|
Читайте также: |
Государственный герб Российской Федерации (1)
изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти: органов суда, прокуратуры, арбитража, органов народовластия, высших органов управления и др.
Реквизит располагается вверху страницы в центре или слева в зависимости от расположения (продольного или углового) остальных реквизитов.
 |
Герб субъекта Российской Федерации (2)
Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Указывается также наименование государства – Российская Федерация. На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов: герб Москвы и др.
Реквизит располагается в самом вверху страницы в центре или слева в зависимости от расположения (продольного или углового) остальных реквизитов.
 |
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (3)
Эмблема организации – это символическое графическое изображение, как правило, товарный знак организации.
Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или на верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не должна изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение. Эмблема не воспроизводится также при помещении гербов на бланках организации: или герб или эмблема организации.
 |
Код организации (4)
Код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее при изготовлении бланка документа типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа.
Реквизит размещают в верхнем левом углу документа.
Код формы документа (5)
Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) обозначается при составлении конкретного вида документа.
Коды располагаются в левом верхнем углу документа в две строки: сначала код организации по ОКПО, затем код формы документа по ОКУД. Код по ОКУД проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в классификатор управленческой документации:
0221052 – должностная инструкция
0222152 – штатное расписание
0276030 – график отпусков.
Наименование организации (6)
Данный реквизит должен соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах организации. Над наименованием организации указывают наименование вышестоящей организации. Под наименованием организации указывают наименование структурного подразделения. Все наименования даются в именительном падеже.
|
Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трех степеней подведомственности.
Если имеется двойное подчинение – министерству и местным органам власти, – то в документе указывают только наименование местных органов власти.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
|
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Справочные данные об организации (7)
Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке, например, в гарантийных письмах.
|
Наименование вида документа (8)
Наименование вида документа определяет состав реквизитов и структуру текста,
проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ.
Дата документа (9)
Дата обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата проведения заседания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.
Даты в документе оформляются цифровым способомвследующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 22 августа 1997 года следует оформлять: 22.08.97. Также дату можно оформлять в соответствии с международным стандартом: 1997.08.22.
В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат. Например: 22 августа 1996 г. В факсах, телеграммах и телефонограммах проставляются, кроме даты, часы и минуты.
Регистрационный номер документа (10)
Регистрационный номер – это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов) это обычно порядковый № дела с начала года. Для исходящих документов он складывается из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа. Например: 04-12/57, где 04 – индекс структурного подразделения, 12 – номер дела по номенклатуре, 57 – порядковый № отправляемого документа. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.
|
Ссылки на регистрационный номер и дату документа (11)
Этот реквизит проставляется только наответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на № 02-13/36 от 04.09.98. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма.
|
Место составления или издания документа (12)
Место составления или издания документа обязательно указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Целесообразно его проставление на всех документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например:
- Москва;
- г. Коломна Московской области;
- с. Ивановка Мытищинского района Московской области.
В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес.
Сокращение «г.» в этом реквизите не ставится при обозначении «Москва», а также при написании названий городов, оканчивающихся на «град» и «бург».
Гриф ограничения доступа к документу (13)
Гриф проставляется, если документ содержит сведения ограниченного распространения, т. е. секретную или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «ДСП» («Для служебного пользования»), «Секретно», «Совершенно секретно», «Подлежит возврату вместе с ответом» и т. д. В коммерческих структурах на документах подобного характера обычно проставляются отметки «КТ», «Коммерческая тайна» и «Конфиденциально». Во второй строке данного реквизита проставляется № экземпляра и иногда адресат. Он может быть дополнен другими данными, предусмотренными действующим законодательством. Гриф располагается в правом верхнем углу документа.
Адресат (14)
Данный реквизит проставляется в основном на исходящих документах. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке. Это входит в обязанности технического сотрудника, который осуществляет отправку и прием документов. В случае несоответствия адреса на документе адресу на упаковке, документ возвращается отправителю.
На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в случае, если документ предназначен для передачи руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) или структурному подразделению.
Максимально данный реквизит может состоять из следующих составных частей:
- наименование учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);
- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
- указание должности получателя (в дательном падеже);
- фамилия, инициалы (в дательном падеже);
- почтовый адрес.
Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки.
|
Почтовый адрес не принято проставлять на документах, которые направляются в правительственные организации и постоянным корреспондентам.
Перед фамилией могут указываться ученая степень, воинское звание. Использование перед фамилией сокращения типа «т.», «г-н» и т. п. некорректно.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно: Генеральным директорам производственных объединений.
Реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности документа при этом не указываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.
Гриф утверждения документа (15)
Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответствующего распорядительного документа.
В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ
Директор предприятия
(подпись) А.Б. Сидоров
12.07.98
Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать слово «УТВЕРЖДЕНО» без кавычек, наименование, номер и дату специально издаваемого документа. Например: УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора
ОАО «Маяк»
от 05.08.98 №15
Гриф располагается в правом верхнем углу документа и дополнительно удостоверяется оттиском печати на таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание и ряде других.
Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов, таких как: акты, договоры, задания, инструкции (правила), нормативы, отчеты, перечни, планы, положения, программы, сметы, стандарты, структура и штатная численность, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания и изменения к ним.
Резолюция (1б)
В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие резолюции проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на небольшом дополнительном листе формата А 6.
Резолюция включает в себя следующую информацию: фамилия И.О. исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дата резолюции.
Васильеву К.А.
Подготовить проект контракта к 26.01.98
Подпись руководителя 06.01.98
Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.
Заголовок к тексту (17)
Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок к тексту отражает краткое содержание документа. Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например: приказ – о приеме на работу
положение – о бухгалтерии
протокол – собрания акционеров
должностная инструкция – менеджера по кадрам
Отметка о контроле (18)
Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле – буква «К» проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается на уровне заголовка на левом поле документа.
Текст документа (19)
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:
- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
- напредприятия, в организации и их объединения, не находящиесяв ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, трафарета и связанного текста или в виде соединения этих форм.
При составлении текста в виде анкеты даются наименования признаков характеризуемого объекта в именительном падеже. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Трафарет содержит фиксированную постоянную часть текста документа и чистые места для внесения переменной части, например, договор об оказании образовательных услуг, заключаемый со студентом.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа,вовторой (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть, без констатирующей; письма, заявления – просьбу, без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации–автора документа, дату документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д. то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т. д.) организации, действующей на принципе единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа: приказываю, предлагаю, прошу.
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа: постановляет, решил.
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем, решили.
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа: слушали, выступили, постановили.
В документах, устанавливающих право и обязанности организации, их структурных подразделений (положения, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила.
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа: «Просим направить», «Направляем на рассмотрение»;
- от первого лица единственного числа: «Считаю необходимым», «Прошу выделить»;
- от третьего лица единственного числа: «Министерство не возражает», «Академия управления считает возможным».
Отметка о наличии приложения (20)
Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.
Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д. оформляются в следующем порядке.
Если в тексте документа есть полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно: Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложения, не указанные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение. Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз.
2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.
Приложение: Договор аренды от 03.04.96 № 7 и приложение к нему, всегона 12 л.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Приложение: брошюра в 1 экз.
В случае когда документ отправляется в несколько адресов, а приложение не во все адреса, это отражается в отметке о приложениях.
Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.
На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», номер приложения (если их несколько); наименование, дата и номер основного документа. Приложение 1
к приказу директору
АО «Квант»
от 22.09.96 № 15
При большом количестве удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме. В сопроводительном письме делается отметка:
Приложение: по описи.
| ОПИСЬ приложений к письму №__________ от _____________ | ||
| Наименование документа | Количество листов | Количество экземпляров |
| Секретарь Дата | Личная подпись | Расшифровка подписи |
Подпись (21)
Подпись – один из основных способов удостоверения документов. Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа.
Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации, и сокращенное, если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок.Например:
Директор предприятия «Агат» подпись М.А. Потапов
В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т. д. в должностях указываются ученая степень, звание. Например:
Зав. кафедрой менеджмента
профессор, д. э. н. подпись В.А. Кудряев
На документе может стоять более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае их подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям.
Директор предприятия подпись М.Е. Аверин
Главный бухгалтер подпись К.Ю. Смирнов
Если документ подписывают несколько равных должностных лиц, их подписи располагаются на одном уровне. Например:
Директор АО «Лана» Директор АО «Синтез»
подпись М.Е. Аверин подпись К.Ю. Смирнов
Также несколькими лицами подписываются документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Если же документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии, при этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке. Например:
Председатель комиссии подпись И. К. Корнеев
Члены комиссии подписи В. В. Галахов
А. В. Пшенко
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
Гриф согласования документа (22). Визы согласования документа (23)
Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом. Это оформляется следующим образом:
1. Согласование с коллегиальным органом.
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профкома
от 14.05.98 №4
2. Согласование с должностным лицом.
СОГЛАСОВАНО
Зам. председателя
Госстандарта
Подпись П. В. Доронин
16.09.98
3. Согласование посредством издания другого документа.
СОГЛАСОВАНО
Письмо Госстандарта РФ
08.06.97 №7/05-09
Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в том случае, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования. Лист согласования прилагается.
Подпись дата
Внутреннее согласование (визирование) обычно называется визой. Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, её расшифровки и даты.
Главный бухгалтер
подпись И. Д. Луконина
12.07.98
Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подписьидата.
Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласен с документом, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании: «Замечания прилагаются», «Не согласен».
На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих – на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Внутренние согласования начинаются с нижестоящего лица к вышестоящему. Виза ознакомления состоит из слов «С приказом ознакомлен», подписи, расшифровки подписи, даты.
Печать (24)
Печать ставят на наиболее важные документы для подтверждения подлинности подписи, например, связанные с финансовыми средствами. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации.
Директор предприятия подпись М.А. Потапов
Директор предприятия подпись М.А. Потапов
Отметка о заверении копии (25)
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Верно
Инспектор личная подпись О. В. Белова
01.06.98
На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. В случае пересылки копии с документа в другие организации или выдачи ее на руки отметка о заверении должна удостоверяться печатью.
Отметка об исполнителе (26)
Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Петров Петров Иван Васильевич
924 45 67 924 45 б7
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27)
Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа.
Вопрос решен по телефону
с гл. бухгалтером АО «Маяк»
В дело 12-25
Личная подпись
24.05.2001
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию (28)
по возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя: наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер. АО «Эталон»
Дата 27.06.98
№ 14
Идентификатор электронной копии документа (29)
проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Общее расположение реквизитов (продольное и угловое) на стандартном листе бумаги - см. Приложение 1 к теме 3.
3. Требования к изготовлению, учету, использованию и
хранению гербовых бланков.
Официальный бланк документа – это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Постоянные реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги (А-4) типографским способом, с помощью компьютера или специального штампа.
Дата добавления: 2015-07-19; просмотров: 48 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
| Общий вид и состав реквизитов | | | Расположение реквизитов |