мониторе заготовку приемного акта, анализирует всю имеющуюся у него информацию по данной поставке (счет, курсы валют, отчёт о дополнительных расходах, нормативные документы) и вводит или корректирует цены товара в заготовке приемного акта.

2. Исправление цен — при расценке уже утверждённого приёмного акта, либо при выяснении ошибочности установки цен после утверждения приемного акта сотрудником бюро цен специальным документом проводится изменение цен к приемному акту. При этом в системе автоматически проводятся исправления ко всем первичным документам, связанным с исправляемыми позициями приемного акта с выдачей их на печать.

3. Переоценка наличия товара — при поступлении указания о переоценке товара, хранящегося на складе, сотрудником бюро цен готовится акт о переоценке.

Дата добавления: 2015-08-27