Глава 2. Історія професії

Документ з'являється в глибокій старовині перш за все для потреб систем управління, що формувалися. Щоб управляти треба було мати інформацію про те, ким і ніж управляєш, враховувати оподатковуване оброком населення, урожай, майно. Саме використовування писемності в системі управління характеризує рівень культури суспільства. І зразу ж складання і оформлення документа стає окремим видом діяльності. Щоб скласти і оформити документ, перш за все, треба було як мінімум, знати грамоту, уміти писати, а в ранні періоди історії суспільств письменність була доступна лише дуже незначному відсотку населення. Але для оформлення офіційного документа недостатньо просто записати сказане. Документ повинен служити доказом і отже повинен бути спеціально оформлений за прийнятим в той період правилами. Його оформлення відповідно до встановлених правил додавало йому юридичну силу.

Витоки професії можна віднести до давнього Єгипту, де зароджується професія писаря - укладача і переписувача документа. Вона була однією з поважаних професій. Написання документа вимагало багато праці. Щоб стати писарем треба було старанно і довго вчитися. Вихваляння професії писаря в Єгипті дійшло до нас в декількох папірусах. От як порівнює свою професію з іншими єгипетський писар Хеті часу XII династії (1991-1785 рр. до н.е.).

"Я бачив коваля за його роботою. Його пальці покриті зморшками, як крокодилова шкіра, каменяр постійно бореться з твердим каменем, перукар голить до самої ночі і, тільки коли сідає, він може спертися на лікті, щоб відпочити, човняр плаває, щоб отримати платню за свою працю, посол заповідає своє майно дітям, коли виїжджає в дальні країни, тому що побоюється зустрічі з дикими тваринами або розбійниками, взуттєвик нещасний, весь час стогне, коли дубить шкіру професія ж писаря є найважливішою, тому що на цьому світі немає дозвільних слів. Хто з дитинства навчиться цьому, стане шановною людиною".

В іншому староєгипетському папірусі про професію писаря написано: "Будь писарем. Писар звільнений від всяких фізичних повинностей, захищений від роботи всякій, позбавлений від мотики і кирки. Писар не тягає корзин, не гребе веслами, його не січуть лозинами і він не знаходиться під владою численних начальників"

До наших днів дійшли староєгипетські статуетки і барельєфи із зображенням писарів давнього Єгипту.

В кожній країні є свої особливості формування спеціальності.

Від періоду староруської держави збереглися лише окремі документи. Всім відомі договори X в. (911 р. і 945 р.) свідчать про те що вже в той період існують певні правила складання таких документів і їх могли скласти тільки особи, знайомі з ними. При князях завжди були грамотні служителі, пишучі документи від їх імені. Це були діти привілейованих станів звичайно бояр і дружинників, які закінчили школу. Вони знаходилися звичайно на посаді друкаря - хранителя князівського друку, накладення якої супроводжувало оформлення найважливіших документів. Крім того документи часто складали церковні дяки і псаломщики, як сама грамотна верства населення, оскільки школа знаходилася при церкві. Тому в XIV в. особи, що займалися складанням, оформленням і зберіганням документів, звичайно називалися дяками. В цей період складалися і зміцнювалися певні традиції складання різних видів документів. Їх тексти мали стійкі словосполучення, особливо в початковій і кінцевій частині документа, які не можна було порушувати. Складаються стійкі формуляри окремих видів документів і форми їх засвідчення - "приписи", "скріплення", друк. Все це дяки повинні були добре знати.

Діловодство як технологія управління з'являється з моменту оформлення управління в спеціальний державний апарат, тобто з моменту появи наказів. Фактично діловодство - це дзеркало, що відображає систему управління. Який порядок рішення питань прийнятий в державному апараті, такий і порядок руху документів, їх складання, узгодження, оформлення, підписання, доставки. В процесі оформлення Російської централізованої держави складається система органів управління: Боярська Дума, накази в центрі, наказові хати на місцях, і відповідні потоки документації: від вищестоящих до нижчестоячих від нижчестоячих до вищестоящих, листування між рівними. Вся діяльність цих органів системи управління вимагає постійного документування і обміну інформацією. Для ведення документації потрібен спеціальний штат "наказових людей" - дяків і подьячих основним заняттям яких стає ведення діловодства. Наказова бюрократія належала до правлячих шарів суспільства, признавалася неподатным станом. Прошарок наказових людей ділився на групи. Ієрархія наказових людей - це ієрархія канцелярського знання і положення і приречених цим соціального статусу і матеріального обеспечения.

Дяки ділилися на думных і наказових. Думные дяки брали участь в засіданнях Боярської Думи, докладали про справи наказів, записували і формулювали царські укази і вироки Думи, скріпляли своїм підписом документи. Наказові дяки готували рішення у справах, що розглядається в наказах, і контролювали роботу подьячих.

Подьячие були молодшими чинами в наказах і ділилися на три статті: "старі" (старші), "середні" і "молодшие" (молодші). Між ними йшов розподіл обов'язків по роботі з документами. Дяк здійснював загальне керівництво діяльністю наказу і у тому числі організацією діловодства, по його вказівці "старі" подьячие складали документи, які дяк чорнила, тобто виправляв. Дяк підписував остаточно підготовлений беловик документа. Але основну роботу вели "старі" подьячие, які, як правило, завідували столами і повытьями - структурними підрозділами наказів і під керівництвом яких працювали "середні" і "молодшие подьячие". "Середні" подьячие писали чернетки документів по вказівкою "старих" подьячих, наводили довідки в справах свого наказу або в інших наказах. "Молодшие подьячие" переписували документ начисто, тобто готували його до підписання. Вони ж склеювали документи в стовпець, оскільки для наказового діловодства характерна столбцовая форма документів. Як пише С.О. Шмідт, "особовий склад наказів, чисельність наказових людей (точніше навіть, саме подьячих) коливалася від декількох чоловік до декількох десятків (в Посольському, де було багато спеціалізованих перекладачів і "товмачів", в Розбійному) до більше сотні (як в Розрядному) і декілька сотень (у Великій казні, Великому палаці особливо в Помісному наказі, де частина подьячих знаходилася "у відсиланнях" - відрядженнях у справах цього наказу або виконуючи доручення інших наказів)

Робота подьячего була достатньо поважана і престижна. Н.Ф.Демідова в монографії бюрократія "Служивого в Росії з XVII в. і її роль у формуванні абсолютизму" пише, що в XVII в. характерним "стає спадкоємство дітьми професії і навіть посади батька - подьячего".

Таким чином, можна зробити висновок, що до кінця XVII століття робота з документами в апараті управління зосередилася в руках особливої групи людей служивих - дяків і подьячих. В цей період їх чисельність за підрахунками Н.Ф.Демідової складала 4657 чоловік.

Кардинальні зміни в розвиток спеціальності вніс XVIII вік і зв'язані вони із зміною системи державного управління. На початку XVIII в. проводяться реформи Петра I. Найважливішою з них була реформа державного апарату, в результаті якої склалася нова система державних установ: Сенат, Синод, колегії, місцеві установи. Перетворення почалися в 1711 р. створенням Сенату, як самого найвищого органу управління. Реформа державного апарату багато в чому проводилася під впливом досвіду управління за рубежем, з яким Петро I ознайомився під час свого перебування за межею. Але треба було не тільки створити установи нового типу, але і примусити державний апарат працювати по-новому, значно більш оперативно і з великими результатами, що і було головною задачею реформ. Тому саме в період реформ з'являються перші організаційні документи, в яких прописується сам порядок роботи державних установ.

До таких документів можна віднести укази Петра I про Сенат і створювані колегії. Ведення в них діловодства розписувалося в регламентах, створюваних колегією. Проте основним документом, на два сторіччя що визначив порядок ведення діловодства в установах дореволюційної Росії і штат працівників що займалися діловодним обслуговуванням, став "Генеральний Регламент або Статут, по якому Державні Колегії також і все оних що належать до них Канцелярій і Контор служителі, не тільки в зовнішніх і внутрішніх установах але і у відправленні свого чину, подданейше поступати мають" від 28 лютого 1720 р. Він був складений з урахуванням майже десятилітнього досвіду роботи нових установ.

Генеральний регламент став як би узагальнюючим документом і був першим законодавчим актом, в якому був прописаний не тільки весь порядок роботи Колегій, ведення в них діловодства, але і обов'язки кожного працівника канцелярії. Це новий тип організаційного документа, прообраз всіх подальших регламентів, у тому числі сьогодні Регламенту Державної Думи, Типових регламентів федеральних органів виконавської влади, адміністративних регламентів.

В Генеральному регламенті перераховані створені до цього року колегії, служба в яких була посадою присяги, визначений їх пристрій, скрупульозно розписаний весь порядок роботи, посадовий склад. Половина глав присвячена порядку роботи Колегій - початок роботи Колегій, час відпусток, прийом відвідувачів, нагородження, покарання працівників і т.д. Решта глав торкається безпосередньо роботи з документами і посадових обов'язків канцелярій, що служать. Очолював Колегію Президент, якому згідно розділу XVII "особливої секретар дозволяється мати, який тільки від свого Президента і його указів залежить, а до Колегії справи не має". Окрім особистого секретаря президента, враховуючи що вся робота колегій була пов'язана з документами як фіксуючими її безпосередню діяльність, так і одержуваних ззовні, в колегії утворювався спеціальний структурний підрозділ, що займається діловодством - канцелярія якій присвячені спеціальні глави Генерального регламенту.

На чолі XXVIII визначений склад канцелярії: секретар, нотаріус, перекладач, актуариус, реєстратор, канцеляристи, копиисты. Найважливішим організаційним моментом є чітке розмежування обов'язків посадовців і опис функцій кожного з них. Всім посадам присвячуються спеціальні глави. Так, на чолі XXIX про секретарське управління вказано, що "секретар який в колегії докладає сбирает всі укази, грамоти, листи, меморіали, реляції (відписки) і інше, що в його колегії трапиться і доносить колегії по порядку при тому пригадує, що до того потрібне, і піклування має щоб справи рівним порядком, як доношение учинене, відправлені, з яких якщо важливі суть, сам складає, а інші (між іншими канцелярськими служителями за посадою кожного розділяє) причому йому міцно того дивитися належить щоб всі відправлення або отпуски по статутах і резолюціях виразно і ясно виготовлені, і потрібні копії були збережені, щоб ніякого перегляду при тому не трапилося, бо він в тому відповідь дати, і того ради у всіх отправах ім'я своє підписати повинен.

Крім того, також його посада є по обстоянию часу і подів завжди в Колегії бути набагато раніше, раніше засідання Членів, щоб доношения від чолобитників приймати, також докладу все приуготовить і справи, які він в руках має в Канцелярії розділити до кращого оних виправленню". Крім того, робота секретаря описана і на чолі V "Про доклади в колегії". В ній указується, в якій послідовності секретар докладає справи на колегії.

Посада нотаріуса описана на чолі XXX: "посада його чину в тому полягає, щоб він при зборі і Колегії протокол тримав Записувати розмови про важливі справи, також де записувати і то, якщо Колегіум про яку справу великого пояснення вимагає і оне до іншого часу відстрочити належить. Записувати, коли Члени в голосах не згодні, він же Натаріус повинен цей протокол щомісячний зшивати, в Канцелярії на біло переписувати листи нумерувати і алфавітним реєстром зміст справ і персон напреди зробити і палітурнику в палітурку віддати; понад те належить Нотаріусу розпис мати про оні справи, які минулого тижня не вершены і такий розпис перед Президентом на столі мати, щоб ону в Колегії щодня бачити, і про невершеных справи відати мочно було, такожде він мусить розпис про вершенных і закінчених справах мати".

В обов'язку актуариуса, згідно розділу XXXII входило "листи старанно збирати, оним реєстр лагодити, листи перемечивать він актуариус нагляд і піклування про папір, пера, чорнило, сургуч, віск, про дрова, свічках і про інше, що належить".

Про чин реєстратора на чолі XXXIII сказано "реєстратор повинен в тому полягати, щоб він листи збирав і по пакетах розкладав, і потім велів на біло переписувати твори всіх указів (грамот) і листів помесечно і у весь рік які з Колегії відпущені і в Колегії отримані. Чого ради належить йому наступні книги тримати".

Не забуті в Генеральному регламенті і посаді канцеляристів (розділ XXXIV) і копиистов (розділ XXXV). "Канцеляристам належить все те, що по реєстру із справ, що відправляються, від Секретаря повелено виготовляти також і ті справи про які вони генеральні формуляри (зразкові листи) мають, а саме: дипломи, патенти і інше. А що вони самі склали, то мають раніше Секретарю для поправки подавати. Копіїстам належить все що відправляється в Канцелярії на біло писати: того ради мають вибрані бути добрые і справні писарі". Приведені глави Генерального регламенту показують достатньо чітке розмежування обов'язків канцелярських службовців, опис функцій, виконуваних кожним з них, але на що треба звернути особливу увагу в Регламенті вперше розписано і як вони повинні виконувати свою роботу, тобто методика роботи. Наприклад, для нотаріуса вказано не тільки, що він веде протокол, але і як він його складає: "того ради належить йому оний таким чином складати: раніше належить вверху листа рік і число написати, потім присутні Члени записати, і потім протокол тримати". Для реєстратора вказано не тільки, що він реєструє документи в журналі але і в яких журналах які документи і що про кожне записує: "1. журнал (повсякденна записка), який має він складати зі всіх концептів всього року в Колегії відправлених справ, в якому йому за абеткою числу і місяцю коротко виписувати зміст кожної справи і ім'я до того належних персон, і місце, кому і куди справа послана, по якому журналу (записці) можна знайти, що в Реєстратурі (в записних книгах) шукати потрібно.

2. Реєстратура (записка) полягає в наступних чотирьох книгах: (А) в першій книзі все від Колегії до Його Величності у весь рік послані листи, реляції, доклади, таким чином через копииста вписуються а саме: перемечивает він в книзі листи і ставити на одній стороні число і місяць, на іншій стороні рік, і означивает потім стисло справа до кого куди відправлено; після того вписує він весь документ з числом і підписанням всіх чинів і потім з цієї книги явно буде які відправлення Колегіум у весь рік мав; і якщо що в оному підшукати і подивитися потрібно, то може оне через журнал (повсякденній записці) легко учинити". Також описаний порядок ведення і інших реєстраційних книг.

Враховуючи ненавченість персоналу, можливу недбайливість працівників, Генеральний регламент передбачає все, на перший погляд навіть дрібні деталі роботи з документами. Саме в недбалості, неповному виконанні операцій з документами які є єдиним способом фіксації прохань і рішень, таїться можливість зловживань: затримка або заховання документа, неповний або неправильний доклад по справі і т.д. Розписуючи діловодні операції Генеральний регламент по суті розписує технологію управління, механізм роботи установи, образно кажучи "кухню управління".

З Генерального регламенту фактично починає складатися професія майбутнього документознавця. Ще один документ XVIII століття важливий для розуміння професії і місця служби діловодства і її працівників в системі державних

установ. 24 січня 1722 р. був введений "Табель про ранги всіх чинів військових, статських і придворних, які в якому класі чини" - законодавчий акт, по якому державна служба була розділена на цивільну (штатську), військову і придворну. Кожний різновид служби ділився на 14 ступенів - класів. "Чини давалися за службу в порядку поступовості і як би позначали ступінь ділової підготовки службовців і їх придатність до заняття визначених росад.

Чини від I до IX класу по службі могли отримати потомствене дворянство, від X до XIV - особисте дворянство.

Нас цікавить цивільна служба. Згідно "Табелі про ранги", затвердженої Петром I:

· обер-секретар Сенату одержував чин VI класу;

· обер-секретар іноземної, військової і адміралтейської колегій - чин VII класу;

· обер-секретар в колегії, секретар в Сенаті - чин VIII класу;

· секретарі у військовій і іноземній колегії, а також сенатські протоколисты і перекладачі - чин IX класу;

· секретарі інших колегій, перекладачі і протоколисты військової, адміралтейської і іноземної колегій одержували чини X

класу;

· секретарі в надвірних судах і канцеляріях в губерніях - чини XII класу;

· секретарі в провінціях, перекладачі і протоколисты колезькі, актуариус і реєстратори сенатські - чини XIII класу;

· актуариусы, архіваріуси, реєстратори при колегіях - чини XIV класу.

Найпростіший аналіз Табелі про ранги показує, що працівники канцелярій займали достатньо високі чини, наприклад професори при академії одержували чин IX класу, такий же як сенатські протоколисты, перекладачі і секретарі колегій; бургомістри від магістратів в губерніях - чин X класу.

Починаючи з XVIII століттям еволюція "Табелі" йшла у напрямі її спрощення, уточнення назв чинів і їх місця в службовій ієрархії. В результаті до початку XIX в. номенклатура цивільних чинів придбала такий вид:

Клас чину Назва чину

I Канцлер; Дійсний таємний радник

II Дійсний таємний радник

III Таємний радник

IV Дійсний статський радник

V Статський радник

VI Колезький радник, військовий радник

VII Надвірний радник

VIII Колезький асесор

IX Титульний радник

X Колезький секретар

XI Корабельний секретар

XII Губернський секретар

XIII Провінційний секретар

XIV Колезький реєстратор

Одним з головних організаційних принципів державної служби було обов'язкове проходження всіх службових сходів від низу до верху цілком, починаючи з вислугою низького класного чину. В кожному класі урядовець повинен був прослужити відомий мінімум літ, але за особливі заслуги по службі цей термін міг бути скорочений.

Таким чином служба починалася з роботи з документами і чини з XIV по X можна було отримати, працюючи в канцеляріях.

Серед проявів чиношанування важливе значення придбали формули титулування - титул по класу або посаді. Хоча ці формули не були встановлені законом і склалися поступово на практиці, до кінця XVIII століття титулів було п'ять.

I і II класи - Ваше високопревосходітельство

III і IV класи - Ваше Превосходительство

V клас - Ваше высокородие

VI-VIII класи - Ваше високоблагородіє

IX-XIV класи - Ваше благородие

Користування титулом застосовувалося у всіх випадках обігу усного і письмового до вищестоящого по службі або по суспільному положенню.

XVIII вік активізує підйом економіки і розвиток суспільства. Для процвітання треба встановлювати і підтримувати зв'язки, ведучи активне листування і в XVIII в. з'являються посади особистих секретарів. Її початком можна рахувати створення Петром I кабінету і особистої канцелярії царя і поява посади кабінет-секретаря. Хоча після смерті Петра I кабінет ліквідовується але і під час царювання Єлизавети Петрівни складанням документів займається її особистий кабінет-секретар барон І.А. Черкасов, приймаючий і докладаючий всі документи, що поступають на ім'я імператриці і складаючий документи по її дорученню. В словнику Володимира Даля статс-секретар визначений як "довірений письмовод государя", оскільки обов'язки секретаря перш за все пов'язані з складанням і оформленням документів. Секретарі виконували масу доручень імператора пов'язаних як з державними, так і з дрібними особистими справами. Катерина II зразу ж в день перевороту перш за все підбирає секретарів, які могли б від її імені складати документи, вести її листування, розбирати і докладати прохання. Її першим секретарем був Г.Н. Теплов що залишався на цій посаді з 1762 по 1779 р. В особистий секретаріат Катерини II входили А.В. Олтуфьев і І.П. Елагин. Секретаріат

потім одержує назву Власна його Величність Канцелярія. На посаді статс-секретаря починає свою кар'єру відомий державний діяч екатерининского періоду А.А. Безбородко, який в 1780-е рр. став старшим серед статс-секретарів імператриці і зосередив в своїх руках всі справи чекаючі її твердження. З 1776 р. імператорські маніфести і іменні укази складалися виключно в канцелярії А.А. Безбородко, а у фундації Сенату збереглося 387 указів, написаних ним власноручно.

Серед секретарів Катерини II був і Г.Р. Державін, що прослужив на посту статс-секретаря по ухваленню прохань з 1791 по 1793 р. і що залишив записку про свою роботу на цій посаді. Катерина II сама сформулювала обов'язку своїх секретарів, серед яких головною була робота з проханнями і ведення її приватного

і офіційного листування з державними установами і посадовцями підготовка законодавчих і розпорядливих документів, перш за все маніфестів і указів. Один із статс-секретарів щодня обов'язково чергував в її приймальні. Кожний статс-секретар мав свою робочу канцелярію тобто технічний персонал: канцеляристів, копиистов, перекладачів.

В II половині XVIII в. своїх особистих секретарів завели і крупні вельможі. Так, відомий державний діяч, реформатор державного апарату М.М. Сперанский починав свою кар'єру в 1796 р. секретарем князя А.Б. Куракина.

Звичайно, особистими секретарями імператора або крупного сановника могли стати лише люди високоосвічені для свого часу і, перш за все, уміючі складати документи і працювати з ними. Але і для звичайної роботи в канцелярії починаючи з нижнім чином були потрібні люди підготовлені.

Розділ XXXVI Генерального регламенту говорить про "молодих людей для навчання при канцелярії". В ній записано: "якщо деякі

зручні люди, які надалі при Канцеляріях і конторах служити побажають, по пропорції кожного Колегія наперед допущені і навчені, щоб старанним списуванням справ в листі і арифметиці навчалися, і при тому, що трапляється ваканции, якщо вони до справи здатні і доброй натури і вчинки суть, спожиті бути могли".

10 листопаду 1721 року Петро I указом Сенату наказав організувати школу "де вивчати подъячих їх справі, а саме цифири, і як тримати книги, до всякої справи пристойні".

Але крім обов'язкової загальної письменності навчання йшло, перш за все, по зразках документів - формулярам. "В первинному значенні формуляр - текст документа, службовець зразком для складання документа".

В Генеральному регламенті на чолі про канцеляристів підкреслювалося, що вони складають документи "про які вони генеральні формуляри (зразкові листи) мають, а саме: дипломи, патенти і інше". В кінці Генерального регламенту, закінчуючи його дається розділ "Про тлумачення іноземних мов, які в цьому Регламенті". Серед іноземних слів дається і слово "формуляри", толкуемое як зразки. Створення такого керівництва по складанню документів на яких навчалися покоління канцелярських працівників починається ще в наказовому діловодстві. "В спеціальних "зразкових книгах" поміщалися зразки документів; типи "ділових паперів" і листів приводилися і в азбуках, "письмовниках" призначених для читання і переписування. Таким зразкам намагалися слідувати і в урядових установах (центральних і місцевих) і виборних земських установах і в канцеляріях крупних феодалів (світських і духовних) і "площадкові подьячие" пишучі чолобитні і інші папери".

В XVIII-XIX вв. складання збірок зразків документів набуває широке поширення. Вони мали різні назви: "формулярник", "письмовник", "загальний письмовник", "письмоводитель", "секретарь-письмоводитель", "загальний секретар" "кабінетний секретар", "загальний стряпчий", "канцелярський самовчитель" і т.д.*1. Але найбільше розповсюдження мали "письмовники", визначувані в словнику В.Даля як "книга, що містить правила і приклади для листів, паперів, ділового і приватного листування; збірка листів".

Як відзначає В.Ф. Янковая, "письмовники довгий час були єдиними джерелами правил для написання документів, тому в найраніших роботах по діловодству початку XIX століття саме уміння складати документи нерідко називається "лист по зразках" або уміння писати по зразках".

XIX вік приносить крупну реформу державного апарату - створення міністерств, роботу яких регулював законодавчий акт - "Загальна установа міністерств" 1811 року. З погляду управлінця і особливо документоведа це дуже цікавий організаційний документ, що продовжував вслід за Генеральним регламентом визначати порядок роботи центрального державного апарату. Розглянемо його з позиції нашої професії.

Полягає "Загальна установа міністерств" з 401 параграфа і весь текст ділиться на дві майже рівні по кількості параграфів

частини:

· Частина I - утворення міністерств (§ 1-204);

· Частина II - загальний наказ міністерствам (§ 205-401).

Їх аналіз показує, що в першій частині на чолі 1, включаючої § 1-3, названі міністерства; на чолі II (§ 4-15) вказана "межа" ведення кожного міністерства; на чолі 3 (§ 16-47) визначена структура міністерства причому серед вказаних п'яти головних частин міністерства четвертої названа канцелярія міністра і в § 35-38 цього розділу розкритий склад канцелярії. Розділ IV торкається порядку визначення звільнення і надання чину службовців міністерства всіх рангів і найбільший розділ V (§ 61-201), що займає велику частину тексту частини I, детально розписує порядок виробництва справ в міністерстві, тобто діловодні питання.

Відповідно до "Загальної установи міністерств" робота з документами починається з "вступу справ" і далі в акті детально розбираються всі варіанти їх руху в канцелярії міністра, в департаментах і закінчується глава ревізією справ. Таким чином навіть самий збіглий перегляд закону 1811 р. показує, що в ньому, так само як і в Генеральному регламенті, перш за все, розписується технологія роботи з документами, оскільки підготовка документів, їх доклад керівництву, узгодження, твердження підписання, доведення до виконавця і складають суть роботи апарату міністерства.

Канцелярія в XIX столітті - достатньо складний структурний підрозділ і враховуючи об'єми робіт з документами вона ділиться на відділення, столи, управляється директором і складається з начальників відділень, секретарів і потрібного числа писарів.

В департаментах "для загального зв'язку письмоводства фундирувалася особлива канцелярія при директорі", очолювана "правителем канцелярії", і в її склад входять: журналіст, екзекуція, скарбник і потрібне число їх помічників.

Частина II "Загальної установи міністерств" присвячена розподілу обов'язків в міністерстві. В ній обкреслюється ступінь і межі влади міністра, його взаємостосунки з владою законодавчої, Державною порадою, Сенатом іншими міністерствами і особами, ним рівними і з підлеглими їм управліннями шляхом листування, їх відповідальність; ступінь і межі влади департаментів і їх директорів і їх взаємовідношення. Окремий розділ складають обов'язки канцелярії міністра і її директора. У відповідності з § 315 "Головний обов'язок канцелярії міністра полягає в правильному розподілі справ по департаментах і у виконанні наказів міністра по тих справах які не належать ні до одного департаменту, або які міністр надав власному своєму розсуду і решению". Канцелярія очолюється директором, який має ті ж права, які належать директору будь-якого іншого департаменту.

В заключній частині "Загальної установи міністерств" перераховані обов'язки різних чинів департаментів міністерства, у тому числі правителя канцелярії, секретарів, столоначальників, начальника архіву і інших канцелярських чинів порядок їх підлеглості і відповідальності.

Оскільки складання документів на початку XIX століття також проходить етап жорсткої регламентації як по складу інформації, висловлюваної в документі, так і по структурі тексту, не дивно, що в кінці "Загальної установи міністерств" після всіх параграфів як додаток приведені "форми письмоводства": форма зносин міністрів між собою і з лицями, ним рівними, і розпорядження особам підлеглим; форма відношення і уявлення до міністрів; форма розпорядження міністрів їх департаментам; форма уявлення або доповідної записки від департаменту міністру.

Таким чином, в цьому найважливішому документі, що визначає порядок і стиль роботи центрального апарату Росії XIX століття, питанням діловодства відводиться найважливіше місце. Аналіз законодавчого акту показує що діловодство розуміється як технологія ухвалення і вироблення рішень, і канцелярія займає належне їй місце в структурі міністерства, а директор канцелярії по чину рівний директору будь-якого функціонального департаменту.

Розглядаючи статус секретарів Державної поради, А.Ю. Конькова пише: не "можна не пригадати про статс-секретарів, обер-секретарі і державних секретарів. Звичайно ж, це був вищий рівень суспільної і станової ієрархії а саме: 1-5 класи "Табелі про ранги". З утворенням Державної поради в 1810 році в Державній Канцелярії працюють Державний секретар і статс-секретарі. Державний секретар і статс-секретарі що відали справами кожного з чотирьох департаментів Поради, готували справи до докладу в департаменті і загальному зборі.

На Державного секретаря покладалася відповідальність за точність відомостей, що пропонувалися Пораді, ясність їх викладу складання всіх документів. Від нього також залежали черговість розгляду документів, підготовка журналів, складання звітів - меморий, доклад паную. Про вплив і навіть деяку владу Державного секретаря свідчать вислови міністра внутрішніх справ П.А. Валуєва, який писав: "Члени державної поради - ніщо, голова - дещо, державний секретар - все".

В другій половині 19 століття державний секретар продовжує керувати канцелярією, а в штат державної канцелярії як і раніше входять статс-секретарі, завідуючі канцелярією одного з департаментів Державної Поради".

Звичайно секретарі носили форму, відповідну їх чину, і, подаючи у відставку, звільнялися "з мундиром і пенсією". В середині XIX століття з'являються перші роботи, що узагальнюють практику діловодства і праці, в яких починає розроблятися його теорія. До цих робіт, перш за все, відносяться книги Н.В. Варадінова, В. Вельбрехта і І.І. Ріхтера. Н.В. Варадінов діловодство розглядав у зв'язку з тією діяльністю, яку воно документує (відображає в документах), як би обслуговує.

Основну групу діловодної документації - "канцелярські справи і папери" - він визначає як "формою написані виклади, що містять в собі всю діяльність відомого місця або особи". До канцелярських справ і паперів він відносить вхідні справи і папери, доповідні справи і папери, заключні або визначальні папери, вихідні справи і папери.

Виділивши канцелярські справи і папери, розподіливши і описавши їх відповідно до порядку виробництва справ, Н.В. Варадинов підкреслив, що ці справи і папери складають внутрішнє письмоводство присутственого місця. Помістивши присутствене місце в систему рівних, вищих і низьких місць і осіб і замкнувши діловодство цього присутственого місця на зовнішній контур через систему стосунків, він, природно, виділив групу стосунків присутствених місць і посадовців

прохальні справи і папери. Ці документи, якщо вони поступають до установи, складають сукупність документів, що використовуються в процесі виробництва справ, а якщо вони відправляються з уст В. Вельбрехт діловодство визначає як "правила, якими канцелярія керується в складанні доповідних записок, журналів, визначень і актів взагалі, і виконавчих паперів", інакше кажучи, - правила, якими канцелярія керується при документуванні виробництва справ. Висловлюючи ці правила, В. Вельдбрехт виділяє розділи: доповідні записки, наслідки докладу, виконавчі папери, поняття про справу і книги взагалі. В. Вельдбрехт відзначає істотну різницю в процесі виробництва справ в присутствених місцях (колегіальний спосіб ухвалення рішення) і в канцеляріях "начальницьких осіб" (ухвалення одноосібних рішень). Викликані цим відмінності в процесі виробництва справ, включаючи і процеси документування, простежуються їм по всіх стадіях: від розгляду справи до його виконання. Важливо, що і форми документів, в яких фіксується процес розгляду, рішення і виконання справи, даються В. Вельдбрехтом відповідно до виділених етапів.

Задача канцелярії - "доповісти справу", що здійснюється за допомогою складання доповідної записки - просторової або короткої.

Це етап збору і аналізу інформації і підготовки справи до розгляду і решению. Слідством докладу є вирок, який в присутствених місцях фіксується в журналах і визначеннях, а в канцеляріях "начальницьких осіб", в письмовій думці, що складається по резолюції начальника. Ця стадія відповідає етапу ухвалення рішення і його документування. Останній етап - виконання ухваленого рішення. Крім того, В. Вельдбрехт приводить форми документів, що поступають до установи і підлягаючих розгляду властей, - укази, рапорти, розпорядження, стосунки і інші встановлені законом документи. Опис сукупності цих документів має сенс для формування уявлень про систему документів, які використовувалися в процесі виробництва справи, а в деяких випадках ініціювали розгляд справи. Останні розділи роботи В. Вельдбрехта зачіпають правила ведення книг, реєстрів і формування справ. З погляду діловодства, - це роздягнув, що стосується організації документообігу, точніше, його документування - письмової фіксації руху документів в певних, встановлених для цього формах. В цьому ж аспекті розглядається і поняття справи: "як складене за певними правилами і що відноситься до відомого предмету збір паперів, що були в розгляді установи і що містять в собі вираз його рішень".

Ф. Наливкин в "Керівництві до твору листів і паперів", що вийшов в 1847 р., пише: "Мистецтво складати листи і папери може мати свою теорію, точно так, як і всяке мистецтво". В кінці XIX століття И.И. Рихтер робить першу спробу застосування десяткової системи класифікації до класифікації документів казенних залізниць. Таким чином, з середини XIX століття можна говорити про перші наукові осмислення діловодних процесів і появу теоретиків в цій області діяльності. З II половини XIX століття активно розвиваються нові структури управління (в банках, трестах, синдикатах, спеціальних органах нагляду, численних комітетах, комісіях, порадах і т.д.). Вони вимагали великого числа секретарів і інших канцелярських працівників для ведення їх справ.

Підготовка канцелярських працівників на початку XIX століття проходила в самих міністерствах. Згідно § 47 "Загальної установи міністерств" "Міністерськія канцелярії і департаменти можуть мати деяке число молодих людей понад штат для приобучения їх справам по різних частинах ведення міністерств і департаментів".

В середині XIX століття створюються школи стенографістів, в 1868 р. в Харкові були відкриті спеціальні курси підготовки секретарів, в кінці століття з'являються курси машинопису. В цей же час з'являються і спеціальні періодичні видання. Так, з 1884 р. виходили журнали "Вісник контор і канцелярій", "Бюлетень конторника", "Машинопис", "Стенографія".

В II половині XIX століття у сфері управління починає використовуватися праця жінок, що було пов'язане з появою нових засобів зв'язку - телеграфу і телефону. В 1865 р. були затверджені "Тимчасові правила про порядок визначення осіб жіночої статі на посаді телеграфістів", а в 1874 р. встановлені норми чисельності жінок, які могли займати посаді телеграфістів 3 розряди. Успішність роботи жінок в телеграфній системі сприяла розширенню сфери застосування жіночої праці і "Іменним указом" від 29 листопаду 1869 р. жінки з числа тих, що закінчили курс в педагогічних класах або вищих жіночих закладах відомства Імператриці Марії, стали допускатися на посаді секретарів і бухгалтерів, але тільки в даному відомстві.

На початку XX століття в світлі загальних перетворень права жінок на державну службу були значно розширені і в 1905 р. жінкам дозволили працювати в канцелярії Державної Думи "по письмоводству і рахівництву". Але головним чином в Думі жінки працювали як стенографістки.

Науково-технічний прогрес в XIX столітті вторгається і в сферу управління, міняючи стиль роботи канцелярії. Поява нових засобів зв'язку (телеграфу і в кінці століття телефону) апаратів для розмноження документів і особливо активне упровадження пишучих машин міняє склад канцелярій. До роботи управлінського апарату пред'являються вимоги більшої оперативності яка може бути досягнутий тільки за рахунок більш швидкої обробки і доставки документів, більш ретельного їх аналізу і збору інформації, необхідної для вирішення питань і більш якісного і швидкого складання документів. Відомства розписують роботу з документами вже в своїх конкретних інструкціях по діловодству і починають робити спроби поліпшити роботу з документами в рамках відомства (наприклад військове відомство, міністерство шляхів сполучення). Можна сказати, що з останньої четверті XIX століття починається пошук шляхів раціоналізації діловодства на базі упровадження

засобів механізації. Проте цю роботу перериває Перша світова війна, що почалася, а потім Жовтнева революція. Рубежем в розвитку спеціальності в Росси можна рахувати революцію 1917 р., що привела до кардинальної зміни влади і відповідно

всієї системи державного апарату управління.

Міністерства змінили народні комісаріати (наркомати), Рада Міністрів - Рада Народних комісарів (Раднарком). Аналогічно змінилися органи влади і управління на місцях. На місце кваліфікованого і навченого управлінського апарату були покликані самі грамотні робітники і солдати, не знаючі роботи управлінської і частіше всього недостатньо грамотні для її виконання. В результаті загальний рівень роботи управлінського апарату різко падає. В той же час починає поступово складатися командна система управління, де абсолютно всі права і відповідальність знакходяться у керівника. Канцелярія втрачає положення одного з головних структурних підрозділів в апараті і відповідно всі її працівники починають розглядатися тільки як технічний персонал, до роботи в ній притягуються особи, що не мають достатньої освіти. Ця тенденція зберігається протягом багатьох десятиріч.

Разом з тим дуже скоро виявляється, що збої в роботі з документами спричиняють за собою крупні прорахунки в управлінні в цілому і питаннями організації роботи управлінського апарату і діловодства з початку 1920-х рр. починають займатися на високому державному рівні.

Ці ж роки характерні для Америки і Європи широким упровадженням принципів наукової організації праці (НОТ), які припускають вивчення трудових процесів, розкладання їх на частини до найпростіших операцій відробітки кожній з них і розрахунку норм вироблення на кожну операцію. На початку 1920-х рр. за ініціативою голови уряду (Раднаркому) В.И. Ленина принципи наукової організації праці починають упроваджуватися в Росії і в сферу управління, для чого в 1922 р. при Наркоматі робочо-селянської інспекції (НК РКИ) створюється Відділ нормалізації рахівництва, діловодства і складської справи у складі загального управління цього наркомату.

Його діяльність можна вважати початком державної розробки проблеми вдосконалення стилю роботи державного апарату і в першу

чергу постановки діловодства оскільки в цей період діловодство розглядається як техніка управління.

Стежачи за першими кроками НК РКИ в області вдосконалення роботи державного апарату, уряд влітку 1922 роки ставить питання про корену зміну методів його діяльності. 1 вересня 1922 р. В.І. Ленін пише лист заступнику наркома РКИ В.А. Аванесову, що знаходиться в цей час в Німеччині.

"Дістати літературу треба і німецьку, і американську. Зібрати все скільки-небудь цінне, особливо по частині нормалізації роботи бюрократичної (порядок обміну папірців; форми; контроль; друкування; запити і відповіді і т.д. і т.п.)... Я вважаю що нормалізацію паперової роботи ми повинні виробити, і її потім застосовувати усюди. Це найважливіше. Якщо Вас пустять подивитися одну з кращих установ в Німеччині або Норвегії, варто залишитися на тиждень. Головне: норми (тобто скількох чоловік на таку суму роботи)" *1. 21-23 вересня 1922 р. відділом нормалізації була проведена Перша московська ініціативна конференція по нормалізації техніки управління. На конференції з основним теоретичним докладом виступив завідуючий відділом нормалізації Н.А. Витку що обгрунтував роль і перспективи розвитку відділу як опорного центру вишукувань самих установ в області вдосконалення діловодства. Відділ нормалізації представив на конференції першу велику методичну роботу - дві інструкції: по обстеженню діловодства і ревізії складського господарства.

Треба зразу ж вказати, що удосконалюючи роботу держапарату, упор завжди робився і робиться сьогодні, перш за все, на забезпечення інформаційно-документації його діяльності, тобто діловодство тому і відділ нормалізації в першу чергу займався контролем виконання паперів і прискоренням їх проходження по інстанціях, тобто документообігом.

Проте один відділ був не в змозі вирішувати всі задачі по вдосконаленню роботи держапарату, і голова СНК В.І. Ленін, рахуючи роботу по вдосконаленню держапарату найважливішої для радянського уряду, в статтях "Як нам реорганізувати Рабкрін" і "Краще менше, так краще" розвиває ідеї реорганізації Рабкріна, злиття його з Центральною контрольною комісією (ЦКК РКП (б)) з метою покладання на цей орган як його основної задачі - вдосконалення держапарату. XII з'їзд РКП (б) в 1923 р. реалізує ці пропозиції В.І. Леніна, створивши з'єднаний партійно-державний орган ЦКК-НК РКИ, з головною функцією - постійне вдосконалення державного апарату методами НОТ. В з'єднаному ЦКК-НК РКИ було утворено Управління по поліпшенню держапарату, якому було доручено керівництво всім рухом

НОТ в країні.

Таким чином, з початку 1920-х років з'являється нове - раціоналізаторський напрям робіт в постановці діловодства. Практична раціоналізаторська робота проводилася Відділом адміністративної техніки. Ця робота вимагала великих зусиль і великої кількості працівників. Для задоволення широкого попиту з боку державних установ, організацій підприємств на раціоналізаторські роботи при НК РКИ СРСР в 1925 році створюється акціонерне суспільство - Державне бюро організаційного будівництва "Оргстрой", діяльність якого була побудована на початках госпрозрахунку і самоокуповування. Як пайовики притягувалися державні установи, підприємства і організації.

В задачі "Оргстроя" входило: реорганізація і постановка в установах і на підприємствах діловодства і архіву; розробка проектів адміністративних структур установ і їх частин; конструювання і видання бланків, форм документів, інструкцій керівництва; постачання установ і підприємств канцелярським устаткуванням, меблями, пишучими і рахунковими машинками; організація курсів по підготовці практичних працівників для всіх видів адміністративної і конторської роботи. "Оргстрой" швидко розвернув свою діяльність і вже до 15 червня 1925 р. провів 79 робіт в 61 установі. Проте скоро з'ясувалося, що в роботі "Оргстроя" бракує серйозної наукової бази.Була необхідна установа, яка узагальнювала б накопичений в установах досвід, вело б методичні і наукові розробки. Такою установою став організований в 1926 р. при НК РКИ Інститут техніки управління (ІТУ).

На першій Всесоюзній нараді "Оргстроя" в 1929 році співпраця НК РКИ, ІТУ і "Оргстроя" була охарактеризована таким чином: "Наркомат є політичним керівником виробляючим основні директиви по організації держапарату на основі всестороннього аналізу, а Інститут повинен своєю науковою роботою живити постановочну роботу "Оргстроя", а останній, у свою чергу збагатив дослідницькі роботи Інституту своїм багатим експериментальним матеріалом.

В задачі інституту входили:

а) наукова розробка питань техніки управління, вивчення техніки роботи установ і виробітку систем і практичних заходів

щодо раціоналізації техніки управління;

б) консультація і популяризація досягнень в області техніки управління.

Ці задачі інституту надали йому значення загальносоюзного, науково-методичного центру.

Особливо тісно була зв'язана діяльність ІТУ з Оргстроєм. Оргстрой вів обстеження установ і підприємств, розробку для них раціональної структури і діловодства на основі методичних вказівок і інструкцій ІТУ.

Під діловодством працівники ІТУ розуміли в першу чергу документообіг. Тому і проекти ІТУ по діловодству торкаються головним чином раціоналізації документообігу. Методика проведення обстеження і оргпроектирования відображена в опублікованих роботах інструкторів ІТУ - Вл. Мейльмана "Керівництво по діловодству установ і підприємств" і С.Н. Голубова "Структура і документація".

Робота по раціоналізації діловодства складалася з наступних етапів: орієнтовного обстеження, детального обстеження, аналізу зібраних матеріалів, розробки проекту, прогнозу його ефективності, практичного упровадження (постановки).

Інститутом були розроблені і застосовувалися різноманітні науково-обгрунтовані методи обстеження постановки діловодства: безпосереднє спостереження, опит (інтерв'ювання), анкетування, фотографії і самофотографії робочого дня, хронометраж. При обстеженні діловодного процесу часто застосовувався метод вивчення операцій в натурі.

Працівники ІТУ на що складаються ними графіках показували не тільки існуючий порядок проходження документів, але і пропонований ними варіант. Графіки допомагали наочно побачити які операції і інстанції випадають при раціональній організації роботи з документами.

Великі роботи ІТУ провів по вивченню систем реєстрації документів; вивчаючи виконання документів, інститут звертав увагу на питання складання документів, порядок їх підписання, виготовлення супровідних листів встановлення термінів виконання і контролю за виконанням документів; вивчався порядок організації зберігання документів в структурних підрозділах (окремо закінчених документів і незакінчених листувань), складання номенклатури справ розробки ознак класифікації документів. Питанням класифікації Інститут надавав особливо велике значення. В готові проекти часто входили складовою частиною розроблені класифікатори.

Займаючись архівом, розробники з'ясували чи централізовано зберігання закінчених справ або вони зберігаються у виконавців, який спосіб зберігання тек (вертикальний або горизонтальний), чи є класифікатор справ і опису.

В результаті обстеження створювався "проект реорганізації загального діловодства". Всі знайдені недоліки ІТУ пропонував усунути шляхом упровадження в практику "Нової системи діловодства". Кожний проект починався з викладу загальних принципів побудови системи діловодства, які зводилися до наступного:

· організація діловодства повинна бути єдиною для всієї установи;

· кількість інстанцій, через які проходить кожний документ, скорочується до мінімуму;

· довідкова робота забезпечується з якнайменшою витратою енергії і часу;

· контроль наповнення документів повинен бути перевіркою по суті, а не носити формальний характер;

· спостереження, керівництво і відповідальність за постановку діловодства покладається на певну особу.

Цікаву роботу провів ІТУ спільно з управлінням Центрархива РРФСР по розробці нового порядку зберігання і ліквідації архівних документів, який знайшов своє віддзеркалення в "Правилах постановки архівної частини діловодства в державних професійних і кооперативних установах РРФСР" (1928 р.) ІТУ пропонував всім наркоматям і іншим установам за допомогою Центрархива скласти переліки категорій справ і документів, що звертаються в діловодстві даного відомства у тому числі і підлягаючих передачі органам Центрархива, з вказівкою термінів зберігання і способів ліквідації для кожної категорії справ.

Інститут вніс також ряд пропозицій про порядок передачі справ з архівів діючих установ в Державні архіви. Спробою узагальнення норм і вимог ІТУ до раціональної організації діловодства з'явилися "Загальні правила документації і документообігу", проект яких був опублікований в 1931 році. "Загальні правила..." з позицій сьогоднішнього дня є найкрупнішою, вдалою і узагальнюючою роботою інституту. Їх пропонувалося зробити практичним керівництвом для постановки діловодства в установах, організаціях і підприємствах СРСР. Тому вони охопили всі стадії обробки документів, давали детальні вказівки по постановці загального діловодства і приводили приблизні норми вироблення. Ліквідація інституту перешкодила втіленню "Правил" в життя.

Крім "Загальних правил" ІТУ був створений ряд типових, і індивідуальних інструкцій по діловодству.

В раціоналізаторській роботі Інституту техніки управління велике місце займали питання стандартизації.

Робота по розробці стандартів йшла в чотирьох напрямах: а) форм документації; б) матеріалів, вживаних в діловодстві (папір, стрічки для пишучих машин, чорнила і т. д.); в) засобів конторської праці (ручки, пера механічні пристосування); г) предметів конторського, устаткування, головним чином меблів.Однією з центральних робіт Кабінету стандартизації з'явилася стандартизація форматів паперу.

Був розроблений і затверджений ряд стандартів писчебумажных виробів: писальний папір в листах, рахівницький папір, поштовий папір, зошити шкільні і загальні, правила упаковки і маркіровки і т.д.

Особливо слід зазначити популяризаторську діяльність "Оргстроя" і ІТУ, відкриваючих для цієї мети в квітні 1928 р. спеціальну виставку-музей. Основна мета виставки-музею полягала в наочному ознайомленні фахівців-раціоналізаторів і співробітників установ з досягненнями в області раціоналізації держапарату.

Інститут вів значну публикаторскую роботу. Були видані звіти про його діяльність, виходив журнал "Техніка управління", на сторінках якого відображалися результати наукової, методичної і практичної роботи інституту. Інститутом був підготовлений ряд крупних робіт. Наприклад, книга Вл. Мейльмана "Керівництво по діловодству установ і підприємств", монографія Т. Попова "Нова система діловодства центральних державних установ", курс лекцій З. Голубова "Структура і документація", брошура Л. Мануйлова "Спеціальні діловодства. Особовий склад. Зарплата. Розпорядництво. Контроль виконання" і ін.

Проте спроби Інституту застосувати в своїй роботі буржуазні теорії побудови держапарату, пропаганда функціональної його побудови, осудженої згодом XVII з'їздом партії, привели до ліквідації інституту в квітні 1932 року.

Після ліквідації Інституту техніки управління проблеми раціоналізації діловодства були передані відомствам, кожне з яких вирішувало їх стосовно своєї системи.

Таким чином, з позиції сьогоднішнього дня можна зробити, як нам здається, достатньо обгрунтований висновок про те що в 1920-е роки в області забезпечення документації управління закладаються нові види професійної діяльності - розвивається наукова і з'являється оргпроектная робота. Вже досвід ІТУ і Оргстроя показує що сфера наукових досліджень в цій області обширна: від уніфікації окремих форм документів до розробки уніфікованих систем документації, класифікації документів встановлення критеріїв і принципів визначення цінності документів і відповідно термінів їх зберігання, організації документообігу і все це з урахуванням упровадження новітніх для кожного етапу засобів механізації, створення і обробки документів. Оргстрой і ІТУ починають систематичну оргпроектную роботу за замовленням конкретних організацій. Для такої роботи потрібен фахівець дуже високої кваліфікації. Він повинен бути в курсі всіх новітніх досягнень раціональної постановки управлінської праці і діловодства, уміти вивчити

і проаналізувати стан діловодства в організації - замовнику і спроектувати враховуючи особливості і можливості цієї організації, раціональну систему забезпечення документації управлінської діяльності в ній. З початку 1930-х років, із закриттям ІТУ і Оргстроя майже на два десятиріччя ці роботи уриваються.

В 1930-е роки в загальнодержавному масштабі питаннями постановки діловодства у відомствах цікавиться лише архівна служба.

Це було зв'язано з тим, що до 1930-м рокам в радянських установах вже відклалася значна кількість документів створених в процесі їх діяльності. Державні архіви починають роботу по прийому цих документів на постійне зберігання. Природно, що встає проблема встановлення термінів зберігання документів. Архівні органи активно допомагають відомствам в розробці їх галузевих переліків документів з вказівкою термінів зберігання.

Крім того в процесі прийому справ від установ на архівне зберігання виразно виявляється поганий стан діловодства в установах, що напряму позначається на збереженні документів і на порядку їх формування і оформлення.

Архівні органи надають відомствам допомогу в складанні інструкцій по діловодству. Складання переліків і інструкцій по діловодству в 1930-е роки було основним напрямом робіт по впорядкуванню діловодства Інтенсивний розвиток економіки і всіх сфер життя суспільства викликає постійне збільшення об'ємів інформації у сфері управління і все гостріше ставить проблему механізації управлінської праці. Весною 1941 р. відбулася Перша міжгалузева нарада по оргтехніці, скликане Всесоюзним науковим інженерно-технічним суспільством машинобудівників (ВНІТОМАШ) для обговорення питань механізації управлінської праці. Оскільки у сфері управління можна механізувати перш за все роботу з документами, на нараді торкнулися питання стану діловодства в країні. Різнобій в складанні і оформленні документів і роботі з ними не дозволяли упроваджувати засоби механізації.

Нарада намітила програму заходів щодо поліпшення постановки діловодства. Вона включала:

· створення організаційно-методичного центру для керівництва постановкою діловодства в установах, організаціях, підприємствах;

· розробку положення про діловодство для всіх установ, організацій і підприємств СРСР як загальнообов'язкові норми; · розробку

положення про кадри канцелярських працівників, визначального їх права, обов'язку, посадові характеристики; · широку механізацію

праці працівників, розгортання виробництва техніки документації; · проведення уніфікації і трафаретизации службової документації;

· встановлення єдиної системи підготовки і перепідготовки канцелярських кадрів всіх ланок шляхом створення для цього єдиного

керівного учбового центру, який забезпечив би розробку єдиних типових рограмм, підручників і навчальних посібників з діловодства;

· введення в програму середніх шкіл по російській мові вивчення правил складання службових документів; · створення Всесоюзного

науково-дослідного інституту для наукової розробки питань постановки діловодства в радянських установах, організаціях і

підприємствах.

Як показує програма, нарада намічає продовжити на новій основі роботи, початі Інститутом техніки управління і Оргстроєм, і, що слід особливо відзначити, ставить

питання про підготовку кваліфікованих кадрів для служб діловодства. Велика Вітчизняна війна, що почалася, не дозволяє реалізувати цю програму.

Проте в ці роки Головне архівне управління завершує серйозну роботу, що проводилася протягом довгого часу, і створює проект "Інструкції по постановці документальної частини і охороні документальних матеріалів в поточному діловодстві установ, організацій і підприємств Союзу РСР" (1943 р.). В основу проекту інструкції були встановлені вимоги: · створення єдиних норм по постановці діловодства, обов'язкових для всіх установ, організацій і підприємств Союзу РСР; · створення на основі цих норм відомчих інструкцій по діловодству, в яких повинна бути відображений специфіка постановки діловодства в даному відомстві. Знов активно до питань вдосконалення постановки діловодства в країні повертаються лише в середині 1950-х років після ухвали ЦК КПРС і рішень ХХ з'їзду КПРС про перебудову роботи держапарату. В "Положенні про Державну архівну фундацію Союзу РСР", затверджену ухвалою Ради Міністрів СРСР від 13.08.1958, контроль за постановкою документальної частини поточного діловодства покладається на Головне архівне управління МВС СРСР і відповідні республіканські і місцеві архівні органи. З цього періоду архівні органи очолюють в країні методичні роботи по постановці діловодства.

Різке відставання в підвищенні продуктивності управлінської праці і отже в оперативності роботи держапарату можна було ліквідовувати перш за все за рахунок упровадження засобів механізації в роботу з документами оскільки управлінська праця весь пронизана інформаційними потоками, базується на отриманні, розподілі, переробці і зберіганні інформації, носієм якої в середині ХХ століття виступали тільки документи на паперовій основі.

10 грудня 1959 р. Рада Міністрів СРСР приймає ухвалу про механізацію праці інженерно-технічних працівників і працівників адміністративно-управлінського апарату в якому була намічена обширна програма випуску засобів механізації діловодства. Але механізувати можливо тільки уніфіковані процеси і за допомогою машин обробляти уніфіковані предмети, деталі і т.д. У зв'язку з цим перш ніж механізувати роботу з документами, необхідно було привести в певну одноманітність як самі документи, так і операції по їх обробці. Ухвалою Ради Міністрів від 10 грудня 1959 р. був встановлений початок розробці в країні Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД), покликаної уніфікувати організацію

діловодних процесів і тим самим підвести їх під механізацію Для реалізації задач, поставлених ухвалою Ради Міністрів 20-25 червня 1960 р., в Москві проводиться Всесоюзна нарада з питань механізації праці інженерно-технічних працівників і працівників адміністративно-управлінського апарату. На нараді представниками загальносоюзних і республіканських комітетів і міністерств був поставлено питання про необхідність підготовки кадрів вищої кваліфікації по організації діловодства в державному апараті. На нараді з докладом про "Перебудові учбової роботи в Московському державному історико-архівному інституті" виступила директор інституту А.С. Рослова.

В своєму докладі А.С. Рослова указувала, що інститут готовий узяти на себе підготовку фахівців по організації діловодства, оскільки інститут мав не тільки великий досвід у викладанні источниковедческого аналізу документів обробці і організації ретроспективних документів в архівах (фондування, формування справ, експертиза цінності документів і т.п.), але і зробив певні успіхи по систематичному вивченню організації діловодства.В 1936 р. в курсі проф. М.В. Вишневского "Теорія і техніка архівної справи" був введений розділ "Загальне діловодство". "Питання викладання діловодства як самостійної дисципліни був поставлено в 1938 р. В 1940 р. читався курс "Пісьмоводство і діловодство в радянських установах".*1 З 1942 р. організація діловодства розробляється проф. К.Г. Митяевым як розділ курсу "Теорія і практика архівної справи". В учбовим допомозі К.Г. Митяева "Теорія і практика архівної справи" (1946 р.) питання діловодства розглядалися в першому розділі "Загальне документоведение". В 1952 р. в МГИАЇ створена кафедра "Історії державних установ і діловодства" на якій створюється самостійний курс "Історії і організації діловодства". В 1959 р. по цьому курсу проф. К.Г. Митяевым видано перший навчальний посібник.

Інститут проводить місячну виробничу практику студентів по діловодству в установах і організаціях. Рослова А.С. відзначила, що з 1960/61 учбового року інститут може приступити до підготовки фахівців по організації діловодства і у нього розроблений проект нового учбового плану по цій спеціальності. В учбовому плані "значне місце уділяється питанням документоведения і діловодства, які представлені учбовими дисциплінами: Історія і організація діловодства в СРСР, Загальне документоведение (теорія і практика документування) технічне і фотофонодокументирование".

Для викладання цих дисциплін 19 вересня 1960 р. наказом Міністра вищої і середньої спеціальної освіти (15 вересня 1960 р. N 654) і наказом директора інституту (17 вересня 1960 р. N 151) була створена перша в країні кафедра "Радянського діловодства". По новій спеціальності з 1 жовтня 1960 р. в Московському державному історико-архівному інституті з набору студентів істориків-архівістів була виділена група студентів 25 чоловік (відповідно перший випуск по новій спеціальності відбувся в 1965 році). В 1961/62 учбовому році по новій спеціальності був початий окремий набір студентів на денне і вечірнє відділення.

Розвиток спеціальності активізував ухвалу Ради Міністрів СРСР від 25 липня 1963 р. "Про заходи по поліпшенню архівної справи в СРСР" (N 829), в якому розробка єдиної державної системи діловодства (ЕГСД) була доручена Державному Комітету Ради Міністрів СРСР із науки і техніки, Державному Комітету Ради Міністрів СРСР із питань праці і заробітної платні, ЦСУ СРСР, Головному архівному управлінню при Раді Міністрів СРСР Міністерству приладобудування, засобів автоматизації і систем управління СРСР.

Головне архівне управління було головною організацією, що координує всю роботу по розробці ЕГСД. Єдина державна система діловодства повинна була охопити всі основні види діловодства, відповідні окремим сторонам управлінської діяльності вона була покликана регламентувати загальні для всіх відомств питання організації діловодства.

Єдина державна система діловодства грунтувалася на загальних принципах раціональної організації управлінської праці і виходила з сучасних для того часу потреб і реальних можливостей апарату управління. Її задача - науково узагальнити і розповсюдити на всі установи прогресивні форми і методи роботи з документами, що виправдали себе на практиці. ЕГСД була покликана встановити уніфікований порядок підготовки оформлення і проходження службових документів, їх реєстрації, довідково-інформаційного пошуку і контролю за виконанням а також угрупування виконаних документів в справи і підготовку документальних матеріалів до подальшого зберігання і використовування.

Розробка єдиної державної системи діловодства була передбачена Державним планом розвитку народного господарства СРСР.

Проте розробка а потім упровадження ЕГСД вимагали перш за все достатньої кількості фахівців високої кваліфікації. Цю задачу вирішувала ухвала Ради Міністрів РРФСР від 8 травня 1964 року N 560 "Про збільшення випуску засобів механізації діловодства і поліпшення підготовки кадрів по діловодству", п. 5 якого свідчив: "Зобов'язати міністерство вищої і середньої спеціальної освіти РРФСР організувати в 1964 році в Московському державному історико-архівному інституті факультет державного діловодства".

Дата добавления: 2015-07-16